Zeitmanagement – Wie plane ich meine Zeit besser?

Hast du manchmal das Gefühl, der Tag ist eigentlich schon zu Ende, bevor er überhaupt richtig angefangen hat? Schlechtes Zeitmanagement erzeugt unnötigen Stress und wirkt sich negativ auf deine Work-Life-Balance aus. Wer ständig das Gefühl hat, den Tag über nicht genug zu schaffen, nimmt regelmäßiger Arbeit mit nach Hause und hat im Schnitt weniger Zeit für seine Liebsten, Hobbys und persönliche Projekte. 

Die Arbeit im Home Office ist eine extra Herausforderung, gutes Zeitmanagement ist wichtig, um einen produktiven Tag zu haben, entspannt zu bleiben und am Ende des Tages Erfolgserlebnisse zu verzeichnen. 

Die Pros eines guten Zeitmanagements sind vor allem: 

• Bessere Struktur im (Arbeits-) Tag
• Gesteigerte Produktivität 
• Erfolgserlebnisse dank Etappenziele 
• Mehr Zeit für persönliche Interessen 
• Stressreduktion 

Was du brauchst für ein besseres Zeitmanagement

Ironischerweise brauchst du für ein besseres Zeitmanagement erst einmal Zeit. Anfänglich musst du ein bisschen Zeit investieren, um später entspannt Zeit sparen zu können. Aber es lohnt sich! 

Du brauchst Klarheit über deine Aufgaben. Wer sich seine Zeit effektiver einteilen möchte, braucht erst einmal einen Überblick über seine To Dos und Aufgaben, über Deadlines und geschäftliche und private Termine. 

Wie du deine Termine planen möchtest, ist Typ-Sache. Wenn du eher ein visueller Typ bist, ist ein physischer Terminkalender wahrscheinlich die bessere Idee. Besorg dir einen Kalender mit Tagesübersicht, der dir die Möglichkeit gibt, Arbeitsblöcke stundenweise einzutragen und deine Aufgaben visuell über den Tag zu verteilen. Wer es lieber digital mag, sollte darauf achten, dass der Kalender auf allen Geräten zugänglich ist, um alle Termine barrierefrei einzutragen.

Ein gutes Zeitmanagement beinhaltet nicht nur Arbeit, sondern Freunde, Familie und Dinge, die dich gesund und glücklich halten.

Biorhythmus und Zeitmanagement 

Dein Biorhythmus spielt eine wichtige Rolle darin, wann du produktiv bist und wann du lieber Pausen einlegen solltest. Manche Menschen sind absolute Morgenmuffel, anderen fällt es leichter, schwierige Aufgaben noch vor dem Frühstück zu erledigen. Beobachte dich selbst. Wann bist du am produktivsten? Zu welchen Tageszeiten hast du regelmäßig einen Durchhänger? 

Es ist besser mit statt gegen deine innere Uhr zu planen. Lege deswegen anstrengende und komplexe Aufgaben auf die Zeiten, zu denen dein Energielevel am höchsten ist und plane aktiv Pausen ein, wenn du weißt, dass du dich müde und träge fühlen wirst. 

Die 20/80 Regel 

Das sogenannte Pareto Prinzip (nach Vilfredo Pareto) besagt, dass 80 Prozent des Ergebnisses 20 Prozent der Arbeit benötigen. Auf deine Produktivität angewendet bedeutet das: Mit 20 Aufwand kannst du meist bereits 80 Prozent des Ergebnisses erzeugen. Der Teufel steckt im Detail und am Ende ist es häufig übermäßiger Perfektionismus, der die meiste Zeit kostet. Effizientes Zeitmanagement bedeutet deshalb auch, sich vom eigenen Perfektionismus zu verabschieden. 

Minimal-Ziel formulieren 

In jedem Projekt gibt es eine Minimalanforderung, die erreicht werden muss, damit alle Beteiligten zufrieden sind. Wenn du unter Zeitdruck stehst, definiere, was du mindestens schaffen musst und arbeite darauf hin. Wenn du am Ende Zeit übrig hast, kannst du immer noch über dieses Ziel hinausgehen. Du wirst dich wundern, wie viel Zeit du sparen kannst, wenn du deine Ziele an die Ansprüche anpasst und stattdessen auf Qualität setzt. 

