Selbstorganisation verbessern: Anti Aufschieberitis!

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Selbstorganisation

Selbstorganisation ist eine wichtige Fähigkeit. Doch selbst die meisten Führungskräfte beherrschen sie nicht – obwohl gerade diese sie am dringendsten bräuchten. Je mehr Aufgaben und Verantwortung du übernimmst, desto effizienter musst du diese steigenden Anforderungen bewältigen können. Organisiere dich selbst, dann kannst du auch andere Menschen organisieren und deinen Tag produktiver gestalten.

Dieses Kapitel hilft dir, die gängigen Probleme rund um die Selbstorganisation gelöst zu bekommen. Das beginnt mit der Konzentration. Die meisten berufstätigen Menschen sind nicht geübt darin, sich bewusst und gezielt auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Sie hangeln sich von einem Konzentrations-Hoch zum nächsten – die Tasse Kaffee oder der Energydrink sind ihr Treibstoff. Ihre konzentrierten Phasen treiben sie, nicht anders herum. Priorisierung und klare Kommunikation werden dir außerdem helfen, deine Arbeit effizienter zu erledigen.

Was ist Selbstorganisation?

Das Ziel der Selbstorganisation besteht darin, durch sie mehr Zeit, Freiraum und Entspannung im Beruf zu gewinnen. Gerade neue Führungskräfte kennen es: so viele Aufgaben und so viel Verantwortung, dass sie den Eindruck bekommen, das sei im Leben nicht zu bewältigen. Allerdings ist das keine Frage der Arbeitslast, sondern lediglich der eigenständigen Organisation.

Führungskräfte, die entspannt wirken und sich jederzeit für ihre Mitarbeiter Zeit nehmen können, haben alle das gleiche Geheimnis. Sie sind selbst so gut organisiert, dass sie sich Zeit fürs Wesentliche nehmen können und dennoch die wichtigen Aufgaben bewältigen können. Sie schaffen es durch ihre Selbstorganisation, gedanklich so frei zu werden, dass sie sich in die Anliegen ihrer Mitarbeiter hinein denken können. Denn das Gegenteil davon tritt ein, wenn du bei wachsenden Anforderungen keine gute Selbstorganisation hast. Dann treiben dich deine Aufgaben so sehr, dass du gar nicht mehr zur Ruhe kommst und keinen klaren Gedanken fassen kannst.

Wir finden gemeinsam heraus, wie es dank Selbstorganisation gar nicht erst dazu kommt.

Zeitmanagement als Kernelement der Selbstorganisation

Der Tag hat 24 Stunden. 6-8 Stunden verbringst du idealerweise schlafend, in etwa den gleichen Anteil mit der Arbeit und den letzten verbleibenden Anteil solltest du zur Erholung und für deine Interessen nutzen können. Natürlich kann es zu Verschiebungen kommen, wenn die Umstände das erfordern.

Damit das klappt, brauchst du ein gutes Zeitmanagement. Zeitmanagement bedeutet, dass du deine verfügbare Zeit so einteilst, dass du schaffst, was du dir in dieser Zeit vorgenommen hast. Und zwar nicht unter Stress, denn so wird das Ergebnis nicht gut und du musst erneut Zeit einplanen, um Fehler nachzubessern. Wir wollen uns in den nächsten Schritten anschauen, was Zeitmanagement ist, welche Fallen Zeit im beruflichen Alltag fressen und mit welchen Methoden du verhindern kannst, dass deine Zeit ineffizient genutzt wird.

Was ist Zeitmanagement?

Die meisten unsere Projekte scheitern an schlechtem Zeitmanagement. Zeit ist die entscheidende Ressource. Oft geht es aber gar nicht darum, ob genügend Zeit vorhanden ist, das Problem besteht vielmehr im Einsatz dieser Zeit.

Wir halten uns mit Aufgaben auf, die uns gar nicht weiterbringen oder prokrastinieren. Wir begeben uns in eine Art Schockstarre, weil wir gar nicht wissen, wo wir beginnen sollen, weil früher oder später so viel zu erledigen ist. Zeitmanagement ist ein Überbegriff für Maßnahmen, die uns helfen, unsere Zeit effizienter und bewusster einzusetzen. Du lernst, einzelne Aufgaben zu priorisieren und die Schritte zu erkennen, die zwar geringfügig wirken, dich aber in deinem Projekt insgesamt einen großen Schritt weiterbringen. Zeitfresser, deinen eigenen inneren Schweinehund und Ablenkungen des Alltags kannst du mit guten Zeitmanagement gekonnt aussperren und dich stattdessen aufs Wesentliche fokussieren. Das Ziel des Zeitmanagements besteht darin, die vorhandene Zeit besser zu nutzen und dafür zu sorgen, dass du in dieser verfügbaren Zeit produktiver bist. Das verringert deinen Stress und sorgt dafür, dass du mehr Freiraum hast, um ein gutes Ergebnis zustande zu bringen.

