Es gibt unzählige Tipps und Tools für Zeitmanagement, doch was führt wirklich dazu, dass du mehr Zeit für dich hast? Fakt ist: Die meisten Menschen fühlen sich, als hätten sie keine Zeit und die Folgen heißen häufig Stress und sogar Burnout. Mehr Zeit haben ist das neue Reichsein. Mehr Zeit für Entspannung, die Kinder, das Lesen, das Wesentliche – ganz einfach mehr Zeit für dich. Das Problem hierbei ist eigentlich nie die Zeit, das Problem sind wir selbst. Was ich damit meine und wie du mehr Zeit bekommst, erfährst du jetzt.

Warum mir dieses Thema so sehr am Herzen liegt

Dieser Artikel ist mehr als ein bloßer Ratgeber, denn das Thema „Zeitmanagement“ spielt für mich persönlich eine große Rolle…

Die meiste Zeit in meinem Leben ging es mir in erster Linie um Erfolg. Ich wollte immer fitter werden, noch mehr Kunden gewinnen, mehr Wettkämpfe gewinnen, noch mehr Vorträge halten, das nächste Ziel erreichen und natürlich noch mehr Geld verdienen.

Diese Dinge reizen mich auch heute noch, aber ein bestimmtes Ereignis in meinem Leben ließ mich radikal umdenken: Mein Sohn kam auf die Welt und wir wussten nicht, ob er überleben würde. Er war schwer krank, meine Frau und ich hatten große Sorge und mir wurde bewusst, dass gerade nichts auf der Welt wichtiger ist, als Zeit für meinen Sohn zu haben.

Also MUSSTE eine Lösung her. Auch wenn ich selbstständig arbeitete und wir auf mein Einkommen angewiesen waren, musste ich es hinkriegen, meine Arbeitszeit radikal zu kürzen.

Mein Ziel war damals: mein Zeitmanagement so zu optimieren, dass ich nur 2 Tage in der Woche arbeiten musst und so mehr Zeit hatte.

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Zeitmanagement: von der 40 Stunden-Woche auf 2 Tage

Folgend erfährst du die exakten Schritte, die ich gegangen bin, um mein Ziel zu erreichen und mehr Zeit zu haben. Übrigens: Mein Sohn genießt heute das Leben in vollen Zügen und für mich ist klar: Die Zeit mit ihm ist unbezahlbar und daher reduziere ich nach wie vor mein mein Arbeitspensum. Jetzt aber zu den 3 Schritten, die du gehen kannst, um mehr Zeit zu haben…


Von der 40 Stunden-Woche auf 2 Tage

Mein Name ist Chris und vielleicht kennst du mich schon, weil du einen der anderen Artikel schon gelesen hast oder du in den Medien von mir gehört hast. Alle Methoden und Techniken hier habe ich in zahlreichen Selbstexperimenten für dich getestet, daher weiß ich was funktioniert und was auch nicht.

Das sind die 4 großen Themen in diesem Artikel über Zeitmanagement:

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1. Zeit haben ist das neue reich sein

Zunächst wirst du feststellen, dass sich Mensch und die Einstellung von Menschen in der heutigen Zeit verändert hat. Menschen brauchen heute nicht mehr den dicken Luxusschlitten, die fette Kutsche und den Wohlstandsbauch. Menschen in Unternehmen legen mehr Wert auf Menschlichkeit, auf Zeit haben und auf Work-Life-Balance. Und diese Generation, die mehr und mehr in Unternehmen reinkommt, gestalten die Unternehmen neu und wird Unternehmenskultur komplett verändern.

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2. Trugschluss 40 Stunden-Woche

Dann wirst du weiter feststellen, dass es ein Trugschluss ist, dass du keine Zeit hast. Menschen sind in Unternehmen viel beschäftigt. Bei einer 40 Stundenwoche hast du nämlich viel zu viel Zeit.

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3. Strategien für das Arbeitsleben

Du bekommst hier in drei Schritten eine ganz konkrete Anleitung, wie du von 5 Tagen Arbeit auf 2 Tage Arbeitswoche runterkommst. Sofort mehr Zeit!

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4. Kompletter Ausstieg

Im letzten Schritt planen wir dann gemeinsam den kompletten Ausstieg. Das ist nicht für Jeden was. Wenn es doof für dich ist, wenn es dich nicht interessiert, kannst du da frühzeitig abbrechen und nutzt eben die anderen Techniken und Strategien.


In diesem Artikel geht es um das Thema effizient Zeit nutzen. Dafür musst du dich von dem Gedanken trennen, dass du nur deine Lebenszeit gegen Geld tauschst und freunde dich mit dem Gedanken an, dass du von nun an Geld von deinem Arbeitgeber dafür bekommst, dass du produktiv bist und ihr Ziele erreicht. Genau dann können wir nämlich sehr einfach das Pareto-Prinzip anwenden. Das 20/80 Gesetz hast du bereits kennengelernt und weißt, dass du bereits mit den richtigen 20% 80% des Ergebnisses erreichst. Bei einer 40 Stundenwoche würde das bedeuten, dass du bereits mit einem Arbeitstag 80% deiner Wochenaufgaben erledigen könntest. Da macht natürlich kein Arbeitgeber mit, deswegen gehen wir auf 2 Arbeitstage.


KAPITEL 1: ZEIT HABEN IST DAS NEUE REICH SEIN

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Menschen ticken heute anders.

Denn Zeit haben ist das neue reich sein. Wir leben ja in einem Zeitalter der Digitalisierung und wir sind ständig und überall erreichbar, sind mit der ganzen Welt vernetzt, sprechen eine Sprache. Die Kommunikation ist insgesamt so unglaublich schnell geworden und all die Möglichkeiten, die wir haben über das Internet Geld zu verdienen und auch Geld auszugeben verändern eben Wohlstand. Wenn früher attraktiv war und mit Wohlstand verstanden wurde ein Luxusauto zu fahren, ein Eigenheim zu besitzen, einen teuren Anzug zu tragen und einen Wohlstandsbauch zu haben. Dann ist das nicht mehr zeitgemäß. Dann bist du noch in einem alten Denken und das musst du in das neue reich sein ummünzen.

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Zeitmanagement: Zeitalter der Digitalisierung

Die Generation Y und die jüngeren Generationen lösen nach und nach Führungskräfte ab und damit werden früher oder später auch anderen Unternehmenskulturen vorgelebt. Diese Menschen legen mehr Wert auf Ihre Work-Life-Balance, als auf den alleinigen Wert des Unternehmens. Solche Menschen suchen sich Unternehmen nach der Sinnhaftigkeit ihrer Aufgaben aus. Sie denken nachhaltig und auch gesund. Du wirst immer mehr Menschen sehen, die vor oder nach der Arbeit in ihren Körper investieren. Die in ihrer Mittagspause eine Runde Yoga machen und danach mit ihrer Yogamatte wieder ins Meeting kommen. Diese Menschen haben verstanden, dass Besitz alleine nicht glücklich macht.


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Zeitmanagement: Früherer Reichtum

Das ist das Mindest „Früherer Reichtum“:

Menschen, die Reichtum definieren wie früher, lassen sich manchmal täuschen. Denn eigentlich wollen sie nicht Dinge besitzen wie Reiche, sondern sie wollen Dinge tun wie Reiche. Es geht also gar nicht darum ein Luxusauto zu besitzen oder das Eigenheim mit Garten, fette Bonuszahlungen oder die Traumvilla mit Boot, eine Weltreise im Rentenalter. Es geht um die Möglichkeit es zu tun, wann immer du es willst. Wenn du so denkst wie früher, dann misst du auch noch deine Arbeit in Zeit und bist sehr auf Besitz aus.


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Zeitmanagement: Neuer Reichtum

  Das ist das Mindest „Neuer Reichtum“:

Bei neuen reichen Menschen geht es darum, Lebensqualität zu haben, es geht nicht darum Besitztümer anzuhäufen, sondern es geht darum, die Möglichkeit zu haben. Unabhängig mobil zu reisen, im Idealfall auch noch so, dass es nachhaltig gesund ist. Die Möglichkeit Dinge zu mieten, eine Weltreise jetzt zu machen und nicht erst im Rentenalter. Insgesamt geht es beim neuen Reichen darum auch die Sinnhaftigkeit der Arbeit zu haben und eine Erfüllung. Menschen, die neureich sind, haben auch immer Zeit für ihre Familie und sie messen Arbeit nicht in Zeit, sondern Arbeit in Effizienz. Ich weiß natürlich nicht, ob du weiter wie ein alt Reicher Besitz anhäufen willst, ein Leben lang und am Ende wissen deine Kinder dein Lebenswerk gar nicht zu schätzen. Oder ob du eher davon träumst Dinge zu tun, wie reiche Menschen – mehr im Hier und Jetzt leben kannst, eine bessere Work-Life-Balance hast und denkst wie ein Neureicher.


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Weniger Arbeit oder mehr Geld – worauf kommt es im Leben an?

