Bereits kleine Effizienzsteigerungen haben spürbar positive Effekte. Unternehmen können durch Arbeitszeit- und Kostenersparnisse frei werdende Ressourcen gewinnbringend einsetzen. Mit den folgenden Tipps lässt sich die Effizienz in Unternehmen nachhaltig verbessern.
Tipp 1: Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben
Ein papierloses Büro hilft, Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Werden ältere Unterlagen benötigt, ist es nicht mehr nötig, sich durch dicke Aktenordner zu wälzen. Wichtige Unterlagen – inklusive des E-Mail-Verkehrs – werden digital verwaltet – d. h. abgelegt, recherchiert und wiedergefunden. Sind sämtliche Daten in der Cloud gespeichert, ist ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff möglich. Mitarbeiter können problemlos vom Homeoffice sowie im Außeneinsatz auf benötigte Unterlagen zugreifen, ohne Kollegen im Büro bemühen zu müssen.
Tipp 2: Kaizen im Büro
Das japanische Wort „Kaizen“ bedeutet „Veränderung zum Besseren“ nach dem Motto „work smarter, not harder“. Die Methode zur Effizienzsteigerung hat ihre Ursprünge in der Automobilindustrie. Kaizen baut auf die Erfahrung und Kreativität der Mitarbeiter, um Prozesse zu optimieren. Die vier aufeinander aufbauenden Stufen für effektives Kaizen im Büro sind:
– das Schaffen von Sauberkeit und Ordnung
– die Etablierung positiver Routinen durch Standards in der Büroorganisation
– die kontinuierliche Vereinfachung wiederkehrender Arbeitsabläufe
– das Einräumen von Handlungsspielräumen mit dem Ziel eigenverantwortlich handelnder Mitarbeiter
Tipp 3: Beratung im Bereich Network Marketing
Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen verkaufen, profitieren von Network Marketing. Bei der speziellen Form des Direktvertriebs werden Produkte und Dienstleistungen ohne weitere Zwischenstationen direkt an die Endkunden verkauft. Incentives – z. B. in Form kostenloser Leistungen sowie Umsatz- und Gewinnbeteiligungen – animieren Kunden und Mitarbeiter, eigenständig neue Kunden anzuwerben. Durch die effiziente Marketingmethode wächst das Kundennetzwerk mit zunehmender Netzwerkgröße immer schneller.
Tipp 4: konsequent wachstumsorientiert denken
Mitarbeiter von Firmen die wachstumsorientiertes Denken als festen Unternehmenswert etabliert haben, zeichnen sich durch eine hohe Resilienz und ein ausgeprägteres Erfolgsstreben aus. Ein „Growth Mindset“ ermöglicht die rasche Umsetzung neuer Ideen, setzt kreative Potenziale frei und steigert die Effizienz in der Entwicklung neuer Ideen. Führungskräften obliegt die Aufgabe, klare Ziele zu kommunizieren und gezielt Impulse zu setzen.
Tipp 5: strategisches Selbstmanagement fördern
Besitzt jeder Mitarbeiter die Freiheit, seine Stärken und Talente gewinnbringend einzusetzen, sind die Voraussetzungen für maximale Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen erfüllt. Unternehmen, die Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen, indem sie z. B. die Dauerpräsenzkultur abschaffen, fördern das strategische Selbstmanagement jedes einzelnen und eliminieren ineffektive Arbeits- und Kommunikationsprozesse.
Tipp 6: besseres Projektmanagement durch Scrum
Scrum ermöglicht es, Produkte in besserer Qualität und mit optimaler Effizienz fertigzustellen. Die aus der Softwareentwicklung stammende Teammanagement-Methode setzt auf kurze Entscheidungswege, kontinuierliche Fehler – und Qualitätskontrollen sowie direkte Kommunikation – u. a. durch täglich stattfindende, 15-minütige Daily Scrum-Meetings. Durch iteratives Vorgehen reduziert sich der Planungsaufwand für das Finden der optimalen Lösung auf ein Minimum. Sprints in Form definierter Zeiträume von maximal vier Wochen Dauer ermöglichen einen schnellen Projektfortschritt.