Die Eisenhower-Matrix

Hast du dich an stressigen Tagen im Büro auch schon einmal gefragt, wie Menschen es schaffen, Länder wie die USA zu regieren, wenn dir dein Bürojob schon wie eine ungeheure Last vorkommt? Eine Antwort darauf kann die Eisenhower-Matrix liefern. Sie dient dir als Landkarte, um Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu priorisieren und dann zu entscheiden, welchen Punkten du deine Zeit und Aufmerksamkeit widmen musst. Die Eisenhower-Matrix kann eine Methode sein, um deinen kompletten Arbeitstag zu planen – oder du nutzt sie, um in einer besonders stressigen Phase des Tages wieder den Überblick über deine Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu bekommen.

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Feldern. Du entscheidest zunächst, ob eine Aufgabe wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend ist. Wichtigkeit und Dringlichkeit befinden sich in der Matrix auf den X- und Y-Achsen. Wichtige Aufgaben sind dabei solche, die für den Fortschritt des Projektes entscheidend sind oder die andere Leute in deinem Team befähigen, selbst weiterzuarbeiten. Eine wichtige Aufgabe wäre beispielsweise die Produktion eines Videos, die das Online Marketing-Team braucht, um damit Werbung zu schalten. Ohne dich als Produzent in diesem Beispiel können sie nicht weitermachen. Dringende Aufgaben sind zeitkritisch. Eine Aufgabe kann dann dringend werden, wenn die Deadline näher rückt. Die Dringlichkeit kann aber auch daher rühren, dass andere Beteiligte am Projekt ständig bei dir nachfragen, wie der Stand ist, was dich wiederum stresst.

Je nachdem, wie du die Aufgabe kategorisiert, ergeben sich folgende Möglichkeiten:
  • A: dringend, wichtig
  • B: nicht dringend, wichtig
  • C: dringend, unwichtig
  • D: nicht dringend, nicht wichtig
A-Aufgaben sind dringend und wichtig.

Diese musst du in der Folge mit Priorität erledigen. Eine dringende und gleichzeitig wichtige Aufgabe kann es beispielsweise sein, wenn du im Finance-Bereich arbeitest und Zahlen für den Jahresabschluss liefern musst. Denn dann gibt es eine harte Deadline und andere Kollegen hängen von den Zahlen ab, die du anliefern muss. Würdest du diese Aufgabe nach hinten priorisieren und stattdessen etwas anderes machen, gefährdest du einen wichtigen Meilenstein und schlimmstenfalls sogar das ganze Unternehmen. Diese Aufgabe ist wichtiger als alles andere und es ist völlig in Ordnung, andere Projekte dafür nach hinten zu priorisieren und deinem Vorgesetzten das auch so zu kommunizieren.

B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber aktuell auch nicht dringend.

Da sie wichtig sind, musst du ihre Erledigung bereits jetzt einplanen. Plane dabei realistisch, damit du dich der Aufgabe zum geplanten Zeitpunkt auch wirklich konzentrieren widmen kannst. Es gibt einen Grund, warum es sich bei diesen Aufgaben nicht um A-Aufgaben handelt. Sie müssen nicht jetzt sofort erledigt werden. Das verschafft dir einerseits Zeit, aber unterschätze die Deadline dennoch nicht. Je realistischer du jetzt die Erledigung dieser Aufgaben einplanst, desto entspannter kannst du sie dann zum gegebenen Zeitpunkt auch angehen.

C-Aufgaben sind unwichtig, aber dennoch dringend.

Diese solltest du an eine andere Person delegieren, da du dich den wichtigen Aufgaben widmen musst. Dringend sind diese Aufgaben deswegen, da von anderen Personen Druck in Bezug auf sie ausgeht. Häufig handelt es sich hierbei um Prestigeprojekte, die beispielsweise deinem Vorgesetzten wichtig sind, damit dieser sich vor seinem Vorgesetzten profilieren kann. Zu vernachlässigen sind sie daher nicht. Denn dein Vorgesetzter wird dich in diesem Beispiel so lange fragen, wie der Fortschritt bei der Aufgabe ist, bis er von dir ein Ergebnis bekommen hat – oder bis er von dir erfahren hat, wer sich statt dir darum kümmert.