Bei diesem Punkt geht es um eine gesunde Work-Life-Balance. Da du durch eine Umstrukturierung deines Zeitmanagements auf Basis des Pareto Prinzips alles Unwesentliche gestrichen und dich nur noch auf die wichtigsten Prioritäten konzentriert hast, ist der Effekt eingetreten, den wir dir zuvor versprochen hatten: du hast weniger Arbeit zu erledigen und gewinnst dadurch mehr Zeit. Wie investierst du nun diese Zeit? Freust du dich darüber, dass du mit weniger Arbeit denselben Effekt erzielst wie früher in einer 5-Tage Woche und nutzt die gewonnene Zeit für Freizeitaktivitäten, zu denen du sonst nie gekommen bist, als du noch wie in einem Hamsterrad den beruflichen Alltagspflichten hinterher gejagt bist? Oder ist es dir wichtig, mehr Geld zu verdienen und die gewonnene Zeit in neue Geschäftsmöglichkeiten zu investieren?

Hier solltest du dich für den goldenen Mittelweg entscheiden…

Jeder möchte gerne mehr Geld verdienen. Doch sollte niemand dabei vergessen, dass unsere Lebenszeit endlich ist und wir Zeit nicht nachholen können. Wofür du deine Zeit auch investiert hast, in der Rückschau ist sie unwiederbringlich abgelaufen und kommt nicht mehr zurück. Vergisst du dich als darüber Privatmensch oder vernachlässigst deine Familie oder deine Partnerschaft, bringt dir kein Zeitmanagement der Welt die verlorene Zeit wieder. Also kommt es darauf an, das Pareto Prinzip sinnvoll einzusetzen. Investiere einen Teil der gewonnenen Zeit in Strategien, mit denen du mehr Geld verdienen kannst. Das hilft dir, deinen Wohlstand zu steigern. Den anderen Teil aber solltest du darin investieren, deine Partnerschaft zu pflegen, deine Familie und damit dich selbst glücklich zu machen. Denn nur dann bist du ausgeglichen und ein glücklicherer und gesünderer Mensch.


Die richtige Work-Life-Balance finden

Mit Hilfe des Pareto Prinzips die richtige Strategie zur Arbeitsstruktur zu finden, ist das eine. Dabei sich selbst allerdings nicht aus den Augen zu verlieren, das andere. Work-Life-Balance heißt das Zauberwort hierbei. Arbeit und Leben sollen sich die Waage halten. Das bedeutet für dich, dass du allen Aspekten in deinem Leben den nötigen Raum geben solltest. Dein Zeitmanagement sollte nicht nur beinhalten, wie du mit weniger Arbeit mehr Geld verdienen kannst, sondern dir auch Wege aufzeigen, wie du die gewonnene Zeit auch für so wichtige Dinge wie deine Gesundheit, deine Ausgeglichenheit, deinen inneren Frieden, Harmonie in deiner Partnerschaft und Aktivitäten mit deiner Familie verwendest.

Fährst du auf 3 oder auf 4 Rädern?

Gibst du diesen bedeutenden Dingen keinen oder nur zu wenig Raum, ist es, als ob du nur auf drei statt vier Rädern fährst. Auf Dauer wird es für dich ungesund und du wirst körperliche und seelische Erschöpfung spüren. Aus diesem Grunde ist es wichtig, dass du auch Zeit für das reservierst , das dich seelisch ausgleicht und glücklich macht. Wenn du in nur 2 Tagen die Arbeit einer ganzen Woche erledigen kannst, gewinnst du wertvolle Zeit, die dir vorher für viele wesentliche Dinge in deinem Leben fehlte. Diese gewonnene Zeit solltest du sinnvoll reinvestieren.


KAPITEL 2: TRUGSCHLUSS 40 STUNDEN-WOCHE

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Und das funktioniert auch bei einer 20 Stunden Woche

Zeit haben ist also das neue reich sein. Und es ist ein Trugschluss, wenn du eine 40 Stunden Arbeitswoche hast, dass du keine Zeit hast. Denn so oder so, wenn 40 Stunden angeschrieben sind, schaffst du es mehr oder weniger sinnvoll diese 40 Stunden zu füllen. Jetzt stelle dir doch mal vor, die Erfindung wäre nicht 40 Sunden Woche, sondern 60.

Nehmen wir doch mal an du hättest eine 60 Stunden Arbeitswoche. Was würdest du dann tun?

Ganz genau, sehr wahrscheinlich dasselbe wie jetzt. Du würdest mehr oder weniger sinnvoll diese 60 Stunden Arbeitswoche füllen und was würde passieren, wenn du noch mehr Zeit hättest. Wenn du noch mehr Zeit hättest all diese Aufgaben zu machen – 80 Stunden Arbeitswoche. Ganz genau du würdest auch diese 80 Stunden vollpacken und die Zeit mehr oder weniger sinnvoll rumbekommen.

Das spannende an diesem Gedankenexperiment ist doch, dass es andersherum genauso funktioniert.

Wenn du keine 40 Stunden Arbeitswoche hättest, sondern eine 30 Stunden Arbeitswoche. Das kennst du vielleicht, wenn Eltern nach der Elternzeit wieder einsteigen, das kennst du vielleicht aus deinem Bekannten-/Freundeskreis oder aus deinem Unternehmen. Die arbeiten dann nur 4 Tage oder 5 mal 6 Stunden. Und was schaffen die? Die schaffen in der Regel dasselbe Pensum wie vorher – nur eben in weniger Zeit. Das heißt mehr oder weniger sinnvoll werden sie auch diese 30 Stunden füllen können.

Und du darfst ein letztes Mal raten, was passiert, wenn du nur 20 Stunden im Büro arbeiten dürftest? Wenn du die Zeit, die du arbeitest, mal eben halbierst?

Ganz genau, du würdest auch dann mehr oder weniger sinnvoll diese Zeit füllen können. Es ist also ein Trugschluss, wenn du sagst bei einer 40 Stunden Arbeitswoche, dass du keine Zeit hast.


Zeitmanagement ist doch wie eine Klausurvorbereitung

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Vielleicht hast du demnächst ja einen wichtigen Präsentationstermin, ein Kongress, ein Meeting, eine Prüfung, eine Klausur. Wenn nicht, kannst du dich aber an deine Ausbildungs- oder Studiumszeit erinnern oder an deine Schulzeit. Und wie war das? Du hast 3 Monate Zeit dich vorzubereiten. Was hast du im ersten Monat gemacht? Ganz genau, du hast dir das Thema angeschaut und gesagt „Ja kriege ich hin.“

Dann zweiter Monat:

Wenn du ein Streber warst, hast du dir einen Lernplan gemacht, hast dir Literatur besorgt und hast auch schon angefangen. Normalerweise hast du im zweiten Monat mal Alibi-mäßig in die Bücher reingeschaut.

Dann dritter Monat:

Du weißt kurz vor knapp, du hast nur noch 4 Wochen Zeit bis zur Prüfung, bis Abgabe, bis zur Präsentation. Da fangen wir alle an sauber und anständig zu lernen, da gehen wir in die Umsetzung. Da arbeiten wir dann auch schon mal ein Wochenende durch, bis dann das erste Wochenende verpatzt, bis wir krank werden. Bis die erste große Party oder oder oder.

So, ein Wochenende vor Klausur: was machst du?

Du lernst das Wochenende durch, du schließt dich das Wochenende zuhause ein, du machst dir Lernkonzepte, klebst dein ganzes Zimmer, das ganze Büro klebst du voll. Spätestens aber ein Tag vor Abgabe, ein Tag vor Präsentation, vor Klausur sitzt du noch den Abend über den Büchern, pfeifst dir alles rein. Lernst auf Lücke, schreibst dir zur Not nochmal einen Spickzettel und bis jetzt bist du doch damit immer durchgekommen.

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Unternehmen wollen Umsatzsteigerung & Effizienz – also geben wir es ihnen!

Bis jetzt hat es doch immer geklappt deine Strategie. Und es liegt daran, wenn du enge Zeitfenster hast Aufgaben zu erledigen, dann setzt du dich auch wirklich hin und machst es. Dann kannst du auch mal die Emails Emails sein lassen, das Telefon Telefon und du kannst wirklich konzentriert arbeiten. Du lässt dich nicht ablenken und kannst auf einmal wichtig von unwichtig unterscheiden. Du weißt jetzt also aus der Theorie vom Pareto-Prinzip und aus der Praxis, dass wenn du weniger Zeit hast durchaus konzentrierter, fokussierter und effizienter arbeiten kannst.

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Wenn wir jetzt Schritt für Schritt vorbereiten, um deinem Chef mitzuteilen, dass du weniger arbeiten wirst und er mit weniger arbeiten auch weniger Effizienz verbindet, wäre das falsch. Und genau deswegen müssen wir das sauber vorbereiten und du musst natürlich dem Unternehmen genau das geben was es haben will. In der Regel ist das Umsatzsteigerung und Effizienz. Die Strategie, wie du das machst bekommst du im nächsten Schritt.


Das Pareto Prinzip – mit minimalem Aufwand zu maximalem Ergebnis

Das Pareto Prinzip geht auf den italienischen Soziologen, Wirtschaftswissenschaftler und Ingenieur Vilfredo Federico Pareto zurück, der 1896 an seinem Lausanner Lehrstuhl herausfand, dass die Vermögensverteilung sich nicht gleichmäßig in einer Normalverteilung auf alle Bevölkerungsschichten erstreckt, sondern dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Volksvermögens besitzen. Diese 80/20-Regel hielt daraufhin in die Wirtschaftswissenschaften Einzug und wird inzwischen auf viele weitere Bereiche angewendet, auch auf das Zeitmanagement. Im Zeitmanagement geht es wie in allen anderen Bereichen darum, mit einem möglichst geringen Zeiteinsatz möglichst viele Aufgaben zu erledigen oder nach dem Pareto Prinzip: mit 20 Prozent Einsatz 80 Prozent der Arbeit zu bewältigen.

