Mit schwierigen Mitarbeitern umgehen

Was suchen Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt der Zukunft? Wie kannst du dein Profil stärken und noch attraktiver für deinen Arbeitgeber werden? Hebe dich von der Masse ab, indem du dir die Softskills aneignest, die der Arbeitsmarkt der Zukunft am stärksten nachfragen wird. Also Fähigkeiten, die dir helfen, erfolgreich mit anderen zu interagieren, Ideen durch zu setzen und mit Veränderung um zu gehen – dazu gehören u.a. Kreativität, Überzeugungskraft, Anpassungsfähigkeit, Teamfähigkeit und emotionale Intelligenz.

• Stärke dein Profil und mache dich noch attraktiver für den Arbeitsmarkt der Zukunft.
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• Verbessere dein Zeit- und Selbstmanagement und tritt noch selbstsicherer auf.

Wer kennt ihn nicht: den Mitarbeiter im Team, der immer wieder Schwierigkeiten bereitet? Als Führungskraft wirst du nicht nur angenehme Situationen im beruflichen Alltag haben, sondern du wirst zwangsläufig auch mit schwierigen Mitarbeitern zu tun haben.

Welche Faktoren machen einen Mitarbeiter schwierig? Welche Rolle nimmst du dabei als Führungskraft an? Das Verständnis der Situation wird dir helfen, deine Möglichkeiten zu erkennen. Bei schwierigen Mitarbeitern wird oft direkt an eine Entlassung gedacht. Das ist zwar ein effizienter Weg und löst das Problem, könnte aber vermieden werden und bringt auch neue Probleme mit sich. Denn nur, weil der Mitarbeiter als schwierig gilt, bedeutet das nicht, dass er fachlich entbehrlich für das Unternehmen ist. So manche schwierige Situation hätte noch gerettet werden können – und damit ließe sich fürs Unternehmen eine wertvolle Fachkraft sichern.

Welche Probleme bringen schwierige Mitarbeiter mit sich?

Anschließend lernst du, welche Leistungsprobleme ein schwieriger Mitarbeiter mit sich bringt. Du erhältst verschiedene Lösungsansätze an die Hand, die du ausprobieren kannst, um eine Entlassung dieses wertvollen, aber schwierigen Mitarbeiters zu verhindern. Du erfährst auch, wie du häufige Fehler im Umgang mit schwierigen Mitarbeiterin vermeidest. Die Kommunikation ist aber dein Schlüssel zum Erfolg. Sie muss allerdings anders gestaltet sein als mit einem Mitarbeiter, der keine Probleme bereitet. Mindestens genauso wichtig ist in dieser Situation deine Kommunikation mit deinem Team. Denn dieses wird natürlich mitbekommen, dass ein Konflikt zwischen einem Mitarbeiter und der Führungskraft entstanden ist.

Was du in diesem Artikel lernst:

Nach diesem Artikel weißt du, wie du als Führungskraft mit einzelnen schwierigen Mitarbeitern umgehen kannst und wie du es schaffst, dem Unternehmen eine wertvolle Fachkraft zu sichern. Du kannst aber auch erkennen, wenn die Situation aussichtslos ist. Dann weißt du, was zu tun ist.

1. Was ist ein „schwieriger“ Mitarbeiter?

Die Bezeichnung „schwieriger Mitarbeiter“ ist an sich schon schwierig. Denn es gibt keine pauschale Erklärung dafür, was einen Mitarbeiter schwierig macht. Das ist abhängig von der Situation des Unternehmens, der Entstehung des Konfliktes, der Persönlichkeit des Mitarbeiters und auch deiner eigenen Rolle als Führungskraft. Eine schwierige Konstellation ist das Ergebnis einer Anbahnungsphase, in der der Konflikt zwischen Mitarbeiter und Unternehmen entstanden ist. Sowohl der Mitarbeiter als auch du als Führungskraft spielen dabei eine Rolle. Außerdem können noch weitere Faktoren hinzukommen, um das Ganze zu verkomplizieren.

Schwierige Mitarbeiter sind diejenigen, mit denen es über einen längeren Zeitraum immer wieder zu Konflikten, abweichenden Ansichten und Problemen kommt. Es kann sich dabei entweder um das gleiche Problem handeln, oder aber der Mitarbeiter fällt regelmäßig durch unterschiedliche Probleme auf. Eine erste Annäherung an den Begriff kann lauten: die Zusammenarbeit funktioniert nicht. Dies beinhaltet aber noch keine dedizierte Analyse der Gründe.

Zunächst wollen wir also versuchen, zu verstehen, was einen schwierigen Mitarbeiter ausmacht und wie es überhaupt zu dieser Konstellation kommen kann. Dieses Verständnis ist wichtig für dich, um über Lösungsansätze nachdenken zu können.

Arten schwieriger Mitarbeiter

Schwierig ist nicht gleich schwierig. Es gibt eine ganze Menge Konstellationen, in denen einzelne Mitarbeiter zum schwierigen Thema werden können. Beispielsweise können Probleme daher rühren, dass ein Mitarbeiter nicht die Leistung bringt, die von ihm erwartet wird. Oder aber er integriert sich nicht in das bestehende Team und die Bemühungen der Kollegen führen nirgendwo hin. Manchmal liegt das an der Persönlichkeit des Mitarbeiters oder seiner Historie mit dem Unternehmen, mal aber auch an strukturellen Problemen in der Abteilung oder an Ressourcenknappheit. Erkennst du deinen Mitarbeiter in diesen Beschreibungen?

Leistungsschwache Mitarbeiter

Im Bewerbungsgespräch klang der Mitarbeiter so vielversprechend. In der Praxis aber merkst du, dass er nicht die Leistung bringt, die du von ihm anhand der Bewerbung erwartet hast. Deadlines werden regelmäßig nicht eingehalten, fachlich stimmt das Ergebnis nicht, die anderen Kollegen beschweren sich über mangelnde Kompetenz oder es kommt immer wieder zu vermeidbaren Fehlern. Trotz Einarbeitung und regelmäßige Feedback-Gespräche bessert sich die Situation nicht. Hilfsangebote von Kollegen oder von dir als Führungskraft werden nicht angenommen. Schlimmstenfalls sieht der betreffende Mitarbeiter gar nicht, dass die Leistung nicht das ist, was von ihm erwartet wird.

In diesem Fall ist der Mitarbeiter schwierig, da deine Erwartung an seine Leistung und das gelieferte Ergebnis sich nicht decken. In so einem Fall hast du allerdings noch Möglichkeiten. Du kannst Hilfsangebote zur Weiterbildung machen oder mit dem Mitarbeiter das direkte Gespräch suchen und herausfinden, warum die Leistung nicht gebracht werden kann. Gleichzeitig solltest du aber damit rechnen, dass sich der Mitarbeiter in den Bewerbungsgesprächen kompetenter verkauft hat, als er ist.

Unmotivierte Mitarbeiter

Ein unmotivierter Mitarbeiter kann zwar fachlich top sein, ihm fehlt jedoch die Motivation, seine Kompetenz zielführend einzubringen. Das kann viele Gründe haben. Alle laufen auf eine innere Kündigung hinaus. Die innere Kündigung passiert lange, bevor der Mitarbeiter seine Kündigung tatsächlich ausspricht oder auch nur darüber nachdenkt, sich nach neuen Herausforderungen umzusehen.