Nicht zuletzt solltest du auch den D-Aufgaben deine Aufmerksamkeit widmen.

Sie sind weder dringend noch wichtig, was die Frage aufwirft, ob sie überhaupt notwendig sind. Bei diesen Aufgaben handelt es sich oft um veraltete Prozesse, die niemand mehr braucht, oder um Punkte auf deiner To Do-Liste, die gar nicht mehr gemacht werden müssen. Bestimmt gibt es auch an deinem Arbeitsplatz Rundmails, die zwar in alter Gewohnheit erstellt werden, die sich allerdings niemand durchliest.

Oder du hast aus einem Meeting noch einen Punkt auf deiner Liste stehen, der aber gar nicht mehr erledigt werden muss, da ihr in der Zwischenzeit entschieden habt, die Aufgabe anders zu lösen. Hinterfrage solche Aufgaben regelmäßig. Wahrscheinlich verbirgt sich dahinter eine typische D-Aufgabe. Wenn sie wirklich weder wichtig noch dringend ist, dann gehört eine solche Aufgabe in den Papierkorb und du musst ihr keine weitere Aufmerksamkeit und Zeit widmen. So verbesserst Du Schritt für Schritt deine Selbstorganisation.

Zeitfresser und Zeitfallen

Die Eisenhower-Matrix hat dir mit den D-Aufgaben die ersten typischen Zeitfresser aufgezeigt. Häufig widmen wir uns im beruflichen Alltag Aufgaben, die uns weder voranbringen noch effizienter werden lassen. Wie geraten durch Stress und Zeitdruck in einem Modus, in dem wir nur noch das Ziel kennen, die To-Do-Liste schrumpfen zu lassen. Priorisierung findet nicht mehr statt, wir arbeiten nur noch ab, was auf den Schreibtisch flattert.

Frage dich deswegen bei deinen alltäglichen Aufgaben: brauche ich das wirklich? Bringt mir das Resultat dieser Aufgabe etwas? Nützt es meinem Team und meinem Vorgesetzten etwas, wenn ich das jetzt und in dieser Ausführlichkeit erledige? Die Beantwortung dieser Frage wird die alltäglichen Zeitfresser aufdecken. Was würde passieren, wenn diese Aufgaben nicht mehr gemacht werden oder wenn sie durch eine andere Person erledigt werden? Würde sich etwas im betrieblichen Ablauf ändern? Und wofür hättest du dann Kapazitäten frei? Selbstorganisation bedeutet immer, die Kapazitäten optimal zu nutzen.

Deine zweite Frage lautet: welche Aufgaben könnte ich effizienter erledigen, wenn mir dafür Ressourcen zur Verfügung stünden? Diese Ressourcen könnten personelle Unterstützung sein, aber auch Software, mit der du die Aufgabe automatisieren kannst. Können andere Personen im Unternehmen dir zuliefern, was du brauchst, um dir damit Zeit zu sparen? Gibt es eine Software, die wiederkehrende Aufgaben schneller für dich erledigen kann?

Ein weiterer typischer Zeitfresser ist das sprichwörtliche Bewundern des Problems.

Bestimmt kennst du diese Situation: du sitzt vor einer Aufgabenstellung und weißt nicht, wie du sie lösen sollst. Oder du googelst den halben Tag danach, wie eine bestimmte Funktion in Exel geht. Die Erwägung der richtigen Methode ist zwar wichtig und Excel will gelernt sein. Oft stecken aber hinter diesem Zeitfresser ganz andere Gründe. Das kann Überforderung sein, fehlende Motivation oder du siehst bereits jetzt, dass diese Aufgabe gar nicht wirklich wesentlich ist. Wenn du selbst nicht mehr weiterkommst, bleibe damit nicht alleine. Bitte deine Kollegen oder deinen Vorgesetzten um Hilfe oder delegiere die Aufgabe an jemanden, der sie effizienter lösen kann als du und mehr zeitliche Ressourcen dafür hat.

Du kannst deine ganz persönlichen Zeitfallen am besten dadurch aufdecken, dass du für eine komplette Arbeitswoche dokumentierst, was du den ganzen Tag machst. Erfasse dabei auch Zeiten, in denen du nicht produktiv arbeitest, sondern beispielsweise in den sozialen Netzwerken bist. Auf diese Weise erkennst du nicht nur Prokrastination, sondern auch Aufgaben, die dich aufhalten und gar nicht wesentlich sind. An diesen Stellen musst du ansetzen, um ein besseres Zeit- und Selbstmanagement zu entwickeln.