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Die 2/7-Regel – das Pareto Prinzip weitergedacht

In unserem Artikel geht es darum, das Pareto Prinzip und das damit einhergehende Zeitmanagement weiterzudenken und noch effektiver zu machen. Wie kannst du die Arbeit einer ganzen Woche, also von 7 Tagen, tatsächlich mit einem Zeitaufwand von nur 2 Tagen erledigen und die restliche Zeit für dich gewinnen? Wir zeigen dir hier Techniken auf und geben dir Tipps an die Hand, die von anerkannten Experten in ihren besten Erfolgsstrategien weitergegeben werden. Nutze diese Strategien, um mehr Geld zu verdienen, weniger Arbeit zu haben und ein erfüllteres Leben zu leben.


Der 25.000 Dollar Zeitmanagement Tipp von Lothar Seiwert

Lothar Seiwerts Zeitmanagement unterscheidet sich von den bisherigen Zeitplanungssystem dadurch, dass er nicht versucht, alle Aufgaben so zu strukturieren, dass sie komplett innerhalb eines vorgegebenen Zeitraumes erledigt werden können.

Stattdessen gibt er dir ein paar wertvolle Tipps an die Hand, wie du effektiv Prioritäten setzen kannst:

Zum einen gibt er in seinem Bestseller „Simplify your time“ einen so einfachen und genialen Tipp, dass ein amerikanischer Industrieller sich diesen 25.000 Dollar kosten ließ. Der Tipp besagt, dass du auf einem simplen Blatt Papier alles auflistest, was du an einem Arbeitstag erledigen musst. Dann ordnest du diese Aufgaben nach Wichtigkeit, also die wichtigste Aufgabe erhält die Nummer 1, die zweitwichtigste die Nummer 2, usw. Anschließend, so dieser Tipp, gehst du hin und erledigst Aufgabe Nummer 1 – und zwar so lange, bis sie wirklich vollends erledigt ist. Nach Aufgabe 1, also der wichtigsten, machst du dich daran, Aufgabe 2 von deiner Listen vollends abzuarbeiten. Das führst du den ganzen Tag so lange durch, bis der Berufstag zuende ist. Was am Ende des Tages nicht geschafft wurde, war ohnehin nicht so wichtig. Und die wichtigsten Dinge hast du auf jeden Fall erledigt.

Lothar Seiwert
Lothar J. Seiwert auf der Frankfurter Buchmesse 2011 (Quelle: wikipedia.com)

Seiwert weiß…

…natürlich, dass diese einfache, pragmatische Art der Amerikaner, Prioritäten zu setzen, nicht 1:1 auf uns übertragbar ist. Daher hat er ein Prinzip entwickelt, mit dem du sehr gut lernen kannst, wirklich Prioritäten in deinem Arbeitsalltag zu setzen: Er bittet dich, zehn Dinge aufzuschreiben, die du Tag für Tag tun musst. Die Reihenfolge ist dabei unwichtig. Nun empfiehlt er dir, zu jedem einzelnen Punkt 5 Fragen zu stellen:

  • „Bringt mich das meinen Zielen näher – beruflich oder privat?“
  • „Hätte es negative Konsequenzen, wenn ich es nicht tue?“
  • „Ist diese Sache wirklich wichtig und nicht nur eilig?“
  • „Würde ich das auch machen, wenn ich nur noch die Hälfte meiner Zeit zur Verfügung hätte?“
  • „Lässt mich das glücklicher, kreativer oder zufriedener werden?“

Er kommt zu einem Fazit, dass die Aufgabe umso wichtiger wird, je mehr Fragen dazu mit JA beantwortet werden können.


Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip

Dwight D. Eisenhower
Dwight D. Eisenhower (Quelle: wikipedia.com)

Ein weiteres, altbewährtes Prinzip, die richtigen Prioritäten zu setzen, ist das Eisenhower-Prinzip. Hiernach trägst du deine Aufgaben in die sogenannte Eisenhower-Matrix ein. Sie geht zurück auf US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Horizontal unterscheiden sich die Matrixfelder in Dringlichkeit, vertikal in Wichtigkeit. Damit ordnest du die Aufgaben unter dringend oder nicht dringend beziehungsweise unter wichtig oder nicht wichtig ein und erhältst demnach vier Optionen.

Das Eisenhower-Prinzip ergänzt sich optimal mit dem Pareto Prinzip, um das eigene Zeitmanagement so zu optimieren, dass nur noch wichtigen und dringenden Aufgaben der Vorzug gegeben wird. Du kannst dir die Eisenhower-Matrix sehr schön bei Wikipedia ansehen.


Die Eisenhowermatrix für mehr Zeit

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Eisenhowermatrix für mehr Zeit

Diese Methode für ein besseres Zeitmanagement lässt sich auf den US-Präsidenten Dwight D. Einsenhower zurückführen. Das Grundprinzip ist eine Matrix, die aus vier Feldern besteht. Die Möglichkeiten entstehen durch die Kombination der Eigenschaften „Wichtigkeit“ (wichtig/unwichtig) und „Dringlichkeit“ (dringend/nicht dringend). Die Aufgaben, die anfallen, sollen nun in die Matrix eingetragen werden. Alles, was in die letzte Kategorie – unwichtig und nicht dringend – fällt, kann aussortiert werden. Die Aufgaben, die Sie der Ausprägung „wichtig und dringend“ zuordnen, sollen selbstverständlich zuerst in Angriff genommen werden. Die die dringenden und nicht wichtigen Aufgaben können Sie weiter delegieren. Die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben hingegen sollten selbst erledigt werden, für sie sollte allerdings ein genauer Zeitplan erstellt werden.


Schritt #1 für mehr Zeit: Bewusstwerdung

„Momente der Entscheidung formen unser Schicksal.“ – Anthony Robbins

Im ersten Schritt machst du dir bewusst, was du gerne in deinem Leben verändern und welches Ziel du erreichen möchtest. In diesem Fall heißt das: weniger Arbeit und mehr Geld verdienen und ein effektives Zeitmanagement errichten, das die Grundsätze des Pareto Prinzips beinhaltet. So etwas ähnliches hast du bereits vorhin getan, als wir dich aufforderten, einmal zu visualisieren, wie dein Leben aussehen würde, wenn du tatsächlich mehr Geld bei gleichzeitig weniger Arbeit hättest. Wichtig ist, dass du dein Ziel positiv formulierst und nicht negativ.

Negationen können von deinem Unterbewusstsein nicht gedacht werden

So sollte dein Ziel nicht heißen, ich möchte weniger Arbeit haben, sondern vielmehr: Ich wünsche mir mehr Freizeit. Ein wesentlicher Bestandteil einer Konditionierung des Unterbewusstseins ist nämlich, ausschließlich positive Sätze zu formulieren. Das hat damit zu tun, dass Negationen nur vom rationalen Verstand begriffen werden können, nicht aber vom emotionalen Unterbewusstsein. Es spielt keine Rolle, ob du sagst, dass du gerne weniger Arbeit hättest. Die Verneinung „weniger“ kommt im Unterbewusstsein nicht an.

Im Grunde genommen konditionierst du dich mit einer solchen Formulierung nur auf „Arbeit“. Und die hast du jetzt schon genug und möchtest sie gerne reduzieren. Du willst doch viel mehr wissen, wie du nach dem Pareto Prinzip dein Zeitmanagement so strukturierst, dass du 80 Prozent deiner Aufgaben mit nur 20 Prozent Zeitaufwand bewältigen kannst. Wenn du dir also in positiv formulierten Sätzen deiner Ziele bewusst geworden bist, was du gerne erreichen möchtest, geht es an den zweiten Teil dieser Aufgabe: das Ausformulieren von Hindernissen, die dir im Wege stehen.

Was steht deinem Ziel unterbewusst entgegen?

Es ist nämlich auch wichtig, dass du dir ins Bewusstsein rufst, was in deinem Unterbewusstsein an negativen Glaubenssätzen dem neuen Ziel entgegenstehen könnte. Wir alle haben Glaubenssätze, auf die wir durch unsere Eltern, unser soziales Umfeld oder auch durch eigene Lebenserfahrungen konditioniert wurden. Wenn wir auch nicht immer bewusst daran denken, in unserem Unterbewusstsein wirken sie unbemerkt fort und hindern uns daran, positive Ziele zu erreichen. Mehr Geld verdienen bei gleichzeitig weniger Arbeit? Das kann niemals ein legitimer Weg sein. Sicher muss ich dazu anderen schaden. Dies könnte so ein hindernder Glaubenssatz sein. Werde dir aller Gedanken bewusst, die zwischen dir und deinem neuen Ziel stehen, unabhängig davon, wie banal sie klingen mögen. Mit dem Pareto Prinzip beim Zeitmanagement hast du dir eine große Herausforderung gestellt. Jeder noch so kleine Gedanke, der diesem Ziel entgegen wirkt, vergrößert die Distanz zu deinem Ziel.

