Wenn du eine Idee vorstellst, hast du nur wenige Minuten Zeit, bis die ersten Fragen auf dich zukommen. Wenn du den Kern deiner Aussage gut zusammengefasst hast, dann kannst du dir zumindest Verständnisfragen ersparen. Spätestens, wenn es um die Umsetzung deines Vorschlags geht, mündet die Situation jedoch in eine Diskussion. Jetzt ist es hilfreich, wenn du dir die kommenden Fragen und Antworten schon selbst gestellt hast und sie qualifiziert beantworten kannst. Das ist ein dreistufiger Prozess, den du unbewusst bereits selbst durchläufst, wenn du deine Idee entwickelst. Je bewusster dir dieser Prozess ist, desto besser kannst du dich argumentativ in der Diskussion später durchsetzen. Wir wollen uns die drei Stufen dieses Prozesses im Detail ansehen.
1. Die Formulierung der Frage
Der erste Schritt ist die Formulierung einer oder mehrerer zentraler Fragen, und zwar nach dem konkreten Problem. Wenn du an diesem Punkt stehst, dann hast du ein Problembewusstsein entwickelt. Dir ist klar, dass etwas in betrieblichen Ablauf noch nicht perfekt ist und verbessert werden könnte. Versuche nun, anhand folgender Fragen herauszufinden, wo das konkrete Problem liegt:
- Warum arbeiten wir ineffizient?
- Was kostet uns Zeit, nützt uns aber nur wenig?
- Warum bleiben Aufgaben liegen oder gehen unter?
- Warum sind die Kollegen unzufrieden mit ihrer alltäglichen Arbeit?
- Welche (wiederkehrenden) Kritikpunkte an unserer Arbeit bekommen wir von Kunden oder aus anderen Fachbereichen?
Beantworte diese Fragen so konkret wie möglich. Auf diese Weise deckst du das tatsächliche Problem auf. Wenn sich beispielsweise im Kundensupport immer wieder Kunden darüber beschweren, dass sie niemanden erreichen, dann kann das Problem daran liegen, dass zu wenige Mitarbeiter im Support arbeiten oder die vorhandenen Mitarbeiter fehlerhafte Prozesse haben, die sie aufhalten und ineffizient machen.
Beispiel:
Thomas arbeitet im Marketing eines Versandhandels. Für die Konzeption der Sonderangebote im Online-Shop braucht er konkrete Produktvorschläge aus dem Einkauf. Er hat bereits mehrfach Mails geschrieben und auch die verantwortlichen Kollegen immer wieder angerufen. Aus seiner Sicht hat er alles getan, damit dem Einkauf bewusst ist, bis wann er ihren Input braucht. Trotzdem bekommt er von den Kollegen entweder verspätet oder gar keine Produkte zugeschickt.
Die Kollegen im Einkauf wiederum gehen davon aus, dass es Aufgabe des Marketings ist, die Sonderangebote im Online-Shop einzustellen. Sie freuen sich zwar, wenn sie gefragt werden, haben es aber nicht als ihre Aufgabe verstanden, diesen Input regelmäßig zu liefern. Sie sind sich der Deadlines und Abläufe im Marketing nicht bewusst.
Die Definition der Hypothese
Der nächste Schritt besteht in der Entwicklung einer Hypothese. Du hast ein Problem aufgedeckt, welches zunächst noch ein Problem ohne Lösung ist. Um bei unserem obigen Beispiel zu bleiben: hier besteht das Problem darin, dass zwei Abteilungen die Prozesse der jeweils andere nicht kennen und sich dafür natürlich auch nicht verantwortlich fühlen. Das Marketing ärgert sich über den Einkauf, weil die benötigten Daten nicht rechtzeitig angeliefert werden. Der Einkauf wiederum wundert sich, dass das Marketing sich laufend beschwert, denn ihnen ist gar nicht bewusst, dass diese Aufgabe bei Ihnen liegt.
Hypothesen zu dieser Situation könnten wie folgt lauten:
- Im Einkauf gibt es keinen, der für die Anlieferung der Produktvorschläge verantwortlich ist
- Der Einkauf ist fachlich damit überfordert, Produktvorschläge zu liefern
- Es wäre besser, wenn das Marketing dem Einkauf diese Vorschläge liefert und dieser sie lediglich freigibt
Wozu diese Hypothesen? Sie haben zwei Gründe.
Einerseits sollen sie dir helfen, eine Idee zu entwickeln. Wenn Thomas der Auffassung ist, dass es im Einkauf keinen Kollegen gibt, der sich für sein Anliegen verantwortlich fühlt, dann führt ihn das automatisch auch zu einem Lösungsvorschlag. Er könnte den Abteilungsleiter darauf ansprechen. Es kann aber auch sein, dass diese Hypothese falsch ist, was überprüft werden muss. Durch die Überprüfung wird die Ist-Situation aufgedeckt und es kann nun mit ihr gearbeitet werden.
Das führt dich auch zum zweiten Grund für unsere Hypothesen. Sie verschaffen dir ein vollständiges Verständnis der Situation. Du kannst Gründe ausschließen, die falsch sind, gleichzeitig siehst du aber auch, aus welchen Faktoren sich das vollständige Bild zusammensetzt. Je vollständiger dein Verständnis einer Situation ist, desto besser wird deine Idee und desto verständnisvoller kann deine Kommunikation gegenüber den Entscheidungsträgern aufgebaut werden.
Die Entwicklung der Kernidee
Du hast nun die Situation vollständig verstanden und kannst eine Kernidee entwickeln. Diese Kernidee ist das, was du im Gespräch vorstellst und was du durchsetzen willst. Sie muss noch nicht final sein, aber so durchdacht, dass du sie sinnvoll präsentieren kannst. Betrachte die Kernidee als eine Grundlage für die weitere Arbeit an einem finalen Prozess.
In unserem Beispiel könnte eine solche Kernidee der Vorschlag sein, dass der Abteilungsleiter des Einkaufs für Thomas einen Ansprechpartner ernennt, der künftig für die Produktvorschläge verantwortlich ist. Dieser bekommt den laufenden Auftrag, Thomas diese rechtzeitig zu liefern. Ob das im Rahmen eines Meetings geschieht oder ob dafür eine E-Mail ausreicht, können beide untereinander und im Laufe der Zeit herausfinden und jederzeit anpassen.
Das Beispiel zeigt einen wesentlichen Erfolgsfaktor einer solchen Kernidee. Sie muss flexibel sein. Du arbeitest an dieser Stelle noch keinen vollständig ausgereift Prozess aus, sondern lediglich einen groben Vorschlag, der gemeinsam finalisiert wird.
