Die Zeit in der wir leben erscheint gigantisch schnelllebig. Höher, schneller, weiter und besser lautet die Devise. Der Druck ist groß, das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben, oft überwältigend. Kennst Du den Wunsch, der Tag möge 48 Stunden haben? Ist die letzte Woche wieder einmal wie im Flug vergangen? Die gute Nachricht vorweg: Hier erfährst Du, wie Du das Rasen der Zeit stoppst und Dir sogar noch Zeit für Dich übrig bleibt – mit dem Pareto Prinzip.

Was ist das Pareto Prinzip?

Pareto Prinzip
Pareto Prinzip (Quelle: wikipedia.com)

Der Ökonom Vilfredo Pareto fand heraus, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erzielt werden und erkannte diese Formel als Grundprinzip der Wirtschaft. Dieses grundlegende Prinzip ist als 80-zu-20-Regel, Pareto Effekt oder Pareto Prinzip bekannt. Das Pareto Prinzip gilt nicht nur für die Wirtschaft, sondern hat in allen Lebensbereichen Gültigkeit. Es besagt mit anderen Worten, dass eine Erhöhung des Aufwands nicht mit einer Erhöhung der Ergebnisse gleichzusetzen ist. Die Kernaussage beim Pareto Prinzip lautet: weniger ist mehr. Das gilt allerdings nur für die Quantität, wie Du gleich erfahren wirst.


Wie funktioniert das Pareto Prinzip?

Das Pareto Prinzip, vielfach auch Pareto-Effekt (80 zu 20 Regel oder 80/20 Prinzip genannt) ist nach Vilfredo Frederico Pareto benannt. Die Aussage besteht darin, dass mit 20 % des Gesamtaufwandes 80 % der Ergebnisse erreicht werden (können). Somit benötigen die verbleibenden 20 % der Ergebnisse mit 80 % die wohl meiste Arbeit. Beispiel: 20 % der Familien von Italien verfügen über 80 % des Volksvermögens. Ein kleiner Prozentsatz ist somit zum überwiegendem Teil für das Gesamtergebnis verantwortlich.

Dein persönliches Zeitmanagement mit dem Pareto Prinzip

Die Zeit vergeht zu schnell um alles, was Du Dir vorgenommen hast, zu erledigen. Das heißt: Du musst Prioritäten erkennen, um Dich besser zu organisieren! Mit einem Prioritätenprinzip wird Unwichtiges hinten angestellt. Du bemerkst, dass Du dadurch in weniger Zeit viel mehr schaffst als vorher. In einen Motivationskalender hältst Du fest, welche Belohnung Du Dir gönnst, wenn Du die gesteckten Ziele wie vorgegeben erreicht hast.

Erfolgreiche Umsetzung mit dem Pareto Prinzip

Dieses Prinzip basiert beruflich wie privat auf einer geringeren Quantität als bisher. Wichtig ist, dass Du die 20-prozentige Priorität erkennst. In die Prioritäten bindest Du Deine realistischen kurz-, mittel- und langfristigen Ziele klar definiert ein und setzt jeden Tag das Erreichen eines Zieles um. Die schriftliche Fixierung gilt auch für die sich einstellenden Erfolge. Dein erster Schritt muss innerhalb von 72 Stunden erfolgen. Am besten schreibst Du vorher eine Woche lang alles, was Du machst, inklusive der Pausen auf um zu erkennen, was bisher schief läuft. Multitasking ist übrigens tabu. Hektik ebenfalls. Beides führt dazu, dass Du Dich verzettelst. Immer alles nach Priorität hintereinander ist wesentlich effektiver. Deswegen alles, was du erledigt hast, abhaken. Pausen müssen sein, um physisch und psychisch zu regenerieren.

Beispiele für das Pareto Prinzip

Im Folgenden sollen Dir einige Beispiele das Pareto Prinzip verdeutlichen:

  • 20% der Kunden tätigen 80% der Umsätze eines Unternehmens
  • … 20 Prozent der Waren erwirtschaften 80% des Hauptumsatzes
  • … 20 Prozent der Termine sind für 80% der Abschlüsse ausschlaggebend
  • 20% der Telefonate ergeben 80% der vereinbarten Termine
  • 20% der Adressen führen zu 80% der Telefonate

Was bedeutet das Pareto Prinzip im Alltag für Dich?

Die Umlegung des Pareto Prinzips auf den Alltag bringt faszinierende Erkenntnisse. Mit 20% der Telefonnummern im Speicher Deines Handys tätigst Du 80% Deiner Anrufe. Mit 20% Deiner Ernährung deckst Du 80% der benötigten Nährstoffe ab. In 20% Deiner Zeit erledigst Du 80% Deiner Aufgaben! Bedeutet diese Erkenntnis nach dem Pareto Prinzip, dass wir nur noch 20% unserer Zeit für das Erreichen unserer Ziele aufwenden sollen?

Wie nutzt Du das Pareto Prinzip für Dich gewinnbringend?