Mangelnde Motivation kann zum Problem werden, wenn der Mitarbeiter in der Vergangenheit versucht hat, sich aktiv einzubringen, und damit auf wenig Gegenliebe gestoßen ist. Häufig handelt es sich hierbei um Fehler im Management. Wenig bis gar kein Feedback, schlechte Stimmung im Team, fehlende Perspektive, mangelnde Anerkennung und Fehlkommunikation von Zielen und Meilensteinen sind weitere Gründe, die einen guten Mitarbeiter in jemanden verwandeln können, der nur noch Dienst nach Vorschrift erledigt.

Problematisch ist das, da du als Führungskraft dich auf die Erfahrungen und Kompetenzen dieses Mitarbeiters verlässt. Der Mitarbeiter hingegen ist nur noch bereit, das Nötigste an Arbeitsleistung einzubringen. Dieser Konflikt wird nicht offen aufgetragen, da unmotivierte Mitarbeiter es meist schon aufgegeben haben, überhaupt noch das Gespräch zu suchen. So entsteht auf beiden Seiten Frust. Du als Führungskraft entwickelst ein Unverständnis für diesen Mitarbeiter, während er seine Arbeitskraft nur noch so schonend wie möglich einbringt, Verantwortung scheut und versucht, sich das Leben im Büro so leicht wie möglich zu machen.

Schwierige Persönlichkeiten

Gerade die Corona-Krise hat uns gezeigt, dass unterschiedliche Einstellungen im Büro doch nicht so einfach zu Hause gelassen werden können. Gesellschaftliche Themen finden immer ihren Weg auf die Arbeit, gerade dann, wenn es gilt, sich an allgemein akzeptierte Regeln zu halten.

Weichen die Meinungen, Haltungen und Verhaltensweisen eines Mitarbeiters stark von denen der anderen ab, führt das unweigerlich zu Problemen. Um beim Beispiel Corona zu bleiben: ein Mitarbeiter, der sich etwa weigert, eine Maske zu tragen, wird zwangsläufig bei den Kollegen anecken. Schon vor Corona haben schwierige Persönlichkeiten auch schwierige Mitarbeiter abgegeben. Häufig haben diese Mitarbeiter auch im Privatleben Probleme aufgrund ihrer Persönlichkeit, erkennen dass jedoch selbst nicht, sondern sehen immer die anderen in der Verantwortung. Das macht die Situation leider nur noch verfahrener.

Als Führungskraft hast du zwar die Möglichkeit, mit den betreffenden Mitarbeitern das Gespräch zu suchen. Obwohl manche Einsicht zeigen und sich mäßigen werden, erweisen sich solche Gespräche oft nicht als erfolgreich. Disziplinarische Maßnahmen sind eine weitere Möglichkeit, den Mitarbeiter doch noch halten zu können, da sie so merken, dass ihr Verhalten Konsequenzen für sie haben wird. Häufig läuft es auf individuelle Vereinbarungen hinaus, die einen solchen schwierigen Mitarbeiter von Situationen fernhalten, in denen er Probleme bereiten könnte. Beispielsweise lässt du ihn eher isoliert arbeiten oder musst ihn aus Projekten ausschließen, in denen andere Mitarbeiter arbeiten, mit denen er nicht klarkommt.

Mitarbeiter mit privaten Problemen

Private Probleme können jedem passieren und belasten leider dennoch das berufliche Verhältnis. Typische private Probleme, die auch zu beruflichem Ärger führen können, sind:

• Trennung und Scheidung
• Krankheit (körperlich und psychisch)
• Finanzielle Probleme
• Organisatorische Probleme im Privatleben (z.B. durch die alleinige Erziehung eines Kindes, Umbrüche im Privatleben…)
• Alkohol- oder Drogenprobleme

Der Beruf ist ein Bestandteil des Lebens als Ganzes. Er ist für die meisten Menschen nicht der hauptsächliche Inhalt, und das ist auch gut so. Das bedeutet aber auch, dass sie ihre Prioritäten bei Problemen im privaten Bereich zwangsläufig auf das Privatleben legen werden. Ein verantwortungsbewusster Mitarbeiter wird versuchen, dennoch im Job die gleiche, gewohnte Leistung zu bringen. Das ist aber nicht immer möglich und muss zu einem Teil mitgetragen werden.

Handelt es sich um eine vorübergehende Situation, etwa eine Krankheit mit guter Prognose, dann kann das Unternehmen diese Situation für eine Weile tragen. Der Mitarbeiter wird das dankbar annehmen. Problematisch wird es, wenn der Mitarbeiter durch seine privaten Probleme immer wieder zu spät kommt, ausfällt, die gewohnte Leistung nicht mehr bringen kann oder die Stimmung im Team negativ beeinflusst. Wer beispielsweise gerade eine schwere Scheidung durchlebt, hat zwangsläufig nicht die beste Laune und muss häufiger tagsüber zu Terminen mit dem Anwalt. Es ist nicht absehbar, wann diese Situation beendet ist.

Sofern es sich nicht um ein beständiges Problem das Mitarbeiters handelt, kannst du als Führungskraft versuchen, im Gespräch mit dem Mitarbeiter einen Modus zu finden, der für beide Seiten funktioniert. Vielleicht ist es eine Option, ihm vorübergehend Verantwortung zu entziehen, damit er sich auf sein Privatleben konzentrieren und Probleme lösen kann. Wenn er dann wieder voll einsatzbereit ist, steht dem nichts im Wege. Wichtig ist hier in jedem Fall das offene Gespräch. Wenn dieses nicht gewährleistet ist, ist es schwer, eine Lösung zu finden.

Destruktive, negative Mitarbeiter

Eine positive Stimmung im Team wächst mit der Zeit und braucht beständige Pflege, um zu bleiben. Leider ist es viel einfacher, die einmal aufgebaute gute Grundstimmung wieder kaputtzumachen. Es braucht nur ein Mitglied im Team, welches durch schlechte Laune auffällt, eher destruktiv als positiv denkt und die Stimmung zunichte macht. Schon ist der Arbeitsalltag auch für alle anderen keine Freude mehr.

Dabei ist das Einstellungssache. Bestimmt kennst du im Freundeskreis eine Person, mit der lieber nicht so viel unternimmst, da du dich nach dem Kontakt mit ihr wie ausgesaugt fühlst. Ständig jammert sie, sieht in allem nur das Schlechte und bringt keine Vorschläge ein, wie es besser laufen könnte, sondern versteht sich eher auf destruktive Kritik. Diese Person ist natürlich selbst auch irgendwo Mitarbeiter. Ihre Einstellung lässt sie nicht zu Hause, sondern nimmt sie ins Büro mit.

Das Problem dieser Mitarbeiter besteht darin, dass ihnen das selbst nicht bewusst ist. Mit der Zeit werden sich die Kollegen darüber beschweren, dass der betreffende Mitarbeiter ständig alles kritisiert und sich nur beschwert. Sie werden ihn von sich aus meiden. Hinter einer solchen Einstellung steckt oft eine tiefe Unzufriedenheit, die nicht nur mit Beruflichem zu tun hat. In einem solchen Fall kann es helfen, den Mitarbeiter zu ermahnen, sich mit negativen Kommentaren im Büro zurückzuhalten. Das kann zwar seine Einstellung nicht ändern, denn das muss er selber leisten, macht aber die Zusammenarbeit mit ihm für die anderen Kollegen angenehmer.

Schwer zu führende Mitarbeiter

Manche Mitarbeiter erweisen sich als schwierig zu führen und machen, was sie wollen. Auf Termine und Deadlines kannst du dich bei ihnen nicht verlassen. Verlassen kannst du dich eigentlich nur darauf, dass eine besprochene Aufgabe genau so erledigt wird, wie sie eben nicht besprochen war.

