Agiles Projektmanagement ist in Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Spätestens seit dem Aufkommen der „New Work Ära“ wurde es für Unternehmen und Organisationen zu einem Muss, Projekte flexibel und agil zu gestalten. Unsere Umwelt und auch die neuen Anforderungen der Arbeitnehmenden bedingen kurze Kommunikationswege, hybride Arbeitsmethoden, Flexibilität und eine schnelle Anpassung seitens des Arbeitsgebers.
Doch warum benötigt die Arbeitswelt überhaupt Projektmanagement und was genau ist agiles Projektmanagement? Wo liegt der Unterschied zu klassischem Projektmanagement und welche Methoden gibt es? All das und noch mehr erfährst Du in diesem Artikel. Bringe Deine eigene Arbeitsweise oder auch das agile Projektmanagement Deines Teams auf das nächste Level!
Warum brauchen Unternehmen Projektmanagement?
Der Begriff Projektmanagement ist uns allen bekannt. Doch trotzdem ist er, insbesondere im Arbeitskontext, nicht immer klar greifbar. Bevor wir uns dem eigentlichen Thema widmen, steigen wir deshalb vorab mit einer kurzen und übergreifenden Erklärung ein:
Wir alle wissen, dass das heutige Leben sehr viel schnelllebiger und komplexer geworden ist. Die Digitalisierung, globale Vernetzung und die „Always-on-Mentalität“ führen dazu, dass sich Situationen sehr schnell verändern – beruflich und privat. Unternehmen und Organisationen sind deshalb mit erhöhter Komplexität, Anforderungen und auch Wettbewerbsdruck konfrontiert. Die Wünsche des Kunden, seien es wir als Endkonsumenten oder auch B2B-Kunden werden individualistischer. Wir möchten passgenaue und vor allem schnelle Lösungen. Unternehmen, die sich dieser neuen Dynamik am besten anpassen, bleiben wettbewerbsfähig. Der logische Schluss ist eine Arbeitsweise, die sich den Bedürfnissen des Kunden in Form von gezielten Projekten annimmt.
Die Organisationsstruktur nach Projekten sorgt dafür, dass der Kundenwunsch mit bestmöglicher Qualität erfüllt wird. Unternehmen können ihre Kompetenzen schnittstellenübergreifend bündeln. Zusammenarbeit kann so effektiver werden, gleichzeitig muss sie auch genauer gemanaged werden. (Agiles) Projektmanagement ist demnach kein Buzzword, sondern eine der wichtigen Grundlagen für unsere moderne Arbeitswelt!
Was ist agiles Projektmanagement?
Bei agilen Projekten wird – im Gegensatz zu klassischen Methoden – nicht der gesamte Ablauf durchgeplant. Es gibt kein in Stein gemeißeltes Endziel, jeder Schritt wird nacheinander angegangen. Im Flow erarbeitet das Team dann ein finales Ergebnis. Dabei steht eine kundenzentrierte Vorgehensweise im Vordergrund. Durch die flexible Arbeitsweise und die enge Abstimmung mit dem Kunden kann das Projektteam schnell und effizient auf Veränderungen reagieren.
Projektmanagement: Unterschiede zwischen agil, klassisch und hybrid
Agiles Projektmanagement
Wie bereits erwähnt ist das Ziel eines agilen Projektes variable. Zeit und Aufwand werden vom Team jedoch als Input fixiert bzw. vorab grob definiert. Kleinere und selbstorganisierte Teams bearbeiten das Projekt. Die Zusammensetzung des Teams basiert oft nicht mehr allein auf der Position der Mitarbeitenden, sondern auf deren Talenten und Fähigkeiten. Es ist nicht unüblich, dass Mitglieder aus verschiedenen Ressorts und Leveln gemeinsam zum Erfolg des Projektes beitragen. Die Kommunikation verläuft in kurzen, aber sehr regelmäßigen Update Meetings. Der Kunde gibt hierbei auch regelmäßig Feedback und hat so stets die Chance, Zwischenergebnisse zu bewerten. Das Feedback wird dann aktiv einbezogen, um das Projekt optimal nach den Wünschen des Kunden gestalten zu können.
