Mit der richtigen Argumentationsstruktur gewinnen!

Lerne richtig zu argumentieren und deinen Erfolg selbst in die Hand zu nehmen.

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Bestimmt hast du schon sehr nervöse Präsentatoren erlebt. Sei es, weil der Berufsanfänger das erste Mal präsentiert, oder weil sich jemand mit dem Thema nicht wohl und unsicher fühlt. Eine Gemeinsamkeit haben solche Präsentationen: sie sind nicht überzeugend und somit auch nicht erfolgreich. Die richtige Argumentationsstruktur schafft Abhilfe.

Die Argumentationsstruktur hat den Sinn, dir und auch deinen Zuhörern als Leitfaden zu dienen. Du selbst bekommst dadurch einen Ablauf an die Hand, wie du sinnvoll und schlüssig durch deine Idee führst. Für deine Zuhörer wird es wiederum leichter, dir zu folgen, da sie strukturiert durch deinen Vorschlag geführt werden. Auf deiner Seite kann sich keine Nervosität oder Unsicherheit aufbauen, da du geplant in diese Situation gehst. Für deine Zuhörer wirkt deine Idee nachvollziehbar präsentiert und sie werden an dem roten Faden entlang geleitet, den du gedanklich bereits durchlaufen hast, um die Idee überhaupt zu entwickeln.

Was ist die Aufgabe einer Argumentationsstruktur?

Stell dir vor, du sitzt im Meeting und zwei Kollegen möchten ihre Ideen präsentieren. Wer wirkt überzeugender auf dich?

  • Ich denke, wir sollten künftig einen Küchendienst einberufen. Das können ja die Praktikanten übernehmen. Oder jede Woche eine andere Abteilung. Aber wir müssen dringend etwas daran ändern, dass sich niemand dafür verantwortlich fühlt, den Müll rauszubringen. Das nervt.“
  • In letzter Zeit kam es vermehrt zu Beschwerden, dass sich niemand für die Küche verantwortlich fühlt. Die Küche ist regelmäßig verdreckt. Dadurch verlieren wir in der Mittagspause Zeit, da wir erst die Küche putzen müssen. Das führt auch zu Streit unter den Kollegen. Daher schlage ich vor, dass wir einen Küchendienst einführen.“

Sicherlich ist es der zweite Vorschlag. Diese Argumentationsstruktur stellt erst das Problem vor, untersucht dann die Herkunft und die Gründe dieses Problems und endet mit einem groben Vorschlag, der noch ausgearbeitet werden kann, aber als Kernidee in die richtige Richtung geht. Im ersten Beispiel ist der Vorschlag bereits ausgereifter, allerdings geht daraus nicht hervor, wo überhaupt das Problem liegt und ob wirklich Handlungsbedarf besteht.

Das ist auch der Sinn einer Argumentationsstruktur. Der Zuhörer soll gedanklich geführt werden. Die Situation bei diesen beiden Beispielen ist genau die gleiche. Das erste Beispiel überzeugt jedoch gar nicht, während es beim zweiten schon fast nicht mehr möglich ist, die Idee abzulehnen. Sie ist das ganze Geheimnis hinter der Durchsetzung deiner Ideen.

Der richtige Argumentationsstil

Sicherlich ist hier in unserem obigen Beispiel auch aufgefallen, dass die Tonalität der Argumentationsstruktur jeweils eine andere war. Die erste Person war emotional. Vielleicht hat sie sich verantwortlich gefühlt, das Chaos in der Küche zu beseitigen, weshalb es verständlich ist, dass sie sauer ist. Allerdings trägt das nicht gerade dazu bei, dass sie überzeugender wirkt. Im zweiten Beispiel war der Ton nüchtern und lösungsorientiert. Das hat dazu beigetragen, dass diese Person eher ernst genommen wird.

Du siehst, wie wichtig es ist, sich vor der Vorstellung deiner Idee Gedanken über den Stil deiner Argumentation zu machen.