Typisch für solche Mitarbeiter ist die Einstellung, dass sie es besser wissen als alle Kollegen und die Führungskraft. Häufig findet man dieses Phänomen unter erfahrenen Fachkräften, die bereits mehrere Jahre Berufserfahrung gesammelt haben und dadurch ein Anspruchsdenken entwickelt haben, welches aber nicht erfüllt wurde. Ein solcher Mitarbeiter könnte sich beispielsweise auf deinem Stuhl als Chef sehen. Er erkennt allerdings nicht, warum er eben nicht auf diesem Stuhl sitzt. Typisch ist diese Einstellung aber auch für sehr junge, unerfahrene Mitarbeiter, die in ihrem Leben noch nicht die Erfahrung gemacht haben, dass sie nicht nur machen können, was sie für besser halten. Die Ursachen für ein solches Verhalten sind unterschiedlich.

Auch in diesem Fall kann dich ein offenes Gespräch weiterbringen. Versuche, herauszufinden, warum sich der Mitarbeiter so verhält. Denn dann kannst du mit seinen Bedürfnissen arbeiten und einen Modus finden, wie er sich produktiv einbringen kann, ohne dabei destruktiv fürs Team zu sein.

Überforderte Mitarbeiter

Überforderung macht nicht nur den Mitarbeiter unzufrieden, sondern führt für dich als Führungskraft und auch für das Unternehmen nicht zu einem guten Ergebnis. Die Überforderung kann dabei verschiedene Ursachen haben. Am einfachsten ist es noch, wenn der Mitarbeiter fachlich überfordert ist. Dann wäre es eine Möglichkeit, ihm einen erfahrenen Kollegen zur Seite zu stellen oder in seine Weiterbildung zu investieren, damit er seine Aufgaben perspektivisch gewachsen ist.

Schwieriger zu lösen sind Situationen der Überforderung, die das Unternehmen zu verantworten hat. Manche Mitarbeiter haben mehr Arbeit, als sie ohne Überstunden bewältigen können, weshalb sie regelmäßig Überstunden machen und dennoch nicht fertig werden. Oder liegt die Überforderung daran, dass das Unternehmen den Mitarbeitern nicht die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen kann? In diesem Falle liegt die Verantwortung bei dir als Führungskraft und beim Unternehmen, denn andernfalls verbrennt ihr gute Mitarbeiter, die woanders finden, was sie brauchen, um Leistung zu bringen.

2. Strukturprobleme und Ressourcenknappheit

Im Abschnitt über überforderte Mitarbeiter sind wir bereits auf die Thematik gestoßen, dass gar nicht der Mitarbeiter als Mensch schwierig ist. Die Schwierigkeiten mit ihm rühren daher, dass er die Leistung nicht bringen kann, die er eigentlich bringen könnte und will.

Das wiederum liegt daran, dass im Unternehmen nicht die Ressourcen und Strukturen vorhanden sind, die der Mitarbeiter braucht. Er muss sich mit behelfsmäßigen Lösungen durchhangeln, die zwar vorläufig das Problem lösen, aber keine gute Leistung bedeuten können. Vorübergehend kann das funktionieren. Langfristig wird dadurch der Mitarbeiter unzufrieden, da er weiß, wie es richtig geht, und selbst sieht, dass sein provisorisches Ergebnis nicht gut genug ist und er Besseres kann. Das Unternehmen wiederum wird ebenfalls unzufrieden mit dem Mitarbeiter, da es eine andere Erwartungshaltung hat.

Beispiel:

Philipp ist Mitarbeiter der ersten Stunde in der neuen Online-Marketing-Abteilung eines Herstellers für Tierfutter, der bisher hauptsächlich auf den Fachhandel gesetzt hat. Der Hersteller hat erkannt, dass die Konkurrenz eigene Online-Shops besitzt, und möchte auf diesen Zug aufspringen.

Philipp hat die Stelle mit großer Vorfreude angenommen und die Chance darin gesehen, ein solches Projekt von Anfang an federführend aufzubauen und perspektivisch die leitende Rolle zu übernehmen. In seinen ersten Monaten im Unternehmen erkennt er allerdings, dass nicht einmal die Grundlagen geschaffen sind. Beispielsweise gibt es noch nicht einmal ein Budget für den Online-Shop und es ist auch gar nicht möglich, dieses im laufenden Geschäftsjahr in ausreichender Höhe freizugeben.

Anfangs sucht Philipp das Gespräch zu den Verantwortlichen. Er merkt allerdings schnell, dass er nicht weiterkommt, da das Projekt nicht ausreichend durchdacht war. Der Hersteller wollte von Philipp innerhalb der ersten 6 Monate einen Projektplan sehen und ist nun ebenfalls ernüchtert, dass er diesen unter den gegebenen Bedingungen gar nicht aufstellen kann. So fällt es dem Unternehmen natürlich auch schwer, eine Entscheidung nach seiner Probezeit zu treffen. Philips Arbeitgeber weiß zwar, dass er in ihm einen sehr fähigen Mitarbeiter hat, erkennt durch Philips Kompetenz aber auch, dass das Projekt ganz anders aufgezogen werden muss. Sie stehen nun vor der schwierigen Entscheidung, das Projekt und damit Philips Arbeitsvertrag entweder aufzugeben oder aber Prioritäten zu verschieben und das notwendige Budget dafür im laufenden Geschäftsjahr freizugeben.

Philipp wiederum ist nach seiner Probezeit sehr enttäuscht. Er hat an sich selbst eine andere Erwartungshaltung und hält sich derzeit mit Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen über Wasser, um überhaupt etwas zu tun zu haben. Das entspricht aber weder seinen Fähigkeiten noch dem, was er jeden Tag tun möchte.

Hinterfrage immer auch dich selbst und das Unternehmen, wenn du mit einem schwierigen Mitarbeiter zu tun hast. In Fällen wie unserem Beispiel ist es offensichtlich, dass nicht der Mitarbeiter schwierig ist, sondern eure gemeinsame Situation.

In einer solchen Ausgangslage hast du eine Handhabe. Dann ist es deine Aufgabe als Führungskraft, dem betreffenden Mitarbeiter die Strukturen und Ressourcen zu liefern, die er braucht. Dann kannst du auch guten Gewissens deine Erwartungshaltung haben und dir sicher sein, dass dein Mitarbeiter sie gerne erfüllen wird. Qualifizierte Fachkräfte wollen schließlich auch selbst das Maximum aus sich herausholen.

3. Veränderungsdruck

Schwierige Mitarbeiter entstehen auch aus der Notwendigkeit einer Veränderung. Muss sich das Unternehmen neu strukturieren, dann wird das nicht sofort auf Gegenliebe stoßen. Die normale, menschliche Reaktion auf Veränderung ist anfängliche Ablehnung. Du hast den Change-Prozess bereits kennen gelernt und weißt, dass diese Ablehnung aus Angst heraus entsteht. In direkten Gesprächen mit den Mitarbeitern wird ihnen klar, was nun von ihnen erwartet wird, und sie können die Veränderung als die Chance sehen, die sie ist. Es wird aber auch Mitarbeiter geben, die keine Chance sehen und die Veränderung nicht annehmen.

Auch in einer solchen Situation gibt es zwei Seiten der Medaille.