Der Gedanke, Dich gezielt den durch das Pareto Prinzip als effizient erkannten 20% zu widmen und damit Deine Effektivität zu steigern, ist naheliegend. Nach der Kenntnis um das Pareto Prinzip liegt die Herausforderung darin, die 20% zu erkennen. Dafür ist zunächst wichtig, das Ziel zu kennen. Besser zu sein oder reicher zu werden sind keine definierten Ziele. Die Wenigsten definieren ihre kurz-, mittel- und langfristigen Ziele in allen Lebensbereichen klar und deutlich. Solange Du Dein Ziel nicht deutlich formuliert hast, kannst Du auch nicht dort ankommen. Denke dabei an eine Reise. Wenn Du das Ziel vor Augen hast, nächstes Jahr im Juli nach Hawaii zu reisen ist beispielsweise die Aussage, irgendwann auf eine Insel im Pazifik zu wollen grundlegend eine andere.

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Ein kurzer Abriss zum Thema Ziele:

Zeitmanagement, Pareto Prinzip
Zeitmanagement
  • erstelle kurz-, mittel und längerfristige Ziele klar und deutlich
  • setzte realistische Ziele
  • unterteile Deine Ziele in Etappen
  • halte die Ziele als auch die Erfolge schriftlich fest
  • beginne innerhalb von 72 Stunden mit dem ersten Schritt
  • trage täglich etwas zum Erreichen Deines Zieles bei

Tipp:

Hier ist Selbstmanagement gefragt. Wenn Du allerdings an einem blinden Fleck angelangt bist und das Gefühl hast, am Stand zu treten, hilft Dir ein Impulsvortrag auf die Sprünge. Nutze die Möglichkeit, ein Gratisseminar zu besuchen. Hier findest Du weiterführende Informationen zu gratis Motivationsvorträgen und gratis Seminaren um das Pareto Prinzip für Dich zu nutzen.


Wie erreichst Du mit dem Pareto Prinzip Deine Ziele?

Du kennst nun das Pareto Prinzip und hast Deine Ziele definiert. Widmen wir uns wieder den ausschlaggebenden 20% des Aufwandes, die 80% unseres Erfolges ausmachen. Der entscheidende Punkt ist, genau diese 20% des Pareto Prinzips erkennen zu lernen. Nimm Dir die Zeit, eine Woche lang Deinen Tagesablauf schriftlich festzuhalten. Notiere Deine alltäglichen Aufgaben, liste Deine Projekte auf und berücksichtige die benötigte Zeit für Hausarbeit. Schreibe dazu, wie viel Zeit Du für die jeweiligen Tätigkeiten aufgewendet hast und halte daneben die erzielten Ergebnisse fest. Ein zusätzlicher, wichtiger Punkt ist das Notieren Deiner Pausen. Sei so genau wie möglich! Durch das Aufschreiben schärfst Du Dein Bewusstsein und der erste Schritt zum Erkennen der 20% ist getan.


Woher kommt der Mehraufwand laut Pareto Prinzip?

Pareto Prinzip
Pareto Prinzip

Du fragst Dich, wie es sein kann, dass im Umkehrschluss so viel Zeit vergeht, die laut Pareto Prinzip einen unproduktiven Mehraufwand bedeutet. Du bist doch den ganzen Tag unterwegs, hast kaum Zeit für Dich und die Grenze des Machbaren oft erreicht, wenn nicht überschritten. Dennoch ist das Ergebnis oft ernüchternd. An dieser Stelle ist es wichtig zu erkennen, dass gerade Hektik den größten Stolperstein für Effizienz darstellt. Sie führt dazu, dass Aufgaben ungenau erledigt werden und einen Mehraufwand an Nachbearbeitung erfordern. Multitasking ist Trend, wird als wichtige Fähigkeit hochgelobt und ist angeblich in unserer Zeit unverzichtbar. Multitasking stellt auch den nächsten Stolperstein dar. Durch gleichzeitiges Erledigen mehrerer Aufgaben geht der Fokus auf die Hauptaufgabe verloren. Es braucht Zeit, den Faden wieder aufzunehmen, die Konzentration zu bündeln und die Arbeit fertig zu stellen. Kennst Du das Phänomen des „schnell noch…“? Unter dem Begriff desVerzettelns erweckt es zunächst den Anschein, Zeit zu sparen, indem Dinge „im Vorbeigehen“ erledigt werden. Mitunter wird dabei sogar das ursprüngliche Ziel aus den Augen verloren, vergessen oder verschoben. Das Ergebnis zeigt sich in mehreren unerledigten oder halbfertigen Aufgaben und führt zu Frust. Langsam wird klar, woher ein Teil des Mehraufwandes beim Pareto Prinzip herrührt und der zweite Schritt zum Erkennen der 20% ist getan.