Klassisches Projektmanagement
Bei klassischem Projektmanagement ist das Endergebnis von Beginn an fest definiert und der Ablauf folgt einem linearen Prozess und klaren Hierarchien. Der Input in Form von Zeit und Aufwand sind variable. Das Team kommuniziert oft schriftlich durch Dokumente oder auch in langen Meetings. Größere Teams, die sich ausschließlich aufgrund von Jobtiteln und Hierarchien bilden, sind nicht unüblich. Weiterhin wird dem Kunden zwar das fertige Endergebnis präsentiert, aber er wird selten um Feedback im Prozess gefragt. Veränderungen oder Anpassungen sind deshalb eher schwierig.
Hybrides Projektmanagement
Wie der Name naheliegt, handelt es sich hier um eine Kombination von flexiblen und klassischen Methoden. Welche Methodik überwiegt, wird von dem Projekt und der Situation im Unternehmen abhängig gemacht. Hybrides Arbeiten kann sowohl äußerst flexibel und vielfältig verlaufen, als auch eher klassisch in einen festen Rahmen eingebettet sein. Im Kern wird der kundenzentrierte Ansatz jedoch beibehalten und das Feedback des Kunden möglichst mit einbezogen.
Was sind die Vorteile von agilem Projektmanagement?
Kundenzentrierung allgemein ist zum neuen Status Quo geworden. Mithilfe von agilem Projektmanagement wird diese Notwendigkeit perfekt umgesetzt. Durch den regen und engen Austausch wird die Kundenbindung gestärkt und die Wahrscheinlichkeit für hohe Kundenzufriedenheit erhöht. Weiterhin bedeutet agiles Arbeiten auch eine Entlastung für das Team. Gesteht man auch neuen Talenten eine Teilnahme am Projekt zu, können wiederrum die Kapazitäten der Experten effizienter aufgeteilt werden. Dadurch, dass Projekte nicht mehr starr nach Hierarchie zugeteilt werden, erfahren junge Talente Wertschätzung und erfahrene Kollegen können sich Projekten widmen, die ihnen ebenfalls mehr liegen. In der Theorie kann so auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden. Letztendlich können alle Beteiligten mithilfe von agilem Projektmanagement flexibler und effizienter arbeiten.
Welche Methoden gibt es beim agilen Projektmanagement?
Es gibt eine Vielzahl von agilen Methoden und Techniken. Nachfolgend möchten wir die bekanntesten Ansätze vorstellen. Als Basis aller Methoden sollte das Team das Projekt analysieren.
1. Stakeholder- und Ressourcenanalyse
Bevor ein Projekt durch das passende Team aufgebaut wird, sollte im ersten Schritt ermittelt werden, welche Interessensgruppen (Stakeholder) mit dem Projekt bedient werden und welche Kompetenzen dies benötigt. Betrachten wir hierfür ein kurzes, fiktives Beispiel:
Ein Kunde beauftragt eine Kommunikationsagentur ein neues Produkt im Bereich Nahrungsergänzungsmittel national bekannt zu machen. In anderen Märkten ist das Produkt bereits erfolgreich.
Mögliche Interessensgruppen (Stakeholder) könnten hier natürlich Endkonsumenten sein, die ihre Gesundheit verbessern wollen. Daneben aber auch Apotheken, die das Produkt vertreiben und Medien, die über das Mittel berichten sollen.
Mögliche Ressourcen/Kompetenzen über die das Team verfügen muss, wären also beispielsweise: Medienkontakte, Wissen im Bereich Gesundheit/Nahrungsergänzungsmittel und rechtliches Wissen (z.B. bezüglich Health Claims). Weiterhin sollte ein Mitglied des Teams das Projekt aktiv managen, Monitoring betreiben und den Kundenkontakt halten.
Im nächsten Schritt kann das Team auf direkte Tools des agilen Projektmanagements zurückgreifen.
