Zeitmanagement: Wie werde Sie Meister Ihrer Zeit?

Zeitmanagement: Wie werde Sie Meister Ihrer Zeit?

So werden Sie Meister des Zeitmanagement

Wenn Sie persönliche oder berufliche Ziele erreichen möchten, kommen Sie um ein gutes Zeitmanagement nicht herum. Viele Menschen haben das Gefühl, der Tag habe zu wenig Stunden für die Aufgaben und Ziele, die sie sich gesteckt haben. Ein übervoller E-Mail-Eingang, eine kurze Erledigung, ein kurzes Gespräch mit dem Vorgesetzten – schon ist der Arbeitstag schon wieder um. Ständige Erreichbarkeit und die Tendenz zu verschwimmenden Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben macht es vielen Menschen schwer, zu unterscheiden, was wesentlich ist und was nicht. Ziele, sowohl im Beruflichen als auch im Privaten, zu erreichen ist kein Hexenwerk – sondern eine Frage des richtigen Zeitmanagements.

Zeitmanagement

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Wichtig und unwichtig im Zeitmanagement

Dabei geht es darum, sich selbst besser zu organisieren und Prioritäten zu erkennen. Dies ist jedoch ein schwereres Unterfangen, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Denn alles beginnt und fällt mit dem Treffen guter Entscheidungen. Wir treffen etwa 20.000 Entscheidungen jeden Tag – bewusste und unbewusste. Besonders im Job muss man oft pfeilschnell und unter Zeitdruck und Stress antworten, und dabei treffen viele schlecht durchdachte Entscheidungen. Zeitmanagement zu betreiben bedeutet, seine kostbare Zeit sinnvoll und systematisch einzuplanen. Auf diese Weise kann man üben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und seine Aufgaben effizient zu erledigen, bis man die neue Einstellung irgendwann verinnerlicht hat. Durch gezieltes Zeitmanagement können Sie mehr Zeit gewinnen, um die wirklich wichtigen Dinge in kürzerer Zeit zu erledigen. Unwichtiges stellen Sie hinten an. Letztendlich haben Sie weniger Arbeit als zuvor mit den gleichen Aufgaben. So können Sie ein ausgeglichener es, erfüllteres und stressfreies Leben führen – und steigern gleichzeitig sogar Ihren Erfolg. Doch wie schaffen Sie es, sich selbst und ihre Zeit besser zu managen als bisher?

Methoden: Wie kann ich gutes Zeitmanagement erreichen?

Neben der typischen To-Do-Liste gibt es einige professionelle Anwendungen, seinen Zeitplan zu optimieren. Im Folgenden werden Ihnen einige bewährte Methoden und Techniken zum guten Zeitmanagement vorgestellt.

Die SMART-Methode

Diese Methode, die im Projektmanagement, aber auch in der Personalführung eingesetzt wird, betrifft den Grundstein eines erfolgreichen Zeitmanagement, nämlich das eindeutige Formulieren relevanter Ziele. Der Name SMART stellt ein Akronym für die Kriterien an diese Ziele dar:

  • S(pezifisch)
  • M(essbar)
  • A(kzeptiert)
  • R(ealistisch)
  • T(erminiert)

Ein Ziel wird nur dann als SMART eingestuft, wenn diese fünf Bedingungen erfüllt sind. Mit dieser Methode sollen Ziele möglichst nüchtern eingeschätzt werden und ein Zeitplan für ihre Erarbeitung gesetzt werden, der in jedem Fall schriftlich festgehalten werden sollte.

Die Get-Things-Done-Methode (GTD)

Diese bekannte Zeitmanagement – Methode wurde vom Beststeller-Autoren David Allen entwickelt. Das

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Prinzip hierbei ist, dass zunächst alle zu erledigenden Aufgaben gesammelt werden sollen und anschließend nach ihrer Dringlichkeit geordnet werden. Das Ganze soll in einem Verwaltungssystem schriftlich festgehalten werden. Dringende Aufgaben, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen – etwa die Beantwortung einer Mail – sollten direkt abgearbeitet werden, damit später Zeit für die wichtigen Dinge ist, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Mit dieser Methode, komplexe Projekte in seine Teilschritte zu zerlegen, sich deren unterschiedlichen Dringlichkeit bewusst zu werden und ihre Erledigungen zu strukturieren, weiß man im Arbeitsalltag stets, was als nächster Schritt zu tun ist.

Die Eisenhower-Methode

Diese Methode für ein besseres Zeitmanagement lässt sich auf den US-Präsidenten Dwight D. Einsenhower zurückführen. Das Grundprinzip ist eine Matrix, die aus vier Feldern besteht. Die Möglichkeiten entstehen durch die Kombination der Eigenschaften „Wichtigkeit“ (wichtig/unwichtig) und „Dringlichkeit“ (dringend/nicht dringend). Die Aufgaben, die anfallen, sollen nun in die Matrix eingetragen werden. Alles, was in die letzte Kategorie – unwichtig und nicht dringend – fällt, kann aussortiert werden. Die Aufgaben, die Sie der Ausprägung „wichtig und dringend“ zuordnen, sollen selbstverständlich zuerst in Angriff genommen werden. Die die dringenden und nicht wichtigen Aufgaben können Sie weiter delegieren. Die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben hingegen sollten selbst erledigt werden, für sie sollte allerdings ein genauer Zeitplan erstellt werden.