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Schritt #2 für mehr Zeit: Negative Assoziierung

Im zweiten Schritt geht es darum, alte Glaubenssätze, die deinem Ziel entgegenstehen, mit „Schmerz“ zu assoziieren. Stelle dir einfach die Nachteile vor, die du erleidest, wenn du deine hindernden Glaubenssätze beibehältst. Kannst du dann dein Ziel, mehr Geld bei gleichzeitig weniger Arbeit noch erreichen? Kannst du in die Geheimnisse des Pareto Prinzips und der 2-Tage-Woche eintauchen und dich auf ein neues Niveau des effektiven Zeitmanagements begeben, wenn dir alte Glaubenssätze immer wieder suggerieren, dies sei unmöglich zu erreichen? Wohl kaum. Es wird dir schwerfallen, daran zu glauben. Also, eliminiere das, was dich hindert, indem du es mit so vielen unangenehmen Vorstellungen wie möglich verknüpfst. Mache dir stets bewusst, welche negativen Konsequenzen es hat, nach dem alten Muster zu handeln. Das ist ein sich wiederholender Prozess. Du musst diese negativen Assoziierungen immer und immer wieder durchführen, bis sie sich endgültig in deinem Unterbewusstsein verfestigt haben.


Schritt #3 für mehr Zeit: Sofortige Unterbrechung alter Denkmuster

Es wird sich nicht vermeiden lassen, dass dir auch alte Denkmuster immer wieder in den Sinn kommen. Das Pareto Prinzip setzt auf Effizienz und auf die Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, wie wir später noch sehen werden. Negative Denkmuster, die dich auf deinem Weg der positiven Veränderung hindern könnten, können zum Beispiel sein:

  • Ist ein neues Zeitmanagement wirklich so wichtig?
  • Kann das Pareto Prinzip wirklich mein Zeitmanagement revolutionieren?
  • Bisher funktionierte mein Leben doch auch ganz gut …
  • usw. usw.

Stopp! Wenn dir solche Gedanken in den Sinn kommen, unterbrich sie sofort! Gib ihnen nicht den kleinsten Raum. Du kannst nicht verhindern, dass diese Gedanken kommen werden. Aber du kannst steuern, ob sie in deinem Verstand Raum bekommen oder nicht.


Schritt #4 für mehr Zeit: Ersetzen alter Handlungsmuster durch neue Muster

Bisher hast du dich um die theoretische Gedankenpflege gekümmert. Nun geht es an das aktive Handeln. Es reicht nicht aus, das zu eliminieren, was deinen Zielen hinderlich ist. Du musst an dessen Stelle Handlungen setzen, die dem Ziel förderlich sind. In Bezug auf ein neues Zeitmanagement nach dem Pareto Prinzip reicht es nicht nur aus, unwesentliche Dinge wegzulassen oder zu delegieren.

Stattdessen wirst du dich mit Wichtigem beschäftigen.

Konkret heißt das, dass es nicht genügt, einfach ab sofort das Lesen und Beantworten unwichtiger Mails zu delegieren, sondern dich stattdessen nur noch mit den wichtigen Mails, Telefonaten oder sonstigen beruflichen Dingen zu beschäftigen. Räume diesen oberste Priorität ein und du wirst automatisch keine Zeit mehr für Unwichtiges finden, denn dein Zeitplaner ist ja voll. Dort stehen keine Leerräume. Leerräume würde dein Unterbewusstsein nur dazu nutzen, sie wieder mit Unwesentlichem zu füllen. Ist dein Zeitplan aber prall gefüllt, bleibt kein Raum für ineffiziente Handlungen.


Schritt #5 für mehr Zeit: Konditionierung

Es gibt nur zwei Dinge, die uns konditionieren können: Schmerz und Belohnung.

In Schritt 3 haben wir hinderliche Denk- und Handlungsmuster mit Schmerz verknüpft. Nun geht es in Schritt 5 darum, förderliche Denk- und Handlungsmuster mit Belohnungen zu assoziieren. Damit konditionierst du dich darauf, dass der neue Weg des Zeitmanagements nach dem Pareto Prinzip dich tatsächlich zu mehr Geld bei gleichzeitig weniger Arbeit führt – eine doch wahrhaft verlockende Aussicht, oder? Lobe dich selbst, wenn es dir gelungen ist, die neuen Prinzipien anzuwenden. Klopfe dir auf die Schulter, vereinbare mit dir selbst kleine Belohnungen, wenn du nach dem neuen Muster handelst. Das könnte zum Beispiel sein, dass du dir ein exklusives Mittagessen im besten Restaurant der Stadt gönnst, wenn du erfolgreich Dinge weggelassen oder delegiert hast, die dich früher nur unnötige zeit gekostet haben. Diese Belohnungen, ob materieller oder emotionaler Art, musst du konsequent umsetzen.


Schritt #6 für mehr Zeit: Test

Ob du dich nahhaltig auf eine neue, effizientere Verhaltensweise in deinem Zeitmanagement konditioniert hast, kannst du mit einem Future Pace überprüfen. Darin versetzt du dich in einen Moment in der Zukunft und durchläufst gedanklich eine Situation, die dich bisher immer zu deinem alten Verhaltensmuster veranlasst hatte. In deinem Fall des Zeitmanagements könnte dies sein, dass du dir vorstellst, wie du per Mail über völlig irrelevante Dinge im Betriebsablauf unterrichtet wirst. Früher hättest du sofort deine Arbeit unterbrochen und die Mail gelesen, weil sie beispielsweise von deinem Vorgesetzten an alle Mitarbeiter versandt wurde.


KAPITEL 3: STRATEGIEN FÜR DAS ARBEITSLEBEN

Zeitmanagement

Schritt #1 für mehr Zeit: von 5 auf 4 Arbeitstage

Du machst eine Homeoffice Vereinbarung für einen Tag und zwar als Testphase über 3 Monate. So ist es sehr angenehm für deinen Chef und er denkt im ersten Schritt, dass es noch nicht für Dauer ist, sondern dass es jederzeit auch wieder änderbar ist, wenn es nicht funktioniert. Das Ziel in diesem ersten Schritt ist es, dass du deinem Unternehmen gegenüber zeigst, dass du in die Beweislast gehst, dass du, wenn du zuhause arbeitest, deutlich effizienter und wertvoller damit bist für das Unternehmen. Wenn du einen kritischen Chef hast, der diese Idee im ersten Moment noch nicht so sympathisch findet, dann vereinbare bitte, dass der Home-Office Tag nicht der Montag und auch nicht der Freitag ist, das sieht für den kritischen Chef manchmal so aus, als würde der Mitarbeiter nur ein langes Wochenende machen.

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Zeitmanagement – Schritt 1

Und du musst umso mehr Nachweise liefern, dass du zuhause effizienter für das Unternehmen bist. Mein persönlicher Tipp in dieser ersten Phase solltest du noch nicht zu effizient sein, du solltest es noch nicht zu übertreiben, weil du hast danach ja noch zwei weitere Schritte und willst noch mehr Zeit zu Hause verbringen. Für gewöhnlich brauchst du in diesem ersten Schritt noch nichts anders machen. Wenn du nur noch 4 Tage im Büro bist, wirst du automatisch effizienter arbeiten, weil du weniger Zeit zur Verfügung hast. Das haben wir eben schon geklärt, manchmal hilft es aber hier eine weitere Technik anzuwenden. Die du vielleicht schon kennst, das ist der Wochenplan.


Schritt #2 für mehr Zeit: 21 Stunden mehr Zeit in 3 Monaten

Solltest du das noch nicht haben, bietet es sich jetzt noch viel mehr an, dass du einen sauberen Wochenplan hast, dass du ganz genau weißt wann was passiert. Dass du enge Zeitfenster hast für Telefonieren, für Emails checken, für Recherche und für Gespräche. Und als zusätzliche Hausaufgabe machst du bitte in diesen 3 Monaten eine Medienkur. Das heißt du schmeißt den Fernseher raus, alle Hörbücher, Bücher, Zeitungen, Zeitschriften sind verboten. Du meldest dich von deinem Lieblingscomputerspiel ab, schmeißt die Playstation raus. Ich möchte, dass du alle deine Social Media Apps vom Handy löscht. Damit du in diesen 3 Monaten auch privat ein bisschen investierst, um Zeit zu gewinnen.

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Zeitmanagement – Schritt 2

Solltest du einen richtig kritischen Chef haben, will er dich auch an deinem Home-Office-Tag telefonisch erreichen. Du wirst einen Laptop von deiner Firma bekommen mit Sicherheitssoftware und ein Firmenhandy. Dann musst du an dem einen Tag eben mal für eine Stunde erreichbar sein und unterm Strich hast du aber in diesen 3 Monaten gewonnen. Einen zusätzlichen Arbeitstag, wenn du eine Stunde davon erreichbar bist, sind das trotzdem. 7 Stunden plus, wenn du die Medienkur machst – jeden Tag nochmal 2Stunden – sind also pro Woche mindestens 21 Stunden Zeit, die du in diesen 3 Monaten Woche für Woche gewinnst.