2. Scrum-Methode
Scrum (zu Deutsch: Gedränge) stellt eine der bekanntesten und beliebtesten Methoden im agilen Projektmanagement dar. Scrum basiert auf der Idee, dass viele Projekte zu komplex sind, um sie in einem Projektplan vollumfänglich zu erfassen. Deshalb wir die gesamte Laufzeit des Projektes Etappen (auch Scrum-Sprints) eingeteilt. Jede Etappe wird dann einzeln betrachtet und es werden konkrete Ziele und Aufgaben dafür abgeleitet.
Innerhalb des Teams gibt es verschiedene Rollen:
- Product Owner: Dieses Mitglied ist für das Projekt verantwortlich. Die Person erstellt eine Produktvision und ist sich der Anforderungen und Prioritäten bewusst.
- Entwicklungsteam: Bezeichnet das Team aus (interdisziplinären) Kompetenzen, welches das Projekt selbstorganisiert umsetzt.
- Scrum-Master: Er agiert als Moderator und Motivator, welcher das Team funktionsfähig hält.
Neben den Rollen gibt es festgeschriebene Artefakte (Bestandteile):
- Product Backlog: Obliegt dem Product Owner und ist eine zu aktualisierende Sammlung von Anforderungen (Requirements).
- Sprint Backlog: Ist eine Auswahl aus dem gesamten Anforderungskatalog, die während der jeweiligen Etappe von Bedeutung sind.
- Product Increment: ist das funktionsfähige Zwischenprodukt/Ziel, was nach Ende jedes Sprints bestehen soll.
Zuletzt gibt es konkrete Aktivitäten, die innerhalb der Methodik umgesetzt werden sollen:
- Sprint Planning: Planung jeder Etappe
- Daily Scrum: Tägliches, viertelstündiges Meeting, in dem sich alle Teammitglieder über die Etappe austauschen.
- Sprint Review: Das Zwischenprodukt wird überprüft, Feedback wird eingeholt und der nächste Schritt wird geplant
- Sprint Retrospective: Hier geht es um die Evaluation einer Etappe und zukünftige Verbesserungen
- Product Backlog Refinement: Hierbei geht es um die beständige Aktualisierung des Product Backlog.
3. Kanban-Methode
Die Kanban-Methode erfreut sich neben der Scrum-Methode ebenfalls großer Beliebtheit im agilen Projektmanagement. Hierbei hält das Team Aufgaben/Workflows eines Projektes auf einem Kanban-Board fest und teilt Teilaufgaben ein. So können die Verantwortlichen das Projekt übersichtlich strukturieren und bearbeiten. Alles, was es dafür braucht, ist ein (digitales) Whiteboard und Markierungen für unterschiedliche Felder und Aufgaben.
Für jedes Projekt erstellt das Team einen ein konkreter Ablaufplan, der mindestens aus drei Feldern bestehen sollte (1. work to do, 2. work in progress, 3. work done). Die einzelnen Aufgaben werden dann in jeweils in die passenden Spalten eingeteilt und später verschoben. Wie auch bei der Methode vorab gibt es hier konkrete Sprints und Sprintzeiten, in denen Aufgaben erledigt werden müssen. Anders als bei Scrum gibt es keine festen Rollen, dennoch werden die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Aufgaben vorab genau definiert.
Zusammengefasst ist Kanban eine tolle Möglichkeit, wie ein Team Projekte transparent halten kann. So bleiben alle auf dem neuesten Stand!
4. Software Tools (Asana und Trello)
Zuletzt gibt es digitale Tools, die eine tolle Infrastruktur für Projekte bieten, so beispielsweise die Software Asana, die alle Phasen und Aufgaben eines Projektplans übersichtlich abbildet. Verantwortlichkeiten, Listen, Kalender, Timelines und das Kanban-Board sind dabei inkludiert. Trello basiert ebenfalls auf der Kanban-Methode und gliedert alle wichtigen Faktoren in ein Board ein.
Fazit: Mithilfe von agilem Projektmanagement kann der komplexe Arbeitsalltag in „leichter zu verdauende Häppchen“ eingeteilt werden. Dabei können Unternehmen und ihre Mitarbeitenden perfekt auf das Feedback des Kunden reagieren, stressfreier Arbeiten und im besten Fall die eigene Zufriedenheit erhöhen!