Ein kurzer Abriss zum Thema Stolpersteine erkennen:

  • erstelle ein möglichst klares Tagesziel
  • nimm Dir jeweils eine konkrete Aufgabe vor, deren Ziel ebenfalls klar definiert ist
  • erstelle To-do-Listen und hake die erledigten Dinge ab
  • arbeite fokussiert und konzentriert
  • schalte Störquellen wo es möglich ist aus

Tipps:

Autogenes Training und Mentaltraining helfen, Deinen Fokus zu finden und Deine Konzentration zu erhöhen. Gratis E-Books, gratis Podcasts und gratis Hörbücher erleichtern den Einstieg in die faszinierende Welt des Mentaltrainings. Es hat seinen Grund, warum Firmen in Führungskräfteseminare investieren oder ein Inhouse Seminar abhalten lassen. Je klarer, bewusster und strukturierter die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter ist ihr Arbeitseinsatz, wodurch hohe Kosten eingespart werden. Das Wissen um das Pareto Prinzip liegt dem zugrunde. Daher werden auch Förderungen wie der Bildungsscheck angeboten, um die professionelle Anleitung eines Motivationstrainers in Anspruch nehmen und gewinnbringend anwenden zu können.

Wie gewinne ich Zeit durch das Pareto Prinzip?

Kreisen Deine Gedanken um die Frage, wie Du trotz vollem Terminplan Zeit gewinnst? Die Antwort ist verblüffend: indem Du Pausen einlegst! In der Hektik des Alltags, mit dem Kopf voller Dinge, die abzuarbeiten sind, wird auf Mittagspausen verzichtet, gegessen wird nebenbei. Das allgegenwärtige Handy klingelt zwischendurch, Pausen werden schnell für Telefonate genutzt. Es entsteht das trügerische Gefühl, andauernd beschäftigt zu sein, keine Zeit für Pausen oder Essenzu haben und telefonisch unabkömmlich zu sein. Diese Art und Weise, den Alltag zu leben, kostet Kraft – und Zeit! Ohne klar definierte Pausen bekommen Körper und Geist keine Gelegenheit zur Erholung und die Seele rebelliert. Irgendwann stellt sich das Gefühl des ausgebrannt seins ein – oft mit dem nagenden Groll, dennoch zu wenig geleistet zu haben, im Hintergrund. Niemand kann ein ständig gleichbleibendes hohes Konzentrationsniveau halten. Unser Organismus braucht Phasen der Regeneration. Durch das Einhalten von Pausen wird erneute Produktivität erst möglich. Ohne bewusste Regenerationsphasen schweifen die Gedanken immer öfter ab, die Konzentration fällt schwer. Dinge werdenhinausgezögert und verschoben, bummeln und trödeln stellen sich ein und kosten noch mehr Zeit. Mit dem Enttarnen von kräfteraubenden „Zeitfressern“ und der Einsicht zur Notwendigkeit von Pausen ist der dritte Schritt zur Erkennung des Mehraufwandes laut Pareto Prinzip erreicht.

Ein kurzer Abriss, um Zeit zu gewinnen:

  • definiere Deine Pausen klar und halte Dich daran
  • genieße Deine Mahlzeiten bewusst ohne Nebentätigkeiten
  • lege eine kurze bewusste Zwischenpause ein, wenn die Gedanken zu sehr abschweifen
  • mache Dir klar, dass Du nicht allzeit verfügbar sein musst
  • lege dein Handy bewusst zur Seite oder schalte es lautlos
  • lerne „nein“ zu sagen
  • durchforste deine Freizeit nach ungeliebten Tätigkeiten und verabschiede dich davon

Tipps:

Zeitmanagement will gelernt sein. Erstelle Dir einen Plan, sprich Dich mit Deiner Familie und Deinen Mitarbeitern ab und zögere nicht, Coaching zur Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Nutze das Angebot eines Probecoachings. Wir sehen oft den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr, ein klarer Blickwinkel von einem Außenstehenden Profi hilft. Hole Dir Motivation wo Du kannst, durchMotivationskalender, oder kleine Dinge im Alltag. Erlerne Strategien, die Dein Leben nachhaltig verändern und verbessern.

Game Changer Webinar

Wer hier schreibt:

Ich bin ein empathischer Game Changer. Es ist meine persönliche Mission, Menschen aus dem Motivationsloch zu helfen. Dabei verzichte ich auf oberflächliche Motivationssprüche oder „Tschakka“ und halte mich an Techniken, die faktisch funktionieren. Ich weiß genau, was funktioniert und was nicht, denn ich habe viele Extrem-Situationen getestet 🔥 …

Christian da Silva Ley

Challenges und persönliche Weiterentwicklung sind meine Passion. Nicht eingefahren sein und neue Wege gehen. Das Maximum rausholen. Ob 250 km Wüstenmarathon laufen, 1.200km den Rhein mit einem SUP Board paddeln, 1 Jahr mit einem 2 Stundenschlaf auskommen oder bei -15°C Grad einen Marathon in Sibirien, nur in Shorts laufen, mit Mönchen im indischen Kloster leben – ich habe in zahlreichen Selbstexperimenten getestet, wie viel mehr unser Körper im Stande ist zu leisten. In Vorträgen referiere ich zu diesen Themen und begeistere Menschen aus ihrer Komfortzone zu kommen.

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