Ausreden und Schweinehunde

Apropos soziale Netzwerke: ein wesentlicher Grund für schlechtes Zeitmanagement ist gar nicht zu wenig Zeit, sondern Prokrastination. Deine Arbeitszeit würde ausreichen, um deine Aufgaben in 8 Stunden alle zu erledigen. Das Problem sitzt vor dem Rechner. Du findest Ausreden dafür, warum du bestimmte Aufgaben gerade nicht erledigen kannst, wenn dir Motivation und Lust fehlen. Der innere Schweinehund bewegt dich dazu, diese Probleme nicht zu lösen, sondern die Aufgabe insgesamt so lange vor dir herzuschieben, bis es nicht mehr geht. So gerätst du wirklich in Zeitdruck und musst nah an der Deadline arbeiten.

Diese Zeitfalle kannst du dadurch umgehen, dass du hinterfragst, warum du Ausreden statt Lösungen suchst.

Typische Beweggründe für Ausreden sind:
  • Frust: du stößt auf technische Probleme, musst deine Kollegen immer wieder daran erinnern, dass du für die Lösung der Aufgabe noch Input von ihnen brauchst, bekommst deinen Vorgesetzten zur Abstimmung nicht zu fassen…
  • Fehlende Wertschätzung: Du bekommst für die Bewältigung deiner Aufgaben kein positives Feedback
  • Sinnlosigkeit der Aufgabe: du siehst, dass die Erledigung bestimmter Aufgaben niemanden in deinem Team wirklich etwas nützt
  • Überforderung: du bist fachlich mit der Aufgabe überfordert und traust es dir nicht zu, sie zur Zufriedenheit zu erledigen

Die Suche nach Ausreden passiert unterbewusst, aber sie sabotiert das Selbstmanagement. Bei der Betrachtung deiner Arbeitswoche wird dir auffallen, welche Aufgaben dich am meisten Zeit kosten. Analysiere, warum das so ist. Dadurch kannst du leicht aufdecken, welche davon aus externen Gründen zeitaufwändig sind und bei welchen Aufgaben du selbst der Hebel bist.

B-Aufgaben mit großer Wirkung – und warum sie liegen bleiben

Die A-Aufgaben aus der Eisenhower-Matrix sind diejenigen, die sofort erledigt werden müssen. Wenn du sie nicht mit Priorität angehst, geraten andere Personen im Unternehmen und du selbst in Schwierigkeiten. Allerdings haben gerade auch die B-Aufgaben eine interessante Rolle. Dadurch, dass sie noch nicht dringend sind, hast du den Zeitpunkt ihrer Erledigung selbst in der Hand. Das kannst du ausnutzen, damit sie sich nicht zur zeitkritischen A-Aufgabe entwickeln.

Noch während du die A-Aufgaben abarbeitest, solltest du deine Aufmerksamkeit den B-Aufgaben widmen. Wenn du dich freigeschwommen hast, plane die B-Aufgaben bereits zur Erledigung ein. Dadurch erreichst du langfristig, dass es weniger A-Aufgaben in deinem beruflichen Alltag gibt und du unabhängig von engen Deadlines arbeiten kannst. B-Aufgaben sind zwar wichtig, doch dadurch, dass du noch Zeit für ihre Erledigung hast, kannst du frei entscheiden, in welcher Reihenfolge du sie angehen möchtest. Vielleicht fällt dir zu einer Aufgabe gerade mehr ein als zu einer anderen, oder du hast einfach mehr Lust auf sie. Auf diese Weise vermeidest du mangelnde Motivation und deine Arbeit macht dir insgesamt wieder mehr Spaß, was sich positiv auf dein Selbstmanagement auswirkt.

Weniger A- und dafür mehr B-Aufgaben bedeuten auch, dass nicht nur du effizienter wirst, sondern dein ganzes Team.

An der Erledigung deiner B-Aufgaben hängen andere Leute, die durch dich befähigt werden, selbst besser ihre Zeit einzuteilen. Sie bekommen früher von dir, was sie brauchen, um selbst weitermachen zu können. Das ermöglicht nicht nur dir ein besseres Zeitmanagement, sondern auch deinem Team und deinen Kollegen. Auf diese Weise kannst du auch innerhalb der B-Aufgaben priorisieren. Frage dich, welche Abhängigkeiten zwischen deinen Aufgaben und denen deiner Kollegen bestehen, und gehe Aufgaben priorisiert an, von denen andere in deinem Team abhängig sind.