Dein Chef hat jetzt also das Vertrauen zu dir und hat gesehen, dass du in den 3 Monaten zuhause effizienter arbeitest und er sieht, dass es funktioniert. Genau der richtige Zeitpunkt für:


Schritt #3 für mehr Zeit: von 4 auf 3 Arbeitstage reduzieren

In dem Gespräch mit deinem Chef bietest du ihm eine Homeoffice Vereinbarung 2 Tage als Testphase an. Das Ziel von dieser weiteren Testphase ist, dass du weiter bestätigst, beeindruckst und im Idealfall noch einen drauflegst. Damit du noch einmal in die Beweisführung gehst, deinem Chef gegenüber und auch dem Unternehmen, dass du deutlich effizienter bist, wenn du zuhause arbeitest. Jedes Unternehmen ist dankbar, wenn Ideen und Feedback aus der eigenen Mannschaft kommen. Wie man Kommunikationsprozesse, Abläufe deutlich effizienter gestalten kann. Und genau das ist jetzt deine Aufgabe, in Phasen in denen es etwas weniger zu tun gibt, so etwas hier vorzubereiten, aufzuarbeiten, dass du es als Nachweis liefern kannst und Ideen reinbringst, wie das Unternehmen Umsatz und ihre Produktivität steigert.

Vorarbeit leisten

In diesem Schritt musst du das erste Mal wirklich richtig Vorarbeit leisten mit der Eisenhower Matrix. Das schauen wir uns gleich gemeinsam an, mit der Eisenhower Matrix wirst du alle deine Aufgaben ausnahmslos auf den Prüfstand stellen und in eine von vier Kategorien einteilen und damit schaffen von 4 auf 3 Arbeitstage runterzukommen. Zusätzlich bekommst du die Hausaufgabe auf die 11 Uhr Regel anzuwenden.

Die 11 Uhr Regel heißt, dass du in dieser Testphase bis 11 Uhr morgens die wichtigste Aufgabe des Tages bereits erledigt hast. Du trainierst dich damit selbst unangenehme Dinge sofort anzugehen, durchzuziehen, umzusetzen und kannst nichts mehr auf die lange Bank schieben. Und selbst wenn nachmittags mal etwas dazwischen kommt, hast du die wichtigste Aufgabe des Tages bereits erledigt. In der Eisenhower Matrix schauen wir uns vier Felder an und unterscheiden unwichtig, wichtig, nicht dringend, dringend. In diese vier Felder ordnest du jetzt bitte all deine Aufgaben ein.

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Zeitmanagement – Schritt 3

Nein sagen lernen

Und wenn du deine Arbeitswoche auf 2 Tage reduzieren willst, dann musst du auch einfach mal nein sagen, nein nein nein. Das sind Dinge, die weder dringend noch wichtig sind, die gehören in den Papierkorb. Und wie viele Mails, wie viele Anfragen, wie viele Gespräche, all das was total sinnlos ist. Wo man mal aus Höflichkeit vielleicht antwortet, drüber scrollt wie auch immer, das gehört alles in den Papierkorb, das lenkt nur ab. Wenn du deine Ziele klar hast, dann schmeiß diesen Quatsch komplett weg.

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Die 3 größten Zeitfresser im Büro müssen weg

Um deine Arbeitswoche auf 2 Tage zu reduzieren, musst du an die 3 großen Zeitfresser im Büro ran:

1. Zeitfresser Meetings

Ich habe in meinem Leben Meetings komplett abgeschafft. Wenn mir jemand eine Anfrage stellt für ein Meeting, dann bitte ich ihn immer eine ganz konkrete Agenda aufzulisten, das Ziel vom Meeting und eine sehr enge zeitliche Begrenzung. Meistens haben die Leute dann sowieso keinen Bock mehr und dann kann es auch nicht so wichtig sein.

Ich weiß natürlich, dass das nicht in allen Unternehmen möglich ist.

Aber überleg doch mal, wieviel Zeit du in deinem Leben schon in Meetings gesessen hast und immer wieder dieselben Menschen dieselben wichtigen Dinge erzählt haben, es sich hinterher sowieso nichts verändert hat und die eine Hälfte sitzt doch sowieso nur da und spielt mit dem Handy unter dem Schreibtisch und die andere Hälfte sitzt gestresst und genervt da, weil sie eigentlich mit der Zeit auch etwas sehr viel sinnvolleres anfangen könnten. Meetings kann man super durch Arbeitsprogramme ersetzen, wo alle Zugriff haben auf Abstimmungssysteme. Meetings braucht meiner Meinung nach kein Mensch.


2. Emails als Zeitfresser im Büro

Wenn du zu der Sorte gehörst, die andauernd erreichbar sind, die man nicht nur telefonisch, sondern vor allem auch durch Mails erreicht. Oder wenn du deine Mails über Smart-Watch, über dein Handy, über Tablet im Büro, unterwegs und zuhause abrufst, dann machst du dein Leben dir unnötig schwer und du wirst es nie schaffen auf 3 Tage runterzukommen. Wenn du nur 3 Tage arbeiten willst, dann musst du es schaffen maximal 2mal täglich deine Emails zu lesen und definiere dir feste Zeitfenster sie zu beantworten. Mach es einmal vormittags, einmal nachmittags. In der Regel reicht das doch. Wenn du interne und externe Kommunikation hast, dann lege dir doch einfach 2 unterschiedliche Email-Adressen an, sodass du einmal in der internen Kommunikation, wo du zweimal kommunizierst und nach außen reicht auch einmal zu kommunizieren.

Zeitmanagement

Die Kunden brauchen nicht dich 2 oder 3-mal am Tag per Email zu kontaktieren…

…wenn es wirklich wichtig ist, würden sie anrufen. Schicke Auto-Replys an deine Kunden raus, dann wissen sie „Ah super, Mail ist angekommen und ich bekomme auch in den nächsten 24 Stunden eine Antwort“. Wenn du regelmäßig dieselben Emails verschickst oder dieselben Anfragen bekommst, dann bietet es sich an, dass du Standards definierst, die du einfach copy-paste mäßig einsetzt. Auch bei Emails ist es so, dass du die Zeitverantwortlichkeit hast. Das bedeutet, wenn du selber anfängst Romane zu schreiben, kannst du ja auch nur erwarten, dass du Romane geantwortet bekommst.

Verschwende nicht die Zeit von anderen

Wenn du die Zeit von anderen verschwendest bist du ja keinen Deut besser als die anderen. Und genau deswegen, gerade wenn du regelmäßige Anfragen wiederkehrend bekommst, bietet es sich Kunden gegenüber an, dass du so etwas machst wie FAQ’s. Und wenn es intern immer wieder dieselben Fragen sind, dann hat dein Unternehmen bestimmt längst so etwas wie Leitfäden erarbeitet. Dann schick doch einfach eine freundliche Mail raus, wo ein Satz drinsteht mit einer Verlinkung und schon hast du die E-Mail beantwortet.


3. Zeitfresser Telefonate

Und auch da, wenn du deinem Gesprächspartner den Raum gibst, dann nimmt er sich den und zwar gerne und erzählt dir auch gerne eine Frikadelle an die Backe. Wenn du deinen Gesprächspartner aber nach einer freundlichen Begrüßung höflich bittest sein Anliegen kurz und knapp in 2-3 Minuten zu erklären, dann wird er auch genau das machen. Auch da hast du die Zeitverantwortung, wenn du die Zeit von anderen verschwendest gehe davon aus, dass sie auch deine Zeit verschwenden.

Sprechstunde einrichten

Und warum nicht so wie ein Arzt, so wie eine Behörde feste Sprechstunden installieren, wo du erreichbar bist und andersrum wo du eben auch mal nicht erreichbar bist. Wenn ich lange genug nach 18 Uhr nicht mehr ans Telefon gehe und stattdessen ein Anrufbeantworter drangeht dann bekommt doch der andere automatisch mit „super den brauchst du nach 18 Uhr gar nicht mehr anrufen“. Und erst recht, wenn du solche Zeiten kommunizierst „von 9 bis 11 Uhr Telefondienst“ – naja was wird dann passieren? Die Menschen stellen sich darauf ein und wissen ganz genau, dass du vorher und nachher halt irgendetwas anderes zu tun hast.

Motivationstrainer

30 Stunden mehr Zeit pro Woche

Wenn du diese Schritte so bis hierhin umsetzt, dann gewinnst du bis zu 30 Stunden Zeit pro Woche, du hast dann einen ganz sauberen Wochenplan und kannst unangenehme Dinge gleich angehen und abarbeiten. Und vor allen Dingen kannst du Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und das beste: Du hast dich in dieser Phase selber trainiert im Delegieren, im Abgeben von Dingen. Das ist so unglaublich wichtig für den dritten und letzten Schritt.

Dein Chef weiß jetzt dass du produktiver arbeitest und ist überzeugt…

…und muss nicht noch einmal neu eine Beweisführung sehen, dass du für das Unternehmen deutlich produktiver und wertvoller bist, wenn du zuhause arbeitest. Und in diesem Schritt reduzieren wir von 3 auf 2 Tagen. Das Ziel in dieser Phase ist, dass du alles abgibst, dass du alles delegierst und alles an einen persönlichen Assistenten outsourct. Es geht hierbei nicht darum, dass du unwichtige Dinge outsourcst, das wäre Zeit- und Geldverschwendung. Und genau deswegen kannst du nochmals das Pareto-Prinzip, sicherheitshalber genau die Aufgaben, die du jetzt noch tust drüber laufen lassen, um nochmal sicher zu sein, dass du wirklich all die unwichtigen Dinge komplett rausschmeißt. Und völlig egal welche Aufgaben du hast.

