Delegieren: Aufgaben effizient abgeben lernen

Wir alle haben den Begriff „delegieren“ schon einmal gehört nicht wahr? Aufgaben und Verantwortung an Andere abzugeben, sei es eine Privatperson oder ein Mitarbeiter Deines Teams klingt in der Theorie leicht, in der Praxis stößt man dabei jedoch oft an Grenzen. Delegation bedeutet unserem Gegenüber ein sehr hohes Maß an Vertrauen entgegen zubringen. Es bedeutet Kontrollverlust zu akzeptieren. Am Ende müssen wir uns zudem eingestehen, dass unsere Mitarbeitenden Aufgaben genauso gut oder sogar besser als wir selbst erledigen können. Erfolgreiche Delegation benötigt einiges an psychologischer Vorarbeit. Gleichzeitig kann und sollte nicht jede Aufgabe leichtfertig abgegeben werden. 

Der Artikel geht der Frage auf den Grund, wie delegieren funktioniert, was dabei wichtig ist, welche Aufgaben ruhigen Gewissens abgegeben werden können und wie man lernen kann, die eigene Verantwortung in Teilen abzugeben. Starten wir jedoch from scratch mit der Frage „Was genau ist delegieren eigentlich?“

Was heißt das Wort delegieren?

Wie viele Wörter entspringt der Wortstamm aus dem lateinischen (von delegare), was zu Deutsch beauftragen oder ermächtigen bedeutet. Auf das Organisationskonzept übertragen bedeutet delegieren die vertikale Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an nachgeordnete Stellen oder Aufgabenträger. 

Nehmen wir das Beispiel eines Selbstständigen, welcher sich nach und nach ein Team erbaut. Zunächst werden alle Aufgaben und Teilbereiche selbst ausgeführt. Wer wirtschaftlich wachsen will, kommt am Ende aber nicht darum herum, Aufgaben abzugeben. So kann der Einzelunternehmer nach und nach qualifizierte Mitarbeiter für Marketing, Buchhaltung und Sales einstellen und sich in der geschaffenen Zeit auf seine Kernkompetenz konzentrieren, die neue Einnahmen generiert, die sonst nicht generiert werden könnten.

Wer nicht delegiert, kann seinem eigenen Business sogar schaden, da Opportunitätskosten entstehen (entgangene Gewinne dadurch, dass sich der Selbstständige beispielsweise mit seiner Buchhaltung beschäftigen musste, anstelle neue Angebote auszuarbeiten).

Warum soll ich delegieren?

Wie bereits angeschnitten ist Delegation für unser Business unerlässlich. Der typische Gedanke „wenn ich es nicht selbst erledige, wird es schlecht erledigt“ darf losgelassen werden. Aufgaben abzugeben kann den Unternehmenserfolg steigern und gleichzeitig ist sie der Schlüssel guter Führung. Unsere Mitarbeitenden werden in ihrer Motivation und ihrem Selbstvertrauen gestärkt. Wer Verantwortung abgibt, signalisiert Du bist wichtig und ich vertraue Dir, dass Du diese wertvolle Aufgabe mindestens genauso gut ausführen kannst, wie ich. Am Ende kann jedes Team-Mitglied das volle Potenzial und die Kompetenzen entfalten und die Gesamtperformance wird gesteigert.

Was ist wichtig beim delegieren?

Bevor Aufgaben vorschnell abgegeben werden, dürfen wir die Situation analysieren. Wir dürfen uns einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben anfallen, wie dringlich und wichtig diese sind, wieviel Zeit sie uns kosten und wie hoch die Opportunitätskosten (=Kosten dafür, dass ich alles selbst erledige, anstelle mich auf andere Bereiche zu konzentrieren.)

Im nächsten Schritt ist es lohnenswert, die Delegation eines Aufgabenbereichs wirtschaftlich durchzuspielen. Hier sind folgende Fragen wichtig:

• Was kostet es mich, eine (neue) Stelle für diese Aufgabe zu besetzen?
• Wie hoch sind die geschätzten zusätzlichen Gewinne dadurch?
• Wie schnell wird der Mitarbeitende in der Lage sein, die Aufgabe selbstständig zu erledigen?