Dabei ist ein nüchterner, lösungsorientierter Stil nicht immer richtig. Denke einmal an Argumentationen beispielsweise in der Politik. Wie oft wird dabei bewusst auf Emotionalität gesetzt, um die Zielgruppe kommunikativ zu erreichen? Auch im Unternehmen kann es einen Kontext geben, in dem eine andere Argumentations-Tonalität mehr erfolg verspricht. Wenn du beispielsweise als Führungskraft von deinem Team darauf angesprochen wirst, dass eine andere Abteilung regelmäßig zu spät wichtigen Input liefert, dann kann es an dieser Stelle richtig sein, dich zunächst kommunikativ auf die Seite deines Teams zu schlagen und ebenfalls kurz sauer auf die anderen Kollegen zu werden. Das kann ein gesundes Wir-Gefühl schaffen und als Ventil dienen. Danach fällt es deinem Mitarbeitern wieder viel leichter, ruhig und lösungsorientiert zu arbeiten.

Der Aufbau der Argumentation

Der Aufbau deiner Argumentation sollte der Methode des strukturierten Denkens folgen. Während du dir diese Gedanken zunächst für dich alleine machst, musst du sie jetzt anderen kommunizieren, die über deine Idee entscheiden müssen. Das bedeutet, dass sie noch da stehen, wo du vor deiner Ideenentwicklung standest. Du kannst also von ihnen nicht erwarten, dass sie dich auf Anhieb verstehen. Gerade das ist aber dein großer Vorteil.

Beginne deine Argumentation damit, das Problem zu beleuchten. Dieses hast du durch zielorientierte Fragen herausgearbeitet. Selbst, wenn du mit deinem Vorgesetzten redest, kannst du nicht voraussetzen, dass diesem dein Problem bewusst ist. Schließlich erledigt er jeden Tag einen ganz anderen Job als du und kann somit gar nicht dein Verständnis der Situation haben. Er ist dir aber dankbar dafür, dass du ihm dieses Verständnis verschaffst.

Erläutere anschließend, welche Hypothesen du rund um dieses Problem entwickelt hast. In unserem Beispiel lautete die Hypothese, dass die Kollegen länger Mittagspause machen müssen, weil sie erst die Küche aufräumen müssen, um diese überhaupt benutzen zu können. Die Hypothese birgt gleichzeitig den Vorteil, den die Lösung dieses Problems bringen kann. Die Mittagspause kann eingehalten werden, es geht keine unnötige Zeit verloren und die Küche wird überhaupt in Schuss gehalten, anstatt einfach sich selbst überlassen zu werden.

Der letzte Schritt deine Argumentationsstruktur ist die Präsentation der Kernidee. Du hast ein Bewusstsein für das Problem geschaffen, nun musst du auch erläutern, wie es zu lösen wäre. Ziel ist, dass anschließend über diese Idee und ihre Umsetzung diskutiert werden kann.

Überprüfung der Argumentation

Deine Argumentation entsteht zunächst in deinem Kopf. Das kann zur Schwäche für sie werden, denn auf diese Art und Weise hast du dich nur selbst als Maßstab. Noch weißt du nicht, ob deine Argumentationskette für andere Menschen ebenso schlüssig wirkt. Deswegen ist eine Überprüfung deiner Argumentation so wichtig.

Das kannst du zunächst auch alleine tun, indem du bewusst einen anderen Standpunkt einnimmst. Versuche, dich in die Rolle deines Vorgesetzten zu versetzen und seinen Standpunkt nachzuvollziehen. Berufe dich dabei auf Fakten, die du hast. Wenn ihr seinen Standpunkt nicht klar ist, dann frage danach. Triff keine nicht überprüften Annahmen, andernfalls kannst du schnell in die falsche Richtung denken. Wenn du nun seinen Standpunkt verstanden hast, dann versuche, deine Argumentationskette aus dieser Warte heraus zu sehen. Fallen dir Gegenargumente ein, die du dementieren musst? Findest du Lücken in der logischen Argumentationskette?