Es gibt durchaus Mitarbeiter, die nicht dazu beschaffen sind, den Wandel des Unternehmens mitzumachen. Wenn alle Maßnahmen nicht greifen, die du im Rahmen des Change Managements anwenden kannst, dann wirst du dich über kurz oder lang von den betreffenden Mitarbeitern trennen müssen. Die Situation ist hart, aber eindeutig: wer nicht hinter den (neuen) Werten und Leitlinien des Unternehmens steht, kann auch nicht weiter im Unternehmen arbeiten.

Häufig aber empfinden die schwierig gewordenen Mitarbeiter einen für sie schwer einzuordnenden Veränderungsdruck. Ihnen ist nicht vollkommen klar, was nun von ihnen erwartet wird und welche aktiven Schritte sie unternehmen können, um auch weiterhin wertvolle Mitarbeiter zu bleiben. Das ist es, was sie weiterhin wollen. Es entstehen Ängste, Sorgen und Unklarheiten, die zu schwierigen Situationen in der Zusammenarbeit führen. Dieser Fall ist leicht zu retten, und zwar durch offene Kommunikation. Suche das Gespräch zu den betreffenden Mitarbeitern und finde zusammen mit ihnen heraus, wie die nächsten Schritte aussehen. So gibst du ihnen statt Unsicherheit einen Fahrplan an die Hand und kommunizierst ihnen gleichzeitig klare Erwartungen.

Damit können sie mehr anfangen als mit dem bloßen Wissen um die notwendige Veränderung. Wenn es zu Schwierigkeiten in der Umsetzung kommt, dann wissen sie, dass sie auf dich als Führungskraft zugehen und offen mit dir sprechen können, um eine Lösung zu finden, anstatt aus Angst heraus falsch zu handeln. Solche offene Gespräche helfen auch dir als Führungskraft, die Warte deiner Mitarbeiter zu verstehen. Du kannst dich somit selbst reflektieren und herausfinden, wie du besser und eindeutiger mit ihnen kommunizieren kannst. Nur so kannst du einem schwierigen Mitarbeiter in einer Phase der Veränderung helfen, diese als Chance statt als Stolperstein zu verstehen.

4. Die eigene Rolle als Führungskraft analysieren

Schwierige Mitarbeiter sind für das Team sowie für dich als Führungskraft ein wahrer Stress-Test. Obwohl es immer wieder schwierige zwischenmenschliche Konstellationen im beruflichen und privaten Leben geben wird, sind sie unangenehm und wir versuchen, sie zu vermeiden. Im privaten Kontext kannst du eine schwierige Person einfach nicht mehr treffen. Im beruflichen Zusammenhang ist das nicht so leicht, gerade als Führungskraft musst du souverän mit der Situation umgehen können.

Die Entlassung eines schwierigen Mitarbeiters ist eine Maßnahme, die du oft vermeiden könntest. Denn so mancher schwierige Mitarbeiter ist zwar als Mensch oder in seiner individuellen Konstellation ein Fragezeichen – fachlich brauchst du ihn und seine Erfahrungen und Kompetenzen und weißt, dass er nicht leicht zu ersetzen ist. Zudem geht es um ein Einzelschicksal. Ein schwieriges Verhältnis muss nicht den schlechtesten möglichen Ausgang nehmen.

Teil der Lösung bist auch du als Führungskraft. Es geht hier vor allem um deine Selbstreflexion. Du musst deine Rolle als Führungskraft verstehen und dich als Teil eines Systems sehen, der den betreffenden Mitarbeiter überhaupt erst so schwierig gemacht hat. Das bedeutet nicht, dass du die alleinige Verantwortung dafür trägst. Vielmehr heißt es, dass du dazu in der Lage bist, eine Situation als soziales Geflecht zu sehen, was sie auch ist. Übernimm aktive Verantwortung für deine Rolle, denn so kannst du dazu beitragen, eine schwierige Konstellation mit einem Mitarbeiter zu einem guten Ergebnis zu führen.

Selbstreflexion: Was ist für mich „schwierig“?

Jede Führungskraft empfindet andere Situationen mit Mitarbeitern als schwierig. Das hängt mit deiner Persönlichkeit und deiner individuellen Erfahrung zusammen. Situationen, die dir bereits bekannt sind und die du schon erfolgreich gelöst hast, wirst du künftig entspannter angehen. Unbekannte, neue Probleme empfinden wir dagegen oft als schwieriger.

Diese Selbstreflexion ist wichtig, um zu verstehen, welchen Anteil du selbst an einer schwierigen Situation mit dem Mitarbeiter hast. Schließlich reagierst nicht nur du auf Handlungen und Verhalten des Mitarbeiters, sondern er reagiert auch auf dich. Welche schwierigen Situationen löst womöglich du selbst aus? Und wie könnte eine Änderung deines Verhaltens dazu führen, dass sich die Lage entspannt?

Mit Selbstreflexion schaffst du einen Perspektivenwechsel. Du kannst die Situation aus der Position des Mitarbeiters heraus sehen und somit eher zu einer gemeinsamen Lösung finden.

Um dich selbst zu reflektieren, stelle dir unter anderem folgende Fragen:

• Welches Verhalten des Mitarbeiters empfinde ich als schwierig? Warum fällt es mir schwer, damit umzugehen?
• Welche Erfahrungen habe ich in der Vergangenheit mit diesem Verhalten gemacht
• Welche Konsequenzen hat das Verhalten meines Mitarbeiters für das Team und für mich? Sind sie gut oder schlecht?
• Welche Gefühle löst diese schwierige Situation in mir aus? Wie reagiere ich dann auf den Mitarbeiter und was bewirkt das?
• Was würde sich ändern, wenn ich künftig anders auf ihn reagiere? Wie genau kann ich künftig anders reagieren?
• Was ist überhaupt mein Ziel? Welche Verhaltensweisen des Mitarbeiters möchte ich verändern? Zu welchem Ergebnis soll das führen?

Mit diesen Fragen wird dir klar, was die schwierige Situation in dir selbst auslöst. Denn auch du bist nur ein Mensch und reagierst zwangsläufig emotional, wenn dich etwas ärgert oder stört. Das wiederum löst bestimmte Verhaltensweisen in dir aus, die womöglich nicht dazu beitragen, dass sich die Situation zwischen dem Mitarbeiter und dir entspannen kann. Deine eigene Haltung hat sich der Mitarbeiter gegenüber verändert, wahrscheinlich zum Negativen. Werde dir dessen bewusst und du kannst daran arbeiten, um die Situation nicht selbst noch zu verschlimmern.

Der Perspektivenwechsel

Ohne einen Wechsel der Perspektive wird sich eine schwierige, verfahrene Situation zwischen deinem Mitarbeiter und dir nicht ändern können. Wenn jeder auf seinem bisherigen Standpunkt beharrt, dann kann sich nichts nach vorne bewegen. Deswegen musst du den ersten Schritt machen und einen Wechsel der Perspektive annehmen. Das kannst du zunächst ganz für dich alleine als kleine praktische Übung tun.

Wir wollen dabei zwei verschiedene neue Perspektiven einnehmen:

• Die Sichtweise deines Mitarbeiters
• Fokus auf die guten Seiten des Mitarbeiters legen

Übung 1: Verständnis für die andere Sichtweise aufbringen

Wichtig ist, dass du für diese Übung bereits mit dem Mitarbeiter gesprochen hast und er dir seinen Standpunkt darlegen konnte. Weißt du, woher aus seiner Sicht eure Schwierigkeiten kommen? Das ist wichtig, da du dich sonst auf Interpretationen stützt und diese auch falsch sein können.