Die Not-to-Do-Liste

Wer kennt sie nicht, die klassische To-Do-Liste: Doch schon einmal etwas von der Not-to-Do-Liste

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gehört? Viele erfolgreiche Menschen entscheiden sich bewusst gegen ganz bestimmte Dinge. Sie prüfen, wo ihre Stärken liegen und von was sie lieber die Finger lassen. Dieser Trick zu besserem Zeitmanagement ist verblüffend simpel: Sie streichen alles an Aufgaben, aber auch an persönlichen Gewohnheiten, was sie am erreichen Ihrer Ziele hindern könnte. Dazu sollte man sich Gedanken machen, welche Dinge vermieden werden wollen, weil sie Zeit fressen oder keinen Nutzen bringen. Legen Sie sich dazu eine Liste mit diesen Dingen an und führen Sie sie öfter vor Augen. Auf dieser Liste könnte beispielsweise stehen, Dinge nicht zu Ende zu bringen, das Mailprogramm ständig geöffnet zu lassen oder sich ablenken zu lassen.

Tricks und Techniken Ihr Zeitmanagement zu optimieren

Neben diesen Methoden können einfache Tricks und Techniken eine effiziente Arbeitsweise erleichtern und so das

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Zeitmanagement verbessern. Die Schnelllese-Technik oder das Schreiben mit dem Zehn-Finger-System beispielsweise können kostbare Zeit einsparen. Weiterhin ist die Rolle der Mitmenschen nicht zu verachten. Bei mangelnder Kommunikation, chaotischer Arbeitsweise und schlechter Absprache ist Zeitmangel vorprogrammiert. Daher empfiehlt es sich, mit seinen Kollegen und Mitmenschen abzusprechen, feste Zeiten zu vereinbaren, und anderen seinen Arbeitsablauf offen zu legen. So sollten beispielsweise Vorgesetzte den Workflow der Arbeitnehmer kennen und umgekehrt müssen Mitarbeiter die Verfügbarkeiten ihrer Chefs kennen. Damit die vorgestellten Methoden des Zeitmanagement nicht nur trockene Theorie bleiben, gilt es, sie in den Alltag zu integrieren.

Dabei helfen Ihnen folgende simplen Tipps:

  • Wählen Sie ihre Methode und die Werkzeuge – Für ein optimales Zeitmanagement gibt es zahlreiche Methoden und Techniken. Entscheiden Sie sich für die passende Methode und wählen Sie die passenden Werkzeuge – Programme, Gadgets oder Apps. Achten Sie dabei darauf, nicht zu viel Zeit auf das Ausprobieren verschiedener Tools zu verwenden.
  • Alles schriftlich festhalten: Schreiben Sie jede Aufgabe und Idee, für die Sie gerade keine Zeit haben auf. So haben Sie sie für die spätere Bearbeitung im Blick und können sich auf wichtigere Dinge konzentrieren. Die Notizen können Sie später in die gewählte Methode aufnehmen.
  • Denken Sie zuerst nach, bevor Sie handeln – Sie wollen möglichst schnell alle Aufgaben abarbeiten? Dann sollten Sie nicht den Fehler machen und sofort alles selbst erledigen wollen. Prüfen Sie zunächst, ob Sie die Aufgabe nicht delegieren sollten.
  • Vertrauen Sie Ihrer Intuition – Auch wenn Planung wichtig ist, oftmals erkennen Sie die Priorität Ihrer Aufgaben ganz intuitiv.
  • Planen Sie auch Ihre Pausen – Pausen sind wichtig, und gehören auch zu einem guten Zeitmanagement dazu. Denn die beste Organisation nützt nichts, wenn Sie am Ende erschöpft sind und sich nicht motivieren können.

Sich selbst motivieren & Zeitmanagement

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Letztendlich geht es beim richtigen Zeitmanagement darum, die Verantwortung für eigenen Alltag zu ergreifen und mit Planung, Organisation, richtiger Zielsetzung und Motivation den Tag zu meistern. Sich selbst immer wieder zu motivieren ist dabei wichtig, um am Ball zu bleiben. Daher sollten Sie ab und an Ihre Arbeitsroutine aufbrechen. Dies kann Spaß an althergebrachten Aufgaben wieder hervorlocken. Wichtig ist außerdem, Ziel und Perspektiven im Auge zu behalten und diese auch mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern zu teilen – gegenseitig kann man die Spaß an der Aufgabe weiter steigern. Da sich negative Erlebnisse leichter im Gedächtnis bleiben als Erfolge, ist es außerdem wichtig, dass Sie sich jeden Tag erneut in Erinnerung rufen, was Sie in den vergangenen Tagen oder Wochen schon geschafft haben und sich dies auch am besten notieren. So machen Sie sich ihrer Fähigkeiten bewusst und starten motiviert und selbstbewusst in einen neuen Arbeitstag.
Ein gutes Zeitmanagement kann also helfen, seine Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitrahmens unterzubringen und seine Arbeitsweise und so auch seinen Erfolg zu optimieren. Ihr Stress wird sich deutlich reduzieren. Es lohnt sich, die vorgestellten Methoden einmal auszuprobieren und damit langfristig seine Effizienz zu steigern.

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2 Kommentare

  • Ich persönlich bin eine Treue To-Do-Liste Benutzerin. Ich verwende http://kanbantool.com/ um meine Zeitmangment zu optimieren. Beim Kanban Tool werden Projekte, Termine und Aufgaben visualisiert und ich kann die ganze Arbeit und Ziele effektiv organisieren. Kanban Tool gibt mir eine Möglichkeit alles eins nach dem anderen abarbeiten und fühle mich dabei nicht unter Druck. Das Beste ist nun, dass ich meine Arbeitsprojekte und Aufgaben in Kalender einfach exportieren kann.

    H.Weber Reply
    • Vielen Dank für den tollen Tipp!

      CHRIS LEY Motivationstrainer & Keynote Speaker Reply

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