Du kannst heutzutage alles digital outsourcen.

Völlig egal, ob du designest, ob du Broschüren machst, ob du Homepages baust, ob du den Vertrieb outsourcst. Du kannst Neukundenakquise, du kannst Telefondienste, du kannst Restsammlungen, Datenbankbearbeitungen, du kannst dein komplettes Frontdesk outsourcen. Büromanagement, wenn es darum geht Sachen zu organisieren. Reisen, Hotels buchen, all das kannst du andere Menschen machen lassen. BackOffice, vorbereitende Buchhaltung, Texte, PowerPoint Präsentationen, all das sogar Marketing kannst du outsourcen. Und hier habe ich dir als Beispiel ein paar empfehlenswerte Links und Plattformen reingeschrieben, die ich bereits getestet habe und auch für gut empfinde.


Zeitmanagement

Der persönliche Assistent

Wenn du dich dafür entscheidest mit einem persönlichen Assistenten zusammenzuarbeiten, dann gibt es eine Reihe von Dingen auf die du achten solltest. Natürlich abhängig von Laufzeit, Bindung und von Paketgröße, ist auch die Investition, die du tätigst. Und meine Erfahrung ist, dass du bereits für 10-15€ Investition einen sehr guten persönlichen Assistenten bekommst. Tendenziell lagere die Arbeit nicht an einen Studenten aus, sondern gehe auf einen der größeren Anbieter, auf eine der größeren Plattformen. Dort ist es planbarer, jeder persönliche Assistent kann auch mal krank werden, kann auch mal ausfallen und dann hast du immer noch die Plattform im Rücken, die dann eingreift und einen anderen Assistenten zur Seite stellt. Weil deine Arbeit muss ja weitergemacht werden.

Plattformen für Assistenzen:

Mache kleine, kurze und sehr präzise Tests, bevor du dich festlegst!

Schau, probiere und teste bei Paketgröße und Qualität und wenn du selber mit der Qualität nicht zufrieden bist, dann gib die Arbeit ruhig noch einmal zurück. In der Regel bieten solche Plattformen immer mindestens eine Feedbackschleife an, bevor dann tatsächlich auch der Auftrag abgenommen werden muss oder sich so eine Plattform als Mittelmann nochmal einschaltet. Meine persönliche Erfahrung ist, dass persönliche Assistenten vor allen Dingen dann einen richtig guten Job machen, wenn du ihnen ganz klare Aufgabenstellungen gibst, die einfach formuliert sind, wo es keine Missverständnisse gibt und kein links und kein rechts.

Vertrag checken!

Dann müsstest du als letztes nochmal kurz in deinen Vertrag schauen und checken, wenn ihr mit einer speziellen Software zusammenarbeitet, ob es da Schnittstellenprobleme geben könnte oder auch nicht. Gerade wenn du vertrauliche Unterlagen hast und damit arbeitest, dann musst du selber entscheiden, was du rausgeben darfst und was nicht. Im Zweifel musst du die Informationen so reduzieren, so vereinfachen, dass es eben anonymisiert ist und dass es auch für einen persönlichen Assistenten legal ist.

Die größten Zeitfresser: Unnötige Telefonate, die deine eigentliche Arbeit unterbrechen – Unwichtige E-Mails (auch aus dem Unternehmen) – Kollegen, die in dein Büro platzen und etwas von dir wollen – Staus und andere Verkehrssituationen, wenn du im Außendienst unterwegs bist

Verkürze den Zeitraum – das Parkinson’sche Gesetz

Parkinsonsche Gesetz
Parkinsonsche Gesetz (Quelle: amazon.de)

Timothy Ferris zeigt in „Die 4-Stunden Woche“ auf, dass du die größten Erfolge erzielst, wenn du dein Zeitmanagement nicht nur nach dem Pareto Prinzip strukturierst und die richtigen Prioritäten setzt, sondern auch noch den zur Verfügung stehenden Zeitraum nach dem Parkinson’schen Gesetz verkürzt. Das Parkinson’sche Gesetz besagt, dass „sich die (scheinbare) Wichtigkeit und Komplexität der Aufgabe in genau dem Maß ausdehnen, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ („Die 4-Stunden Woche“, S. 95)Das bedeutet nichts anderes, als dass du dich auf das Wesentliche konzentrierst je kürzer die Deadline ist, die Aufgabe konzentrierter erledigst und dich nur auf die obersten Prioritäten fokussierst. Je weiter die Deadline nach hinten rückt und je mehr Zeit du zur Verfügung hast, desto mehr läufst du Gefahr, dich zu verzetteln beziehungsweise unwichtige Dinge hinzuzunehmen.


Ein unschlagbares Duo im Zeitmanagement: Das Pareto Prinzip und das Parkinson’sche Gesetz

Dein Ziel ist es nach wie vor, dein Zeitmanagement so zu optimieren, dass du mehr Geld bei weniger Arbeit verdienst. Wir haben dir versprochen aufzuzeigen, wie du die Arbeit einer ganzen Woche in nur 2 Tagen erledigen kannst. Es ist möglich, wenn du zwei wichtige Strategien miteinander verknüpfst:

Das Pareto Prinzip, das dir zeigt, wie du durch das Setzen von Prioritäten dich nur noch auf jene 20 Prozent der Aufgaben konzentrierst mit denen du 80 Prozent deines Erfolges erzielst, und das Parkinson’sche Gesetz, nach dem du deine zur Verfügung stehende Zeit auf ein Minimum reduzieren sollst, damit du nur noch das Wesentliche erledigen kannst.


Das Parkinson’sche Gesetz ist ausschlaggebend dafür, dass du weniger Arbeit, gemessen in Zeitaufwand, erledigen musst.

Wir versprachen die einen Weg, in 2 Tagen ein ganzes Wochenpensum zu erledigen. Et voilà: da hast du deine verkürzte Deadline – 2 Tage. Du nimmst dir einfach vor, das wichtigste Wochenpensum in nur 2 Tagen zu erledigen. Damit setzt du dir deine eigene Deadline, die sehr knapp bemessen ist. Als angestellter Mitarbeiter ist deine Arbeitszeit selbstverständlich vorgegeben. Du kannst natürlich nicht einfach hingehen und nur zwei Tage die Woche zur Arbeit erscheinen und den Rest der Woche zuhause bleiben. Du hast arbeitsvertragliche Verpflichtungen. Wie du diese aber gestaltest, liegt durchaus in deinem persönlichen Ermessensspielraum. Wenn du dich nach dem Pareto Prinzip darauf fokussierst, die wichtigsten Wochenaufgaben in den ersten beiden Tagen deiner Arbeitswoche zu erledigen, dann hast du dein vom Arbeitgeber bestimmtes Soll bereits am Dienstag erreicht.

Was fängst du nun mit den restlichen Tagen an?

Nun, du kannst sie nutzen, um bereits zusätzliche Kunden zu akquirieren und damit deinen Umsatz zu steigern oder du kannst im Rahmen des Qualitätsmanagements nach Wegen suchen, wie sich Arbeitsprozesse im Unternehmen noch einfacher oder besser gestalten können. Kurz: Du kannst die gewonnene Zeit darin investieren, dem Unternehmen Nutzen zu bringen. Dir bringt es auf jeden Fall mehr Geld. Entweder erhältst du dank höherer Umsätze mehr Provisionen oder das Unternehmen weiß dein Engagement zu schätzen und befördert dich oder gibt dir Gehaltserhöhungen. Als selbständiger Unternehmer kannst du entscheiden, ob du dank weniger Arbeit dich über mehr Freizeit für dich und deine Familie freust oder ob du die gewonnene Zeit dazu nutzt, mehr Geld hinzu zu verdienen. In jedem Fall hast du die wichtigsten Aufgaben, die dein Beruf dir abverlangt, bereits in 2 Tagen erledigt und kannst dich nun dank des Pareto Prinzips und eines effektiven Zeitmanagements über gewonnene Zeit freuen.