Notiere dir aus eurem Gespräch die wichtigsten Punkte deines Mitarbeiters. Wo liegen für ihn Schwierigkeiten? Warum erfüllt er aus seiner Sicht deine Erwartungen nicht? Welche Erwartungen hat er an dich geäußert? Was braucht er, um deinen Erwartungen gerecht zu werden? Versuche, das Gespräch möglichst detailliert zu rekapitulieren, allerdings dieses Mal aus der Sicht deines Mitarbeiters. Lasse in deine Rekapitulation keine persönlichen Sichtweisen einfließen. Bewerte nicht, was du aufschreibst, sondern halte dich an das, was vom Mitarbeiter wirklich gesagt wurde. So zeichnest du ein Bild der anderen Perspektive.

Stelle dir im Anschluss folgende Fragen:

• Wo stimmen unsere Meinungen überein? Wo weichen sie ab?
• Warum sind wir in diesen Punkten unterschiedlicher Meinung?
• Wenn ich in der Position meines Mitarbeiters wäre: hätte ich diese Meinung ebenfalls entwickelt?
• Angenommen, die Meinung meines Mitarbeiters ändert sich nicht mehr: wie können wir auf dieser Grundlage eine gemeinsame Lösung finden? Wie sieht für den Mitarbeiter eine passable Lösung aus? Was kann ich ihm vorschlagen?

Übung 2: Die guten Seiten sehen

In Konfliktsituationen ist es schwer, die guten Seiten einer Person zu sehen. Das ist eine Maßnahme zum Selbstschutz. Wir sind verärgert, deswegen müssen wir die andere Person zwangsläufig negativer sehen. Denn würden wir Verständnis für sie aufbringen, könnten wir auch nicht mehr so verärgert sein. Anfänglich ist das normal, langfristig musst du aber als Führungskraft dazu in der Lage sein, deinen Mitarbeiter auch wieder neutral zu betrachten. Je eher du das tust, desto näher seid ihr auch in einer gemeinsamen Lösung.

Nimm dir deswegen einen ruhigen Moment, um dich bewusst wieder auf Positives zu fokussieren. Selbst ein schwieriger Mitarbeiter hat gute Seiten. Beispielsweise kann er besonders kompetent auf seinem Fachgebiet sein, oder aber er steht den anderen Kollegen stets zur Seite. In deinem eigenen Ärger siehst du das nicht mehr und das ist zunächst auch normal. Deswegen nimmst du dich aus der Situation heraus, schaffst Ruhe und notierst dir aus der Distanz, was dir an deinem schwierigen Mitarbeiter Positives aufgefallen ist. Wenn der letzte Konflikt noch frisch ist, dann erlaube dir für diese Übung ruhig ein paar Tage Zeit, um dich abzureagieren.

Notiere dir, was dein Mitarbeiter gut kann und in welchen Punkten er das Team und das Unternehmen bereichert. Fokussiere dich hier bewusst nur auf seine positiven Aspekte. Entkräfte deine Argumente nicht durch Aber-Sätze. Denn was dabei passiert: deine eigene Denkweise ändert sich. Während es dir am Anfang noch schwerfällt, positive Seiten zu sehen, werden dir mit der Zeit immer mehr auffallen. Du gerätst in einen Fluss positiven Denkens und dir wird dabei auch selbst klar, dass die Situation nicht schwarz-weiß ist. Der schwierige Mitarbeiter ist nicht per se schwierig, sondern die Situation ist es. Als Mensch hat er Stärken, die nicht zu vernachlässigen sind. Mit dieser Denkweise kannst du anders auf ihn zugehen, deinen persönlichen Ärger überwinden und auf einer neutraleren, effektiveren Basis mit ihm nach einer Lösung suchen.

Reflexion deines Verhaltens

Sowohl du als auch dein Mitarbeiter haben zur Entstehung der schwierigen Situation beigetragen. Ihr beide seid Faktoren. Natürlich wäre es wünschenswert, dass auch dein Mitarbeiter seinen persönlichen Anteil erkennt und bereit ist, an diesem zu arbeiten. Du als Führungskraft bist aber umso mehr in der Verantwortung, das zu tun. Zeige in diesem Bereich Größe und du erreichst damit noch einen anderen positiven Effekt: dein Mitarbeiter wird erkennen, dass du zur Selbstreflexion in der Lage bist, und fasst sich dann viel bereitwilliger auch an die eigene Nase.

Und dein eigenes Verhalten zu überdenken, brauchst du eine gewisse Neutralität. Deswegen gilt auch hier: ist der letzte Konflikt noch nicht so lange her, dann nimm dir ein paar Tage Zeit für diese Übung. Aufgewühlte Gefühle müssen sich wieder legen dürfen. Der letzte Konflikt ist ein gutes Stichwort, denn du brauchst für diese Übung eine konkrete Situation, die aus deiner Sicht nicht gelaufen ist, wie sie es hätte tun sollen. Rufe dir diese Situation noch einmal konkret in Erinnerung. Was genau lief schief? Versuche, diese Frage zunächst neutral zu beantworten und dann dein eigenes Verhalten zu hinterfragen. Folgende Fragen helfen dir dabei:

• An welchen Stellen dieser Situation war ich aktiv handelnd dabei, an welchen Stellen hat mein Mitarbeiter aktiv gehandelt?
• Wo war ich in dieser Situation passiv?
• Welche Reaktion hat mein aktives Handeln ausgelöst? Was ist passiert, wenn ich passiv geblieben bin?
• Habe ich stellenweise unangemessen reagiert?
• Wie bewerte ich mein eigenes Verhalten?
• Habe ich mich von Emotionen oder von falschen Motiven leiten lassen?
• Wie hätte es weitergehen können, wenn ich mich anders verhalten hätte? Wie genau hätte ein besseres Verhalten meinerseits aussehen können?
• Was brauche ich, damit ich mich künftig in einer solchen Situation besser verhalten könnte?

Diese Betrachtung wird die Situation als eine Abfolge von Handlungen und Reaktionen aufdröseln. Du oder dein Mitarbeiter habt gehandelt, was sowohl aktiv als auch passiv geschehen kann. Selbst, wenn du entschieden hast, in der Situation nicht einzugreifen, kann dein Mitarbeiter das als Handlung aufgefasst haben, die ihm nicht passt – beispielsweise, weil er sich an dieser Stelle von dir eine aktive Handlung gewünscht hätte. Darauf reagiert er.

Nun, da du die Situation kleinteiliger betrachten kannst, fallen dir auch Zusammenhänge auf, in denen du selbst anders hättest reagieren können. Es geht hierbei auf keinen Fall um Schuld. Vielmehr sollst du dir selbst damit bewusst machen, was ein anderes Verhalten in der gleichen Situation bewirkt hätte. Du bist an einer Lösung interessiert. Nur darum geht es. Wie kannst du durch eine Änderung deines eigenen Verhaltens zu deiner gewünschten Lösung beitragen?

Motivieren und demotivieren

Schwierige Mitarbeiter haben häufig auch Probleme mit der Motivation. Manchmal ist das das Hauptproblem, jedoch haben schwierige Situationen es an sich, demotivierend zu wirken. Ein Verlust der Motivation kann dazu führen, dass eine an sich lösbare Situation sehr schwer zu lösen wird. Deswegen musst du als Führungskraft darauf achten, die Motivation deines Mitarbeiters in der Konfliktlösung möglichst zu erhalten. Das andere Extrem wäre die innere Kündigung des Mitarbeiters. Diese ist sehr schwer rückgängig zu machen.