Die Metaperspektive

Du kannst deine eigene Argumentation aber auch selbst überprüfen. Auch dazu musst du dich zunächst von deiner eigenen Perspektive lösen. Du hast eine Idee entwickelt, wahrscheinlich um ein Problem zu lösen. Du hast deine ganz eigene Sicht auf dieses Problem, doch welche anderen Sichtweisen gibt es? Diese Sichtweisen müssen nicht zwingend mit einer bestimmten Person verbunden sein. Im argumentativen Gespräch werden die Teilnehmer auch Positionen einnehmen, die sie gar nicht unbedingt selbst vertreten. Sie werden bewusst versuchen, deinen Vorschlag aus allen erdenklichem Perspektiven zu betrachten. Genau so gehst du nun selbst vor. Stelle dabei logische Fragen. Solche Fragen könnten beispielsweise lauten:

  • Wie sieht diese Idee in der praktischen Umsetzung aus?
  • Gibt es Perspektiven, die meine Idee nicht berücksichtigt hat?
  • Was würde sich ändern, wenn diese Idee heute genau so umgesetzt würde?
  • Welche wieder stände und Hindernisse muss meine Idee umgehen können? Wie kann sie das?
  • Ist meine Idee dazu in der Lage, den Sachverhalt zu lösen, den ich als Problem ausgemacht habe? Warum ist sie das?

Spalten- und Stufenargumentation

Wenn nun deine Argumentation steht und du bereit bist, sie zu präsentieren, dann überlegst du dir sicherlich, wie du einsteigst. Ist es eine gute Idee, deinen Vorschlag als erstes zu nennen und ihn dann zu begründen? Oder solltest du einsteigen, indem du die Hintergründe erklärst und dann zu deiner Idee überleitest? Diese beiden Ansätze lassen sich mit der Argumentation in Spalten oder Stufen beantworten – je nachdem, mit wem du sprichst und wie der Kenntnisstand dieser Person ist, empfiehlt sich der eine oder der andere Ansatz.

Die Spaltenargumentation

Sprichst du mit einer Person, die gut über den Sachverhalt informiert ist, dann solltest du in Spalten vorgehen. Die oberste Spalte dieser Argumentationskette enthält lediglich deinen Vorschlag, in aller Kürze. Er gibt das Thema dieses Meetings vor: über diesen werdet ihr euch nun unterhalten. Es gibt keine Alternativen dazu, wenn du diesen Weg wählst. Diesen zentralen Vorschlag untermauerst du nun mit einzelnen Argumenten. Jedes deine Argumente steht in einer eigenen Spalte unter deiner Idee. Nun festigst du deine ersten Argumente durch Zahlen, Beweise und alle sonstigen Belege, die du hast, um deine Argumente zu verifizieren. Die Belege stehen wiederum in ihren eigenen Spalten unter dem Argument. Die Argumentationskette in Spalten kannst du dir wie ein hierarchisches Modell vorstellen und auch mit diesem Arbeiten, um die Struktur für das Meeting aufzubereiten.

Beispiel:

Markus arbeitet in der Finanzabteilung eines marktführenden Konzerns. Der wichtigste Mitbewerber schwächelt, und nun möchte er dem Abteilungsleiter vorschlagen, diesen aufzukaufen. Der CFO ist natürlich bestens über die aktuelle Marktlage, die eigene wirtschaftliche Leistung und auch über den Ist-Stand des Mitbewerbers informiert und beobachtet diesen selbst schon lange.

Markus steigt deswegen direkt mit seiner Idee ein. Er begründet dies damit, dass er die Bilanz des Mitbewerbers untersucht und mit der eigenen verglichen hat. Zudem hat er auch die Leiter der anderen Abteilungen gebeten, eine Einschätzung zum Mitbewerber abzugeben. Alle kommen für ihren Fachbereich zu dem Schluss, dass der Mitbewerber in Bereichen Schwächen aufweist, die sie selbst besser umsetzen. Weiterhin hat er das Szenario durchkalkuliert, was bei einer Fusion passieren würde.

Der CFO hört ihm zunächst zu und hört sich auch seine drei Argumente für diese Idee still an. Markus geht anschließend dazu über, in die Bilanzen einzutauchen. Hierüber entsteht eine längere Diskussion. Danach sehen sie sich an, wie die anderen Abteilungsleiter im Falle einer Fusion vorgehen würden und wo sie die Chancen darin für ihren Bereich sehen. Anschließend gehen sie die Szenarien durch und kommen gemeinsam zu dem Schluss, dass eines davon anhand der bisher genannten Argumente am realistischsten erscheint. Am Ende dieses Meetings hat Markus den CFO argumentativ von seinem Vorschlag überzeugen können. Es ist nie darüber diskutiert worden, nicht zu fusionieren. In dem Meeting ging es immer nur darum, ob eine Fusion sinnvoll ist und wie diese konkret aussehen kann.