Game Changer Webinar

Das Wichtigste auf einen Blick – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wir wären dir ein schlechter Ratgeber für effektives Zeitmanagement und könnten dir keine 2-Tage Woche zur Erledigung deiner wichtigsten Aufgaben versprechen, wenn wir dir nicht die Möglichkeit böten, alles, was wir hier ausführlich behandelt haben, nochmals in einer komprimierten Schritt-für-Schritt-Anleitung nachzulesen. Daher kannst du jetzt schrittweise nachlesen, was dir der Artikel in Bezug auf das Pareto Prinzip bietet:

  • Was ist dein Ziel? Weniger Arbeit oder mehr Geld verdienen!
  • Kannst du das erreichen? Ja, mit der richtigen Strategie schon.
  • Was bedarf es dazu? a. eines Paradigmenwechsels (generelle Bewusstmachung) b. einer Neukonditionierung des Unterbewusstseins (Neuroassoziative Konditionierung) c. der richtigen Strategien (Pareto Prinzip, Parkinson’sches Gesetz, etc.)
  • Mache dir die Vorteile eines optimierten Zeitmanagements bewusst, indem du visualisierst, was du alles mit mehr Zeit und mehr Geld anfangen würdest. Male dir in den schönsten Träumen eine viel glücklichere Zukunft aus.
  • Nun hast du ein Bild von dem, was machbar ist. Willst du dich auf den Weg dorthin machen?
  • Bereite dich auf den neuen Weg vor, indem du dein Unterbewusstsein nachhaltig neu konditionierst.
  • Nachdem dein Unterbewusstsein gründlich vorbereitet ist, widmest du dich nun den entsprechenden Strategien des Zeitmanagements: a. Pareto Prinzip: Lerne, wie du mit 20 Prozent Zeitaufwand 80 Prozent deines beruflichen Erfolges ausmachen kannst, in dem du dich nur noch auf jene Aufgaben konzentrierst, die dich und dein Unternehmen weiterbringen. b. Entlarve deine täglichen Zeitdiebe. c. Setze Prioritäten bei deinen Aufgabend. Parkinson’sches Gesetz: Verkürze den dir zur Verfügung stehenden Zeitraum (Deadline) und du wirst nur noch das machen, was wirklich wichtig ist und dich entsprechend darauf konzentrieren.
  • Überlege, was du mit der gewonnenen Zeit anfangen möchtest: mehr Geld verdienen, indem du die Zeit für weitere Aufträge oder neue Strategien investierst oder mehr Zeit für dich und deine Familie zur Verfügung hast. Denke daran, dass Zeit niemals zurückgeholt werden kann. Die Zeit, die vorbei ist, kommt nicht wieder. Entweder verpasst du gute Gelegenheiten, mehr Geld zu verdienen oder dir geht Zeit für die Dinge verloren, die nur für dich persönlich wichtig sind. Hier gilt es, eine gute Work-Life-Balance zu finden.

KAPITEL 4: KOMPLETTER AUSSTIEG

Zeitmanagement

In diesem Artikel haben wir dir Schritt für Schritt aufgezeigt, dass es möglich ist, die Arbeit einer ganzen Woche in nur 2 Tagen zu erledigen. Alles, was du dazu benötigst ist der Glaube daran, dass es möglich ist, eine Visualisierung deiner neuen Zukunft, die dir mehr Zeit für die schönen Dinge lässt und dir trotzdem materiellen Wohlstand sichert und eine Anleitung, wie du nach dem Pareto Prinzip Wesentliches von Unwesentlichem trennen kannst, um sinnvolle Prioritäten im Berufsleben zu setzen. Wenn du an deine ganz persönliche Zukunft glaubst und ein klares Bild davon vor deinem inneren Auge hast, kannst du dieses Ziel erreichen. Es ist machbar, wenn du den inneren Weg dazu bereitest!

Kompletter Ausstieg

Super, bis hier hin hast du also gelernt, dass sich die Welt, Unternehmen und Menschen mehr und mehr verändern und dass eigentlich Zeit haben das neue reich sein bedeutet. Du hast gelernt, dass du in der 40 Stunden Woche genug Zeit hast und dass es ein Trugschluss ist, wenn du es sagst, dass du keine Zeit hast. Du hast Strategien gelernt, ganz konkret 3 Schritte gelernt, wie du von 5 Tagen auf 2 Tage Arbeitszeit reduzierst. Wenn du jetzt sagst, dass es dir reicht, du willst in deinem Unternehmen auch noch weiter die nächsten Jahre arbeiten, dann ist hier für dich stopp. Dann hast du das bis hierhin sehr gut gemacht.

Was Menschen vom Handeln abhält ist ihr Besitz

Das was Menschen vom Handeln abhält, ist häufig ein riesen großer Kostenapparat, den sich Menschen auf Grund von materiellen Dingen über Jahre und Jahrzehnte ans Bein binden. Und schau mal: Studenten, die keinen Cent in der Tasche haben, schaffen es ja die Welt zu bereisen mit travel und work sich Monate, manchmal ja sogar Jahre zu finanzieren, über die Runden zu kommen und ein phantastisches Leben zu führen, Sprachen zu lernen, Menschen kennenzulernen und manchmal sind die ja an den tollsten Orten dieser Welt. Und genau deswegen musst du im ersten Schritt deine Kosten reduzieren.


Zeitmanagement

Schritt #1: Kosten reduzieren

Das was du in den letzten Schritten mit deinen Arbeitstätigkeiten gemacht hast, machst du jetzt noch sehr viel disziplinierter für dein Privatleben. Du stellst alles auf den Prüfstand und schmeißt alles mit dem Pareto-Prinzip raus, was du nicht mehr brauchst. Alle Abos, alle Zeitschriften, dein Auto, gehe mit allen Versicherungen auf den Prüfstand, all das Materielle, was du dir über die letzten Jahre und Jahrzehnte angeschafft hast. Gib alles auf den Prüfstand, ob du es tatsächlich in deinem neuen Reichtum brauchst. Alles andere verkaufst du, meldest du ab, löschst du, eliminierst du. Denn du brauchst ja nicht mehr als ein bisschen Zeit und ein bisschen Lebensenergie, um dein altes Leben mit all dem Materiellen zurück zu bekommen. Du kannst dir das Leben was du jetzt hast mit Zeit und mit Geld ja jederzeit wiederholen.


Schritt #2: Sabbatjahr nehmen

Als nächstes beantragst du ein Sabbatjahr oder nimmst dir ein halbes Jahr Auszeit. Das wird jetzt ja nicht mehr schwer sein, wenn du materielle Dinge verkauft hast, wenn du dein Auto verkauft hast und deine Kosten reduziert hast, solltest du ja ein paar Euro auf dem Konto haben.


Schritt #3: Du brauchst ein Produkt

Und dann geht es darum, wenn du langfristig aussteigen willst, nicht nur für ein halbes Jahr, für ein ganzes Jahr brauchst du regelmäßigen Geldeinfluss und dafür brauchst du ein Produkt. Jetzt kannst du natürlich bei eine der großen Firmen im Multilevel-Marketing einsteigen, egal ob das Tuppaware ist ob das irgendwelche Dildo-Partys sind oder ob das Nahrungsergänzungsmittel sind, die bieten dir das alles an auf Empfehlungsmarketing Basis. Dann bist du aber nicht besser als alle anderen, dann hast du eigentlich dein altes Leben. Du tauschst Türklinken putzen, Termine machen gegen Geld. Das ist eigentlich nicht das was du willst, du willst ja irgendwo am Strand sein, du willst ja irgendwo reisen und dabei Geld verdienen und auch nur so ist es richtig.


Schritt #4: eigener Kanal

Das heißt, du investierst in ein Affiliate Programm, du wirst Publisher oder noch besser du hast ein eigenes Produkt. Am besten ein Wissensprodukt, weil es dann nicht so schnell kopiert oder auch geklaut werden kann. Und wenn du also Experte bist, wenn du über spezielles Fachwissen verfügst, was in einer Zielgruppe sehr sehr viel wert ist, dann ist es doch sehr leicht eine Anleitung zu produzieren, ein Buch, ein E-Books und das dann zu verkaufen. Oder du greifst eben auf dein Hobby zurück und baust dir einen eigenen Kanal, machst einen Blog, hast einen Instagram Account, eine Facebook-Seite oder sowas in der Art und machst das Ganze mit einem Publisher mit einem Affiliate Programm.

Dein Thema: Reisen, Sport, Babys oder Autoreifen

Und dabei ist es völlig egal, ob du jetzt über Reisen schreibst, über Sport, über Babys oder über Autoreifen. Du gehst auf eines der großen Portale und suchst die Firmen raus, die Produkte, die zu deinem Blog, zu deinem Instagram Account, zu deiner Facebook-Seite, zu dir, die alle irgendwo Spaß machen und siehst, dass die alle zwischen 1 und 30% Provision zahlen, wenn du deren Produkte empfiehlst. Du suchst dir das raus, was richtig gut zu dir passt und wo du zu stehst.

Packst das in deine Kanäle mit rein und wenn ein Kauf über deine Kanäle stattfindet, kassierst du automatisch die Provision. Und dieses System arbeitet Tag und Nacht. Das ist der Vorteil bei der Digitalisierung, das Internet schläft nie und so kannst du es dir Monat für Monat erlauben, dein Passiveinkommen zu generieren zu erhöhen, irgendwann shoppen zu gehen von dem Geld, irgendwann die Welt zu bereisen, irgendwann am Strand zu liegen und gleichzeitig Geld zu verdienen.

Game Changer Webinar

Das hier ist natürlich stark reduziert…

Das was du hier gehört hast ist natürlich stark vereinfacht und du hast mal eben in 4 Schritten gelernt, wie du deine Arbeitswoche auf 2 Stunden reduzieren kannst. Sehr wahrscheinlich hast du jetzt noch Fragen und das ist auch gut so, denn ich biete dir ja an ein Orientierungsgespräch kostenlos zu machen. Dafür trägst du dich unten ein und wir vereinbaren einen Termin. Ich freue mich sehr dich und deine Zielsetzung kennenzulernen und bedanke mich, dass du hier die Zeit investiert hast für mehr Zeit und Lebensqualität.


Wie kann ich mein Zeitmanagement noch verbessern?