Hinsichtlich der Motivation eines schwierigen Mitarbeiters bist vor allem du als Führungskraft gefragt. Deine Handlungen, Entscheidungen und dein Interesse an einer Lösung sind es, die die Motivation des Mitarbeiters entweder erhalten oder erlöschen lassen können. Er ist nicht deswegen schwierig, weil es ihm Spaß macht oder er dich damit ärgern will, sondern weil er selbst in Schwierigkeiten steckt. Bist du als Führungskraft an einer Lösung interessiert und suchst nach Perspektiven anstatt nach Möglichkeiten, ihn loszuwerden, dann wird er das merken und selbst ein gesteigertes Interesse daran entwickeln, eine Lösung zu finden. Du kannst aber nicht erwarten, dass dein Mitarbeiter dieses Interesse von sich aus mitbringt, ohne dass deine Haltung dazu dieselbe ist.

Dieser Gedanke führte uns auch schon in den Bereich, was deine Mitarbeiter demotiviert. Natürlich seid ihr beide erwachsene Menschen, es geht um den Job deines Mitarbeiters und du solltest erwarten können, dass er von sich aus alles tut, um die Situation zu lösen. Er sollte von sich aus erkennen, wie wichtig das ist. Du kannst dir sicher sein, dass auch deinem Mitarbeiter bewusst ist, dass schwierige Situationen eine Gefahr für seinen Arbeitsplatz darstellen. Er hat dennoch immer die Perspektive, den Job von sich aus zu verlassen und sich eine neue Stelle zu suchen. Er wägt jetzt selbst ab: Ist es realistischer, dass sich diese Situation noch bessert? Oder wäre es leichter für ihn, sich woanders etwas Neues zu suchen? Du kannst dir diese Abwägung wie eine Waagschale vorstellen. In welche Richtung sie tendiert, das hast du in der Hand. Obwohl es selbstverständlich ist, dass dem Mitarbeiter sein Arbeitsplatz wichtig sein sollte, darfst du dich deswegen nicht in diesem Wissen zurücklehnen und eine Erwartungshaltung entwickeln, ohne den Mitarbeiter dabei zu motivieren. Das hat genau die gegenteilige Wirkung.

Motivieren kannst du schwierige Mitarbeiter beispielsweise mit folgenden Methoden:

• Kommuniziere offen, regelmäßig und ehrlich, auch wenn die Kommunikation einmal hart ausfallen muss
• Verdeutliche deinem Mitarbeiter, dass du ihn halten und nicht loswerden möchtest
• Bringe aktiv Vorschläge und besprich diese mit dem schwierigen Mitarbeiter, anstatt sie ihm aufzuzwingen
• Zeige Interesse an der Meinung deines Mitarbeiters und öffne dich für seine Sicht, auch wenn du sie persönlich schwer nachvollziehen kannst
• Versuche, mit den Ansichten deines Mitarbeiters zu arbeiten, anstatt sie zu dementieren und auf deinem eigenen Standpunkt zu verharren
• Frage deinen schwierigen Mitarbeiter aktiv nach seinen Ideen
• Biete deinem Mitarbeiter Unterstützung an und lass ihn wissen, dass er auf dich zukommen und diese auch einfordern soll
• Entwickle zusammen mit deinem Mitarbeiter einen konkreten Fahrplan, wie ihr an der Situation etwas verändern wollt

Mit diesen Gesprächsinhalten signalisierst du, dass du ein Interesse an einer Lösung hast. Du zeigst aber gleichzeitig, dass du die Situation so, wie sie ist, nicht hinnehmen kannst. Dein Mitarbeiter weiß durch klare Kommunikation, woran er ist, stellt sich keine unbeantworteten Fragen und weiß, dass er jederzeit auf dich zukommen kann, wenn er Unterstützung braucht.

Achte gleichzeitig darauf, dass du deinen Mitarbeiter gerade jetzt in der Konfliktsituation möglichst nicht demotivierst. Demotivierend wirken beispielsweise folgende Management-Fehler:

• Erwartungshaltung: Erwartungen darfst du haben, dein Mitarbeiter hat sie allerdings auch und beide Seiten müssen zufrieden gestellt werden.
• Unklare Kommunikation: dein Mitarbeiter hat keine konkreten Ziele gesetzt bekommen, so dass er nicht weiß, welche Erwartungen er von dir erfüllen soll.
• Persönlich werden: berufliche Konfliktgespräche ähneln privaten Streitgesprächen. Beide Seiten sind emotional involviert und machen sich Vorwürfe. Wirst du zu emotional, hat dein Mitarbeiter darauf bald keine Lust mehr und verlässt von sich aus das Unternehmen.
• Erkenne deine eigenen Fehler an, denn wenn du das nicht tust, fühlt sich dein Mitarbeiter, als würde er gegen eine Wand reden. Durch die Anerkennung deiner eigenen Fehler verdienst du dir seinen Respekt als ebenbürtiger Gesprächspartner.
• Drohungen: wenn sich die Situation nicht bessert, ist beiden klar, dass das Arbeitsverhältnis nicht weitergehen kann. Das kannst du zwar erwähnen, drohe dem Mitarbeiter allerdings nicht damit. Er wird dich beim Wort nehmen und sich mit Priorität um eine neue Stelle kümmern, anstatt am Problem zu arbeiten.

5. Leistungsprobleme und ihre Ursachen

Ein schwieriger Mitarbeiter bedeutet immer auch ein Leistungsproblem. Sei es, weil der Mitarbeiter selbst nicht die erwartete Leistung bringt, oder weil er zwar fachlich gut ist, aber das Team ausbremst. Für dich als Führungskraft ist es wichtig zu verstehen, woher die Leistungsprobleme kommen. Wenn du die Ursachen verstanden hast, dann kannst du sie auch beheben.

1. Mangelndes Zeit- und Selbstmanagement

Ein Mitarbeiter, der seine verfügbare Zeit nicht im Griff hat, lastet sich mehr Arbeit auf, als er bewältigen kann. Das Problem daran ist, dass er das selbst nicht sieht und immer mehr Aufgaben annimmt. Womöglich bietet er seine Hilfe auch noch den Kollegen an, die diese natürlich dankend annehmen. Du hast Führungskraft gibst ihm immer mehr Aufgaben, ohne dabei auf dem Schirm zu haben, dass er diese zeitlich nicht schaffen wird. Denn das sieht er selbst nicht. Du verlässt dich darauf, dass dein Mitarbeiter dir von sich aus sagen wird, wenn es zu viel wird. Der Ausgang dieser Situation ist gewiss: die Deadline kann wiederholt nicht gehalten werden und schlimmstenfalls erfährst du das viel zu spät.

Gründe dafür, dass dein Mitarbeiter mehr Arbeit an den, als er bewältigen kann, können sein:

• Er ist noch neu in der Stelle und will sich beweisen
• Der Mitarbeiter kann selbst nicht einschätzen, wie viel er schafft, und überschätzt sich dabei
• Er will sich weiterentwickeln, nimmt deswegen viele Aufgaben an und verliert darin die Orientierung

Dein Mitarbeiter meint es gut. Du hast in diesem Fall den großen Vorteil, dass er noch motiviert ist und Leistung bringen will. Er übernimmt sich dabei jedoch selbst, da er noch nicht die Erfahrung gemacht hat, wie wichtig Zeitmanagement ist. Deine Aufgabe als Führungskraft ist es, ihm ein gesundes Zeitmanagement zu vermitteln. Ihr müsst dabei zwei Wege gehen.