Die Stufenargumentation hingegen eignet sich für den Fall, dass du mit einem Entscheider sprichst, der deine Idee nicht auf den ersten Blick nachvollziehen können wird und der auch nicht hinreichend über Hintergründe informiert ist. Sie kommt auch dann in Frage, wenn bisher hauptsächlich das Bewusstsein für das Problem vorhanden ist, nicht aber der Lösungsvorschlag. Wenn es mehrere Ideen gibt, die das vorhandene Problem lösen können, dann eignen sich die Stufen als Methode ebenfalls.

Die Stufenargumentation

Bei dieser Struktur steigst du ein, indem du auf der niedrigsten Stufe zunächst die Hintergründe erklärst. Was hat dich in die Position gebracht, dass du überhaupt Ideen entwickeln musst? Welches Problem liegt zugrunde? Welche Zusammenhänge und Fakten kommen zusammen? Auf diese Weise schaffst du ein Verständnis dafür, warum das Meeting in dieser Form überhaupt notwendig ist.

Im Anschluss entwickelst du aus der realen Sachlage heraus deine Schlussfolgerungen. An dieser Stelle dürfen das auch mehrere Schlüsse sein, da man nun darüber diskutieren kann. Nun, da alle Beteiligten hinreichend informiert sind, werden sie auch ein größeres Verständnis für deine Schlüsse aufbringen können und selbst eine Meinung dazu äußern wollen.

Die oberste Stufe dient dazu, deine Kernidee zu präsentieren. Du hast Schlüsse aus der Sachlage gezogen und hast auch eine Vorstellung davon, wie mit diesen Schlüssen umgegangen werden kann. Diese Idee steht am Ende der argumentativen Kette auf der obersten Stufe und ist nun nachvollziehbarer für die Beteiligten, da sie vorher von dir informiert wurden und auch erfahren haben, welcher Gedankengang dich zu diesem Schluss geführt hat.

Beispiel:

Nachdem Markus den CFO überzeugt hat, darf er seine Idee vor der Geschäftsführung präsentieren. Dieser ist die Situation des Mitbewerbers zwar bewusst, sie war aber bisher kein Fokus-Thema und Markus geht davon aus, dass die Geschäftsführung kein detailliertes Hintergrundwissen besitzt.

Er steigt deswegen damit ein, die Sachlage zu erörtern. Er zeigt auf, in welchen Business Units das eigene Unternehmen Stärken aufweist. Dazu stützt er sich auf die Aussagen der anderen Abteilungsleiter, die sie im Zusammenhang mit der Frage nach dem Mitbewerber geäußert haben. Im Vergleich der beiden Unternehmen zeigt er auf, wie beide jeweils aktuell dastehen und wie die Marktsituation derzeit aussieht.

Im zweiten Schritt geht er dazu über, Thesen zu formulieren. Es liegt eine Sättigung des Marktes vor. Der Mitbewerber besetzt dabei Kunden, die im Falle einer Fusion in den eigenen Kundenstamm übergehen könnten, das aber von sich aus nicht tun würden. Die eigenen Stärken sind optimal, um die Schwächen des Mitbewerbers auszugleichen, was er im Detail ausführt. Letztendlich zeigt er das Szenario einer möglichen Fusion auf, welches er und der CFO gemeinsam als das wahrscheinlichste ausgemacht haben. Zudem wäre der Mitbewerber aktuell offen für eine Fusion, da er sich in einer wirtschaftlichen Schieflage befindet.

Zum Abschluss unterbreitet er den Vorschlag, eine Fusion anzustreben. Die Situation ist günstig, wie er soeben aufgezeigt hat, und die Vorteile sind der Geschäftsführung nun hinreichend aufgezeigt worden. Diese ist seiner Herleitung interessiert gefolgt und beschließt, ein Meeting zur Abstimmung darüber einzuberufen.