Zeitmanagement

Neben der typischen To-Do-Liste gibt es einige professionelle Anwendungen, seinen Zeitplan zu optimieren. Im Folgenden werde ich dir einige bewährte Methoden und Techniken zum guten Zeitmanagement vorstellen.

Die SMART-Methode für ein besseres Zeitmanagement

smart-Methode
smart-Methode (Quelle: amazon.com)

Diese Methode, die im Projektmanagement, aber auch in der Personalführung eingesetzt wird, betrifft den Grundstein eines erfolgreichen Zeitmanagement, nämlich das eindeutige Formulieren relevanter Ziele. Der Name SMART stellt ein Akronym für die Kriterien an diese Ziele dar:

  • S(pezifisch)
  • M(essbar)
  • A(kzeptiert)
  • R(ealistisch)
  • T(erminiert)

Ein Ziel wird nur dann als SMART eingestuft, wenn diese fünf Bedingungen erfüllt sind. Mit dieser Methode sollen Ziele möglichst nüchtern eingeschätzt werden und ein Zeitplan für ihre Erarbeitung gesetzt werden, der in jedem Fall schriftlich festgehalten werden sollte.


Die Get-Things-Done-Methode (GTD) für mehr Zeit

David Allen
David Allen – Getting Things Done (Quelle: amazon.com)

Diese bekannte Zeitmanagement – Methode wurde vom Beststeller-Autoren David Allen entwickelt. Das Prinzip hierbei ist, dass zunächst alle zu erledigenden Aufgaben gesammelt werden sollen und anschließend nach ihrer Dringlichkeit geordnet werden. Das Ganze soll in einem Verwaltungssystem schriftlich festgehalten werden. Dringende Aufgaben, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen – etwa die Beantwortung einer Mail – sollten direkt abgearbeitet werden, damit später Zeit für die wichtigen Dinge ist, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Mit dieser Methode, komplexe Projekte in seine Teilschritte zu zerlegen, sich deren unterschiedlichen Dringlichkeit bewusst zu werden und ihre Erledigungen zu strukturieren, weiß man im Arbeitsalltag stets, was als nächster Schritt zu tun ist.


Zeitmanagement

Die Not-to-Do-Liste für ein besseres Zeitmanagement

Not to do Liste
Die Not-to-do-Liste für mehr Zeit

Wer kennt sie nicht, die klassische To-Do-Liste: Doch schon einmal etwas von der Not-to-Do-Liste gehört? Viele erfolgreiche Menschen entscheiden sich bewusst gegen ganz bestimmte Dinge. Sie prüfen, wo ihre Stärken liegen und von was sie lieber die Finger lassen. Dieser Trick zu besserem Zeitmanagement ist verblüffend simpel: Sie streichen alles an Aufgaben, aber auch an persönlichen Gewohnheiten, was sie am erreichen Ihrer Ziele hindern könnte. Dazu sollte man sich Gedanken machen, welche Dinge vermieden werden wollen, weil sie Zeit fressen oder keinen Nutzen bringen. Legen Sie sich dazu eine Liste mit diesen Dingen an und führen Sie sie öfter vor Augen. Auf dieser Liste könnte beispielsweise stehen, Dinge nicht zu Ende zu bringen, das Mailprogramm ständig geöffnet zu lassen oder sich ablenken zu lassen.

Bei welchen Tätigkeiten kannst du gigantisch viel Zeit sparen?

Zeitmanagement
Zeitmanagement: Die große Kraft der kleinen Zahl

Mit Schnellese-Technik & Zehn-Finger-Schreiben Zeitmanagement optimieren

Neben diesen Methoden können einfache Tricks und Techniken eine effiziente Arbeitsweise erleichtern und so das Zeitmanagement verbessern. Die Schnelllese-Technik oder das Schreiben mit dem Zehn-Finger-System beispielsweise können kostbare Zeit einsparen. Weiterhin ist die Rolle der Mitmenschen nicht zu verachten. Bei mangelnder Kommunikation, chaotischer Arbeitsweise und schlechter Absprache ist Zeitmangel vorprogrammiert. Daher empfiehlt es sich, mit seinen Kollegen und Mitmenschen abzusprechen, feste Zeiten zu vereinbaren, und anderen seinen Arbeitsablauf offen zu legen. So sollten beispielsweise Vorgesetzte den Workflow der Arbeitnehmer kennen und umgekehrt müssen Mitarbeiter die Verfügbarkeiten ihrer Chefs kennen. Damit die vorgestellten Methoden des Zeitmanagement nicht nur trockene Theorie bleiben, gilt es, sie in den Alltag zu integrieren.

Zeitmanagement

Weitere Zeitmanagement-Tipps:

  • Wähle die Methode und die Werkzeuge selber: für ein optimales Zeitmanagement gibt es zahlreiche Methoden und Techniken. Entscheide dich für die passende Methode und wähle die passenden Werkzeuge – Programme, Gadgets oder Apps. Achte dabei darauf, nicht zu viel Zeit auf das Ausprobieren verschiedener Tools zu verwenden.
  • Alles schriftlich festhalten: Schreibe jede Aufgabe und Idee, für die du gerade keine Zeit hast auf. So hast du sie für die spätere Bearbeitung im Blick und kannst dich auf wichtigere Dinge konzentrieren. Die Notizen kannst du später in die gewählte Methode aufnehmen.
  • Denke zuerst nach, bevor du handelst: Du willst möglichst schnell alle Aufgaben abarbeiten? Dann solltest du nicht den Fehler machen und sofort alles selbst erledigen wollen. Prüfe zunächst, ob du die Aufgabe nicht delegieren solltest.
  • Vertraue deiner Intuition: Auch wenn Planung wichtig ist, oftmals erkennst du die Priorität deiner Aufgaben ganz intuitiv.
  • Plane Pausen: Pausen sind wichtig, und gehören auch zu einem guten Zeitmanagement dazu. Denn die beste Organisation nützt nichts, wenn du am Ende erschöpft bist und dich nicht mehr motivieren kannst.
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Fazit zu einem verbesserten Zeitmanagement:

Jetzt weißt du, wie du es schaffst, dein Arbeitsaufwand für einen Tag gering zu halten. Doch was ist, wenn du nur noch 2 Tage die Woche arbeiten willst? 

Um das zu erreichen brauchst du ein System, das über den Tag hinaus reicht. Überlege dir, was genau die Tätigkeiten sind, die Umsatz generieren. Das sind in der Regel auch die Tätigkeiten, die deinen Kunden das gewünschte Resultat erbringen. Deinem Kunden ist es egal, ob du dich auf allen Social Media Plattformen gekonnt präsentierst. Dein Kunde will eine ganz konkrete Veränderung in seinem Leben und wenn du ihm diese ermöglichst, gibt er dir gerne sein Geld. Versuche dich also nur noch darum zu kümmern, was deinem Kunden hilft und dir Geld bringt. Alle anderen Tätigkeiten, die als Selbstständiger oder Unternehmer anfallen, gibst du ab. Sogar als Arbeitnehmer kannst du deine Stunden pro Woche reduzieren, wenn du genau weißt, was dein Chef braucht und du ihm das in kürzester Zeit gibst.


Und nun?

Ich bin ein empathischer Game Changer. Es ist meine persönliche Mission, Menschen aus dem Motivationsloch zu helfen. Dabei verzichte ich auf oberflächliche Motivationssprüche oder „Tschakka“ und halte mich an Techniken, die faktisch funktionieren. Ich weiß genau, was funktioniert und was nicht, denn ich habe viele Extrem-Situationen getestet 🔥 …

Christian da Silva Ley

Challenges und persönliche Weiterentwicklung sind meine Passion. Nicht eingefahren sein und neue Wege gehen. Das Maximum rausholen. Ob 250 km Wüstenmarathon laufen, 1.200km den Rhein mit einem SUP Board paddeln, 1 Jahr mit einem 2 Stundenschlaf auskommen oder bei -15°C Grad einen Marathon in Sibirien, nur in Shorts laufen, mit Mönchen im indischen Kloster leben – ich habe in zahlreichen Selbstexperimenten getestet, wie viel mehr unser Körper im Stande ist zu leisten. In Vorträgen referiere ich zu diesen Themen und begeistere Menschen aus ihrer Komfortzone zu kommen.

Zugegeben: Keiner will jetzt wirklich lernen, wie man einen 250km Wüstenmarathon mit minimalem Training laufen kann oder wie man mit nur 2 Stunden Schlaf auskommt. Das was Du brauchst sind interessante Persönlichkeiten, die Menschen mitnehmen können. Und genau das bringe ich mit! (mehr als 800 TOP Referenzen!)


Wenn du mit einem Experten über deine Situation sprechen möchtest, vereinbare hier ein kostenloses Strategiegespräch.

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8 KOMMENTARE

  1. Ich persönlich bin eine Treue To-Do-Liste Benutzerin. Ich verwende http://kanbantool.com/ um meine Zeitmangment zu optimieren. Beim Kanban Tool werden Projekte, Termine und Aufgaben visualisiert und ich kann die ganze Arbeit und Ziele effektiv organisieren. Kanban Tool gibt mir eine Möglichkeit alles eins nach dem anderen abarbeiten und fühle mich dabei nicht unter Druck. Das Beste ist nun, dass ich meine Arbeitsprojekte und Aufgaben in Kalender einfach exportieren kann.