Zunächst musst du versuchen, gemeinsam mit dem Mitarbeiter herauszufinden, wobei genau er sich verzettelt. Unterschätzt er den Arbeitsaufwand? Priorisiert er nicht? Hat er keine organisatorische Struktur, fehlen ihm die Methoden? Auf diese Weise kannst du aus der Vogelperspektive erkennen, warum sein Zeitmanagement nicht funktioniert. Während der eine Mitarbeiter desorganisiert arbeitet und deswegen Aufgaben übersieht oder vergisst, verzettelt sich ein anderer immer wieder an den gleichen Aufgaben und kommt mit diesen nicht voran. Die Ursachen sind vielfältig. Aus deiner Erfahrung heraus kannst du deinem Mitarbeiter nun Lösungen anbieten, wie er sein konkretes Problem im Zeitmanagement lösen kann.

Gleichzeitig musst du deinem Mitarbeiter die Chance gewähren, Zeitmanagement zu lernen. Gib ihm Ressourcen und Mittel an die Hand, mit denen er Methoden kennen lernen kann. Am besten schickst du ihn auf eine entsprechende Fortbildung. Während manche Menschen Zeitmanagement von alleine lernen oder sich selbst aktiv mit dieser Thematik befassen, tun andere das eben nicht und brauchen den Anstoß dazu von ihrer Führungskraft.

2. Ja- und Nein-Sager

Manche Menschen tun sich schwer damit, ja und nein zu sagen. Du kennst bestimmt das Phänomen, dass jemand zu oft ja und zu selten nein sagt. Andersherum gibt es das aber auch: Mitarbeiter, die zu häufig ablehnen. Beide Extreme können zu Problemen in der Zusammenarbeit führen.

Der Ja-Sager sagt zu oft zu. Er nimmt Aufgaben an, für die er gar keine Zeit hat. Der Ja-Sager erklärt sich bereit, die Kollegen zu unterstützen, obwohl er selbst keine Kapazitäten mehr hat, um das zu leisten. Und er übernimmt Verantwortung, wenn diese ihm angeboten wird, weil er nicht nein sagen kann. Mitarbeiter, die zu oft zustimmen, bringen sich in eine Gefahrenzone, die es auch im Privatleben gibt. Sie setzen keine gesunden Grenzen und signalisieren somit nicht, wenn es ihnen zu viel wird. Die Kollegen und auch du als Führungskraft lasten diesem Mitarbeiter zu viel auf, am Ende kann er seinen Aufgaben nicht gerecht werden.

Schließlich erwarten die Kollegen und auch du, dass er dir signalisiert, wenn es ihm zu viel wird und wenn er seinen Aufgaben somit nicht mehr gerecht werden könnte. Schwierig ist das auch, da solche Mitarbeiter zustimmen, wenn sie eigentlich dagegen sind. Das bedeutet, sie stimmen Lösungen zu, die ihnen eigentlich nicht gefallen. Das bemerken sie dann im Nachhinein und drücken ihre Unzufriedenheit aus. Sowohl die Kollegen als auch du als Führungskraft haben es dann schwer, diese Unzufriedenheit nachzuvollziehen, da ihr der Auffassung wart, ihr hättet einen gemeinsamen Konsens gefunden.

Nein-Sager sind das andere Extrem. Solche Kollegen lehnen eher ab, als zuzustimmen, ohne über die Situation nachgedacht zu haben. Bietest du ihnen mehr Verantwortung, dann schlagen sie dein Angebot aus. Möchtest du ihnen die Leitung über ein Projekt übertragen, dann wollen sie das nicht. Für dich als Chef ist das frustrierend, da du dem betreffenden Mitarbeiter gerne Entwicklungsmöglichkeiten eröffnen möchtest, er diese aber nicht annimmt. Du möchtest ihn fördern und entwickeln, was von ihm aber abgelehnt wird. Auch unter den anderen Kollegen wird er schnell den Ruf des Miesepeters haben. Er ist derjenige, der prinzipiell dagegen ist. Diese Haltung geht oft Hand in Hand mit Dienst nach Vorschrift und innerer Kündigung.

In beiden Fällen hilft ein offenes Gespräch darüber, woher diese Haltungen jeweils kommen. Ein Nein-Sager enthält sich aus einem bestimmten Grund. Falls du die Offenheit, diesen Grund zu verstehen, dann hast du auch die Chance, gemeinsam mit dem Mitarbeiter seine Gründe aus der Welt zu schaffen. Bei einem Ja-Sager hingegen ist das Problem oft tiefer verwurzelt. Die Arbeit ist hier häufig die erste Situation, in der sie merken, dass es gar nicht immer gut ist, vorbehaltlos allem zuzustimmen. Solche Mitarbeiter befürchten, sich selbst Nachteile zu verschaffen, wenn sie nicht ja sagen.

Vielleicht entgeht ihnen die Chance auf eine Gelegenheit, sich zu beweisen. Oder trägt der Chef es ihnen nach, wenn sie nicht ja sagen. Und vielleicht mögen die Kollegen sie auch weniger, wenn sie nicht zustimmen, obwohl sie ihre Zustimmung eigentlich nicht guten Gewissens erteilen können. Einem solchen Mitarbeiter musst du die Unsicherheit nehmen. Signalisiere ihm, dass es dir sogar lieber ist, wenn er dir seine realistische Auffassung und Einschätzung nennt und nicht das, was du seiner Meinung nach hören möchtest. Du möchtest kein ja von ihm hören, wenn es kein ja ist.

3. Probleme im Umgang mit Kollegen

Besonders herausfordernd ist es für dich, wenn ein Mitarbeiter durch Probleme mit Kollegen auffällt. Häufig werden es dabei die gleichen Probleme, aber unterschiedliche Kollegen sein, die immer wieder das selbe berichten. Für dich als Chef ist es wichtig, dass deine Mitarbeiter als Team zusammenarbeiten können und nicht gegeneinander sind. Kommt jedoch einer mit den anderen nicht zurecht, dann kann er sich auch nicht ins Team einfügen, denn diese Differenzen beeinträchtigen die Teamarbeit. Selbst, wenn er fachlich gut ist, wird er nicht die Leistung bringen können, die du erwartest, da er dafür das Team braucht.

Ursachen dafür sind ein schwieriger Charakter des Mitarbeiters oder ein gewachsenes Problem im Team. Unausgesprochene, nicht aufgearbeitete Konflikte führen auf der Arbeit wie in einer Beziehung dazu, dass das Verhältnis vergiftet wird. Rede mit deinem Team und finde heraus, ob das dahinter steckt. Löse den schwelenden Konflikt und du löst die Situation mit dem schwierigen Mitarbeiter auf. Sind es hingegen charakterliche Gründe, die zu den Schwierigkeiten führen, dann musst du diesem Mitarbeiter klare Grenzen aufzeigen. Erkläre ihm, welche Verhaltensweisen die Kollegen stören, warum sie sich dadurch gestört fühlen und was ihr euch stattdessen wünscht.

4. Fachliche Lücken

In seinem Lebenslauf klang der Mitarbeiter überzeugend, doch in der praktischen Zusammenarbeit stellst du fest, dass es an den fachlichen Kompetenzen scheitert. Möglich ist, dass sich der Mitarbeiter in der Bewerbung besser dargestellt hat, als er ist, um den Job zu bekommen. Eine falsche Selbsteinschätzung des Mitarbeiters kann ebenfalls dahinter stecken. Die Ursachen fachlicher Lücken sind gar nicht so wichtig, denn dieses Problem kannst du leicht lösen. Möchtest du den Mitarbeiter behalten, dann musst du in seine Weiterbildung investieren. Wäge hier allerdings ab, ob du glaubst, dass sich der betreffende Mitarbeiter dahin entwickeln kann, wo du ihn brauchst.