Zuletzt können wir die Entscheidung treffen, ob wir eine neue Stelle besetzen oder eine bestehende umstrukturieren.

Was umfasst Delegation?

Welche Aufgaben delegiert werden, ist ganz frei. Theoretisch kann sogar die Produktentwicklung delegiert werden und die Geschäftsführende Tätigkeit. Die Übertragung der Verantwortung kann temporär (beispielsweise in Form von Urlaubsvertretung) oder dauerhaft sein. Egal ob kurz, mittel oder langfristig, eine Delegation benötigt immer diese Elemente, damit der Aufgabenbereich erfolgreich übertragen und von dem Mitarbeiter selbstverantwortlich bearbeitet werden kann:

• Die Aufgabe: Wir müssen zunächst klar absprechen, welches Arbeitsfeld für welche Dauer übertragen werden kann.
• Das Ziel: Eine klare Zielsetzung ist unerlässlich zur Orientierung für den Mitarbeitenden, als auch zur Evaluation. Nur wenn ein Ziel definiert wurde, können Führungskraft und Mitarbeiter im Nachgang messbar machen, was bereits gut lief und wo noch Optimierungspotenzial besteht.
• Der Mitarbeitende: Generell gilt, je mehr Mitarbeitende, desto genauer müssen die Aufgabenbereiche definiert sein. Sonst kann es schnell dazu kommen, dass sich niemand explizit verantwortlich fühlt. 
• Die Kompetenz: Wir müssen klar definieren, welche Skills unser Mitarbeitender mitbringen muss. Manchmal braucht es Vorlauf und Einarbeitungszeit dafür. 

Delegieren ist ein Prozess, den wir vorbereiten müssen!

Wie funktioniert delegieren richtig?

Wie bereits angeschnitten braucht Delegation eine feste Systematik, an der sich alle Beteiligten orientieren können. Ein Beispiel hierfür sind die 5 Stufen der Delegation. Mit jeder Stufe steigt der Grad an Eigenverantwortung und auch das Vertrauen in den Mitarbeitenden. 

Stufe 1: Setze um

Hier besteht noch sehr wenig Flexibilität für beide Seiten. Der Mitarbeitende führt die Aufgabe nach unserer genauen Vorstellung aus und hält enge Rücksprache. In der ersten Phase entfällt viel Zeit auf Korrekturschleifen und Organisation.

Stufe 2: Arbeite Dich ein

In der zweiten Phase ist der Mitarbeitende schon besser mit dem Aufgabenfeld vertraut und das Selbstbewusstsein wächst. Nun ist es an der Zeit, den Freiheitsgrad zu erhöhen. Das Team-Mitglied erarbeitet selbstständig Optionen, wie das Themenfeld vorangetrieben werden kann. Diese Möglichkeit werden der Führungskraft präsentiert und diese wählt aus.

Stufe 3: Erarbeite Vorschläge

In der dritten Phase kann und soll der Mitarbeitende selbstständig konkrete Alternativen und einen detaillierten Projektplan ausarbeiten. Erst im letzten Schritt wird wieder die Führungskraft dazugeholt. Diese entscheidet dann, ob der Projektplan so umgesetzt wird. Im Vergleich zu Stufe 1 ist aber schon sehr viel weniger Zeiteinsatz nötig.

Stufe 4:  Entscheide mit Rückmeldung

In der vorletzten Stufe trifft der Mitarbeitende jegliche Entscheidung bereits selbst, führt aber im Nachgang die Gründe und Details der Entscheidung auf. Dies dient nur noch der Information und abschließenden Kontrolle. Die Führungskraft hat in diesem Stadium bereits sehr viel Vertrauen und Verantwortung abgegeben. 

