Erinnerst Du Dich noch an unseren Artikel zum Thema „delegieren?“ Schau ihn Dir sonst gerne nochmals an, da „Aufgaben abgeben“ sehr eng damit verknüpft ist. Heute werden wir jedoch noch einen Schritt konkreter:
Wir beleuchten die Frage, wie wir es schaffen, Aufgaben privat oder beruflich abzugeben. Dabei betrachten wir auch die Frage, was psychologisch hinter der Angst stecken kann, Aufgaben abzugeben und wie wir es schaffen, wieder mehr Entspannung in unseren Alltag einziehen zu lassen. Am Ende ist es eine Entscheidung, Aufgaben loszulassen. Wir bestimmen darüber, wie wir uns fühlen können.
Wie lerne ich Aufgaben abzugeben?
Unsere Antwort darauf lautet: Learning bei Doing. Ängste und Unsicherheiten lassen sich am schnellsten abbauen, wenn man sich das Gegenteil beweist, nämlich: Wenn ich meinen Mitmenschen vertraue und Aufgaben abgeben, dann passiert nichts Negatives. Im Gegenteil, ich habe mehr Zeit für mich selbst und Entspannung.
Wir wissen aus Erfahrung, dass der Weg dahin steinig sein kann. Oft begleiten uns Glaubenssätze wie „Ich mache lieber alles alleine, dann kann ich wenigstens für ein guter Ergebnis garantieren!“
Nun müssen wir einmal ganz ehrlich zu uns sein. Weshalb denken wir das? Warum trauen wir uns nicht, komplettes Vertrauen in die Fähigkeiten unseres Umfeldes zu haben? Dahinter steckt meistens oft mehr als ein negativer Erfahrungswert.
Es kann definitiv passieren, dass wir eine Aufgabe abgeben und sie wird nicht zu unserer Zufriedenheit erfüllt. In dem Fall dürfen wir ehrlich evaluieren: Liegt dies wirklich daran, dass der andere sich keine Mühe gegeben hat? Oder war unserer Erwartungshaltung von Anfang an skeptisch, sodass es sich um eine selbsterfüllende Prophezeiung handelt? Vielleicht liegt die Wahrheit irgendwo in der Mitte.
Die Intention des Artikels ist es, auf sanfte Art für unsere Ängste zu sensibilisieren. Hinter dem Unmut, Aufgaben abgeben zu wollen, steckt oft die Angst vor Kontrollverlust. Dabei gibt es definitiv Aufgaben, die nicht delegiert werden sollen, beispielsweise weil derzeit niemand im Team in das Themengebiet eingearbeitet ist.
Unser Tipp ist es daher, mit dem delegieren von B-Aufgaben zu beginnen. Solche Aufgaben bezeichnen nach dem Pareto-Prinzip (auch bekannt als die 80/20-Regel) Themen, die zu 20% zum Erfolg einer Sache beitragen. Die A-Aufgaben hingegen tragen zu 80% dazu bei, dass wir unser Ziel erreichen. Sobald wir Mut gefasst haben, können wir uns in weitere Aufgabengebiete vorwagen. Schritt für Schritt lernen wir so, Kontrolle abzugeben. Natürlich kann man dies auch im privaten Bereich anwenden. Dort dürfen wir uns eventuell sogar direkt an A-Aufgaben herantrauen.
Beispiel: Unsere Partnerschaft folgt festen Routinen. Tauschen wir einmal die Rollen oder bitten unseren Partner/unsere Partnerin, uns heute eine Sache abzunehmen. Das Fragen um Hilfe kann manchmal ebenfalls schwierig sein, beweist jedoch Stärke. Am Ende werden wir sehen, dass wir mehr Flexibilität und Freude gewinnen können.
Natürlich wird das Abgeben von Aufgaben in erster Linie im Beruf wichtig. Widmen wir uns deshalb einer Frage aus dem Berufsalltag:
Wie verteilt man Aufgaben im Team?
Wie funktioniert gerechte Aufgabenverteilung im Team? Oder anders, wie organisiere ich mein Team richtig? Ein Ansatz hierfür bietet das Jobcrafting. Hierbei wird im ersten Ansatz versucht, die Team-Mitglieder selbst gemäß ihrer Stärken und Wünsche über die Aufgaben entscheiden zu lassen. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass unliebsame Aufgaben liegen bleiben. In diesem Fall ist es an der Führungskraft, die übrigen Aufgaben fair zu verteilen. Den Mitarbeitenden zunächst die Entscheidungsfreiheit zu lassen, kann jedoch die Zufriedenheit des Teams fördern.
Was kann abgegeben werden und was nicht?
Aus der Praxis wissen wir, dass nicht jede Aufgabe abgegeben werden kann oder sollte. Bereiche innerhalb unserer Kernkompetenz dürfen wir gern bei uns behalten. Manchmal fehlt es aber schlicht an Zeit und Kompetenzen im Team. Eine Aufgabe sollte immer dann nicht abgegeben werden, wenn sie überfordert und demotiviert. In diesem Fall macht es Sinn, entweder auf eine externe Person zurückzugreifen (beispielsweise ein Freelancer, welcher kurzfristig einspringen kann) oder sich Zeit zu nehmen, um die Kompetenz im Team aufzubauen. Der zweite Weg mag mühsam erscheinen, ist oft jedoch die Möglichkeit, die nachhaltig Entspannung schafft.