Ablenkungen minimieren 

Das Handy piepst, eine neue Email poppt auf, was macht eigentlich der Kollege dahinten spannendes? Durch technische Ablenkungen fällt es heute umso schwerer, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ohne sich ablenken zu lassen. Vor allem bei schwierigen Aufgaben stürzt sich das Gehirn gerne auf jede noch so kleine Ablenkung. Einmal draußen dauert es seine Zeit bis man wieder in den Arbeitsmodus kommt und schon hast du wertvolle Zeit verloren. 

Minimalistischer Arbeitsplatz 

Schau dir deinen Arbeitsplatz an. Wie einfach ist es, abgelenkt zu werden? Reduziere deinen Schreibtisch auf die Dinge, die du tatsächlich für die Ausführung deiner Tätigkeiten brauchst. Je minimalistischer dein Set up, desto leichter wird es dir fallen, konzentriert zu arbeiten. Sind es eher die Kollegen, die dich ablenken (oder die Familie im Home Office), kommuniziere direkt, dass du dich in einer produktiven Arbeitsphase befindest und gerade nicht gestört werden möchtest. Geräuschreduzierende Kopfhörer können dabei helfen, die Ablenkungen auszublenden und signalisieren sichtbar “Bitte nicht stören, ich arbeite”.

Notifications ausschalten 

Während aktiver Arbeitsphasen kannst du Handy und Notifications auf stumm schalten. Keine Nachricht ist so wichtig, dass sie nicht 45 Minuten warten kann. Plane stattdessen lieber Phasen ein, in denen du mit voller Konzentration auf Emails und Nachrichten antwortest. Dein Gegenüber wird dir dankbar sein.  

Schritt #1 besseres Zeitmanagement: Inventarliste 

Bevor du an die Planung gehst, ist es wichtig, erst einmal einen Schritt rückwärts zu machen und dir einen Überblick zu verschaffen. Was muss getan werden? Welche Au

Schritt #2 besseres Zeitmanagement: Organisieren und planen 

Schlechtes Zeitmanagement resultiert häufig aus mangelnder Planung. Statt dich morgens an den Schreibtisch zu setzen und dir langsam Gedanken zu machen, was heute ansteht, plane deinen Tag im Voraus. 

• Welche Termine und Deadlines hast du?
• Welche Aufgaben müssen akut erledigt werden?
• An welchen längerfristigen Projekten möchtest du arbeiten? Wie viel möchtest du schaffen?

Setze Prioritäten. Stell dir vor, du kannst nur eine Aufgabe schaffen. Welcher Punkt auf deiner to do Liste würde dir trotzdem das Gefühl geben, einen erfolgreichen Tag gehabt zu haben? Fokussiere dich auf diese Aufgabe zuerst. 

To Do Listen schreiben. Schreibe dir ganz genau auf, was du an welchem Tag erreichen möchtest. Je konkretere Ziele du dir setzt, desto wahrscheinlicher wirst du sie auch erreichen. Klarheit in der Zielsetzung macht einen großen Unterschied.

Unterteile große Aufgaben in übersichtliche Schritte. Manchmal sitzt du vor einer so großen Aufgabe, dass du gar nicht weißt, wo du eigentlich anfangen sollst. Unterteile sie in kleine Etappenziele und brich sie so in leichter verdaubare Happen herunter.

Plane Pausen ein. Es ist nicht realistisch und übrigens auch nicht gesund 8 Stunden am Stück durchzuschuften. Plan Pausen ein, in denen du dich bewusst entspannst, aufstehst, dich stretchen gehst oder dir einen gesunden Snack holst. 

Schritt #3 besseres Zeitmanagement: Zeitlimits setzen 

Perfektionismus kann dazu führen, dass du Stunden mit einer kleinen Aufgabe verbringst, die letztendlich schon viel früher hätte fertig sein können. Setz dir bewusst ein realistisches Zeitlimit für die anstehende Aufgabe und halte dich daran. Hier ist kein Platz für Overthinking. Tu es, tu es jetzt und tu es schnell. 

Plane einen 15 Minuten Puffer ein, damit du am Ende nochmal drüber gehen kannst. Halte dich aber bewusst an das Limit ohne Puffer. Mehr Zeit hast du nicht für deine Aufgabe. Effizienz ist wichtiger als Perfektionismus.