5. Persönliche Probleme

Probleme im privaten Bereich können den fachlich kompetentesten Mitarbeiter zu einem Problem werden lassen. Leider lassen sie sich aber nicht vermeiden. Es hat auch nichts mit Professionalität zu tun, ob dein Mitarbeiter diese auf die Arbeit mitnimmt. Typische Folgen privater Probleme sind beispielsweise:

• Mangelnde Konzentration
• Häufige Abwesenheit
• Abfall der bisherigen Leistung

Private Probleme führen zu sehr individuellen Konstellationen, für die es keine pauschale Lösung gibt. Um die Ursachen der Probleme im Büro zu verstehen, musst du das Gespräch mit deinem Mitarbeiter suchen und herausfinden, was gerade bei ihm passiert. Manches muss er dir nicht sagen, etwa wenn er erkrankt ist: die genaue Ursache darfst du dann gar nicht erfragen, wobei es in manchen Berufen und bei manchen Erkrankungen Ausnahmen gibt. Informiere dich vor einem solchen Gespräch daher unbedingt über den rechtlichen Rahmen. Wichtig für dich sind vor allem folgende Fragen:

• Wie lange wird das private Problem voraussichtlich bestehen?
• Welche Folgen wird das für die Arbeit haben?
• Sind diese Folgen akzeptabel?
• Wie können negative Auswirkungen für die Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitgebers gering gehalten werden?

Ein Arbeitgeber, der jetzt Verständnis für den Mitarbeiter aufbringt, wird das gedankt bekommen. Biete daher so viel Unterstützung wie möglich an, verdeutliche aber auch, dass diese Unterstützung den Sinn hat, die Arbeitsfähigkeit so schnell wie möglich wieder herzustellen. Es wird auch Situationen geben, in denen die privaten Probleme zu groß sind, als dass sie das Unternehmen tragen kann. In diesen Fällen müsst ihr gemeinsam überlegen, wie das Arbeitsverhältnis weitergeht. Das kann auch harte Entscheidungen notwendig machen.

6. Erfolgreicher Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Du kennst nun die Ursachen, die einem Mitarbeiter schwierig machen. Du reflektiert dich auch selbst und erkennst deinen eigenen Anteil an der Situation, was dich handlungsfähig macht. Doch wie sollst du nun mit einem schwierigen Mitarbeiter umgehen? Wie kannst du die schwierige Konstellation auflösen, wenn du sie einmal erkannt hast?

Vier Schritte zur Veränderung

Klar ist: die Situation braucht eine Veränderung. Das schwierige Verhältnis darf so nicht weitergehen. Eine Veränderung des Arbeitsverhältnisses verläuft in diesen vier Schritten:

• Erkenntnis und Verständnis des Problems
• Gesprächsphase
• Umsetzungsphase
• Evaluation des Erfolges und gegebenenfalls Nachbesserung

Zunächst braucht ihr ein gemeinsames Verständnis des Problems. Ihr einigt euch darauf, was sich konkret ändern soll, und setzt das dann um. Dabei evaluiert ihr regelmäßig, ob das Ergebnis den beidseitigen Erwartungen entspricht, und justiert gegebenenfalls nach.

Führung durch regelmäßige Gespräche

In einer schwierigen Situation ist es wichtig, im Gespräch zu bleiben. Es ist deine Aufgabe, die Führung durch solche regelmäßigen Gespräche zu übernehmen. Die Gespräche beginnen damit, dass ihr ein gemeinsames Verständnis des Problems erarbeitet. Ihr werdet zunächst beide eine unterschiedliche Sicht haben und müsst diese in Übereinstimmung bringen. Habt ihr Ziele abgeleitet, vereinbart auch gleich einen nächsten Gesprächstermin. In diesem überprüft ihr, ob ihr auf einem guten Weg seid. Hier bieten sich auch Teilziele an.

Diese Gespräche sind sehr wichtig, damit einerseits du deinem Mitarbeiter kommunizieren kannst, ob er sich auf dem richtigen Weg befindet. Durch die Regelmäßigkeit der Termine wirst auch du dazu gezwungen, die Arbeit deines Mitarbeiters laufend zu prüfen. Dein Mitarbeiter wiederum kann dir Feedback geben, ob eure vereinbarten Ziele realistisch einzuhalten sind.

Gesprächstechniken für schwierige Mitarbeiter

Schwierige Mitarbeiter sind auch schwierige Gesprächspartner. Ihr habt unterschiedliche Standpunkte, aber beide eine wichtige Mission. Folgende Gesprächstechniken können dir helfen, unangenehme Gespräche zu einem positiven Ausgang zu führen:

• Ich-Botschaften
• Kommuniziere nach dem Schema: Was stört mich konkret? Warum stört mich das? Wie würde ich es mir wünschen?
• Vermeide persönliche Kritik, auch wenn du wütend bist
• Informiere dich über die rechtliche Ausgangslage und sichere dich rechtlich ab, notfalls mit Begleitung der HR-Abteilung

Grundsätze für den Umgang

Im Gespräch mit einem schwierigen Mitarbeiter bist auch du als Führungskraft und als Mensch sehr gefordert. Nicht nur der Mitarbeiter stellt dich auf die Probe, sondern auch das Team bekommt diese Situation mit und wird darauf schauen, was du nun in deiner Rolle tust.

Wichtig in der Kommunikation ist, klare Ziele zu setzen. Mach dir deswegen vorher selbst bewusst, was du vom Mitarbeiter willst. Kommuniziere diese Ziele smart: messbar, realistisch erreichbar und innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens. Die eindeutiger ihr vereinbart, was jede Seite zu tun hat, desto unwahrscheinlicher wird es, dass euer Lösungsversuch scheitert.

Es wird auch Situationen geben, in denen dir der Mitarbeiter leid tut. Persönliche Probleme können dich auch selbst berühren. Trotzdem ist es wichtig, dich abzugrenzen und zu sehen, dass du für den Mitarbeiter nicht der beste Freund sein musst, sondern der Vorgesetzte. Du hast die Interessen des Unternehmens zu wahren. Entsprechend musst du auch Konsequenzen ziehen, wenn ein schwieriger Mitarbeiter es nicht schafft, die Situation in den Griff zu bekommen. Bedenke diese Konsequenzen zunächst für dich, denn so wird auch deine Kommunikation klarer. 

Bedenke auch, dass das Team diese Situation mitbekommt. Je nach Situation werden sie Fragen stellen. Am besten kommst du dem zuvor, indem du das Einzelgespräch mit betroffenen Teammitgliedern suchst. Wenn das Team als Ganzes betroffen ist, ist es sinnvoll, zunächst ein allgemeines Meeting einzuberufen und in diesem auch allgemeine Informationen zu kommunizieren, die mit dem schwierigen Mitarbeiter abgesprochen wurden. Kommuniziere deinem Team, dass es bei Fragen jederzeit auf dich zukommen kann und soll. Denn so verhinderst du Flurfunk und Gerüchte. Auch eignet sich Gespräche unter vier Augen besser, um schwierige Sachverhalte zu erklären. Wahre jedoch die Privatsphäre des schwierigen Mitarbeiters dabei. Gibt nur preis, was die anderen Mitglieder des Teams wissen müssen, um sich selbst wieder sicher und gut informiert zu fühlen.