Stufe 5: Entscheide ohne Rückmeldung

Diese Stufe stellt die Könings-Disziplin des Delegierens dar. Der Mitarbeitende kann nun frei eine Entscheidung treffen und muss sie nicht mehr rückmelden oder sich absprechen. Die Aufgabe und Verantwortung wurde gänzlich übertragen.

Delegieren lernen – mit diesen sechs konkreten Tipps

Die Entscheidung, eine Aufgabe abzugeben, verlangt uns Mut ab. Insbesondere, wenn es um das eigene Business geht. Mit der Zeit wächst jedoch auch unser Erfahrungsschatz und wir können viel besser loslassen und abgeben. Aller Anfang ist schwer, jedoch gibt es ein paar Tipps, die du befolgen kannst.

1. Übe Dich in Vertrauen zu Dir selbst: Schreibe Dir selbst die Kompetenz zu, geeignete und fähige Leute finden zu können, die Deine Aufgaben sehr gut ausführen können. Vertraue auf Deine Entscheidung und Menschenkenntnis.
2. Übertrage Dein Vertraue auf Andere: Vertraue auf die Fähigkeiten Deiner Mitarbeitenden, die Du ausgewählt hast. Dein Team gibt das Beste und kann sich nur mit Deiner Hilfe frei entfalten. Gib ihnen die Chance, sich zu entwickeln.
3. Begreife Dich als Teil des Teams und lasse die Kontrolle los: Nur, wenn wir uns als Team auf Augenhöhe begegnen, können wir ruhigen Gewissens eine Aufgabe abgeben. Es gilt, Kontrolle loszulassen. Das kann nur geschehen, wenn wir jeden Mitarbeitenden im Team wertschätzen und verstehen, dass wir zusammen eine Einheit bilden. Jeder hat eine wichtige Aufgabe und Rolle zu erfüllen.
4. Hole Dir Hilfe als Führungskraft: Gerade zu Beginn der Karriere kann es Sinn machen, ein Führungskräfte-Coaching oder Mentorship in Anspruch zu nehmen. Genau wie unsere Mitarbeitenden dürfen auch wir Kompetenzen erwerben. Ein erfahrener Coach kann uns durch den Prozess des Delegierens leiten. 
5. Beziehe den Mitarbeitenden mit ein: Zeige ihm von Beginn an die Perspektiven auf. Das schafft für beide Seiten Selbstvertrauen. Dein Team-Mitglied wird bekräftigt und auch Du als Führungskraft spürst sein Engagement. Wachst zusammen und durchlauft den Prozess zusammen!
6. Ertrage Fehler: Kalkuliere mit ein, dass es gerade am Anfang der Übergabe zu kleinen Stolpersteinen und Fehlern kommen kann. Das ist nur menschlich, dein Mitarbeiter muss sich erst zurechtfinden. Bleibe entspannt und im Vertrauen.

Welche Aufgaben kann man nicht delegieren?

Darauf gibt es aus unserer Sicht keine pauschale Antwort. Es gibt sicherlich Bereiche, die leichter delegiert werden können, als andere. So wird der Bereich Marketing, Content Creation oder Finance vermutlich schneller zu delegieren sein, als die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen. 

Wenn Deine Marke sehr stark mit der eigenen Person verwoben ist, liegt die Herausforderung auch darin weniger aktive Präsenz zeigen zu müssen. In diesem Fall braucht das Marketing beispielsweise weiterhin sehr viel Content als Input.

Unserer Meinung nach kann grundsätzlich jeder Bereich delegiert werden, wenn auch das Geschäftsmodell umgestellt werden muss. Ein Beispiel: Möchtest Du Dich als Coach gänzlich aus dem Geschäft zurückziehen, bildest Du die nächste Generation fähiger Coaches aus, die in deinem Namen arbeiten können. Dies ist natürlich ein extremes Beispiel, aber es zeigt: Mit Zeit, Vertrauen und Schulung ist fast alles möglich! Verlieren wir die Angst davor, Kontrolle abzugeben und tun wir das Beste für unser Team und uns selbst.