Wochenplanung mit dem Kiesel-Prinzip

Das Kieselprinzip ist eine Methode, mit der du die Planung deiner Aufgaben für eine komplette Woche vornehmen kannst. Dazu stellst du dir einen großen Eimer vor, den du mit Material vom Strand füllen möchtest. Wenn du eine Schaufel Sand vom Strand aufsammelst, dann werden darauf nicht nur große Kieselsteine liegen. Du wirst genauso auch keine Sandkörner aufsammeln. Wie viel dieser Masse passt nun in deinen Eimer? Das ist ganz abhängig davon, wie viele große Kieselsteine und wie viel feinen Sand du hast. Je mehr Sandkörner sich auf deiner Schaufel befinden, desto weniger Kieselsteine wirst du in deinen Eimer bekommen. Der Sand füllt nämlich die Zwischenräume zwischen den Kieselsteinen und verhindert, dass mehr von ihnen in deinen Eimer passen. Würdest du hingegen strategisch vorgehen und den Eimer zuerst mit Kieselsteinen füllen, um danach erst die Zwischenräume mit Sand aufzufüllen, dann wäre der Platz viel effizienter genutzt.

Die großen Kieselsteine sind die zeitintensiven Aufgaben, die dir in dieser Woche bevorstehen.

So, wie du sie zuerst auf den Boden deines Eimers legst, planst du auch deine Woche. Zunächst überlegst du dir, wann du die großen Aufgaben erledigst. Diese Methode kannst du auch mit der Eisenhower-Matrix verbinden, um beispielsweise die Erledigung der A- und B-Aufgaben zu planen. Sie sind deine Kieselsteine. Alle müssen in den Eimer passen.

Übrig bleiben Aufgaben, die du erledigen kannst, wenn sich die Zeit dafür noch ergibt. Andernfalls musst du sie delegieren. Sie sind wie der Sand: das Füllmaterial, auf welches es nicht ankommt. Wenn noch Zeit übrig ist, nachdem du die Kieselsteine erledigt hast, kannst du diese Aufgaben selbst angehen. Es kann allerdings auch eine Aufgabe werden, sie zu delegieren. Denke daran: du willst den Eimer mit Kieselsteinen füllen und nicht hauptsächlich mit Sand. Sand füllt nur die Zwischenräume auf, soll aber nicht wesentlicher Inhalt deines Eimers werden.

Tagesplanung mit stillen Stunden

Stille Stunde, Focus Hour, Ruhezeit… das Prinzip hat viele Namen und doch ist es immer wieder dasselbe. Du ziehst dich bewusst von Kollegen und Vorgesetzten zurück, um fokussiert zu arbeiten. Dies ist wesentlich für deine Selbstorganisation dir einen konzentriert in seinem Bildschirm schauenden Menschen vor, der Kopfhörer trägt und von seiner Umgebung und möglichen Ablenkungen nichts mehr mitbekommt. Wenn du dir das vorstellen kannst, dann hast du dieses Prinzip begriffen.

Doch warum hilft dir das?

Im beruflichen Alltag wirst du ständig mit Aufgaben und Anfragen konfrontiert, die gerade weder wichtig noch dringend sind. Typische C- und D-Aufgaben. Der Mensch ist so veranlagt, dass er diese Probleme lieber sofort löst. So hast du das Gefühl, die Situation im Griff zu haben, denn du gehst kleine Aufgaben aktiv an und versuchst, dich freizuschaufeln. Gerade das ist aber falsch. Am Ende des Tages hast du das Gefühl, zwar viel gearbeitet zu haben und dennoch nichts wirklich gemacht zu haben. Das ist auch korrekt, denn du hast dich mit den falschen Aufgaben befasst und deine Selbstorganisation leidet darunter.

Stille Stunden sind dazu da, diesen Fluss an C- und D-Aufgaben von dir fern zu halten. Du kannst bei Bedarf auch einen ganzen stillen Tag daraus machen, an dem dich niemand stören darf. Viele Führungskräfte nehmen sich dafür sogar einen Tag Homeoffice, an dem sie nicht in der Firma sind, da dann auch niemand auf sie zukommen kann. Wenn das geplant und weit genug im Voraus an deine Teammitglieder kommuniziert ist, dann kannst du das ebenfalls so regeln. In deiner Focus Time erledigst du nach Plan, was du dir vorgenommen hast. Das schaffst du auch, da du in dieser Zeit für niemanden erreichbar bist und frei von Ablenkung arbeiten kannst. Telefon und E-Mails müssen in dieser Zeit stumm geschaltet, das Handy weggelegt und die sozialen Netze geschlossen werden, um Prokrastination vorzubeugen. Plane die stille Stunde oder den stillen Tag und arbeite mit deiner Liste alles ab, was du eingeplant hast.

Die 25.000-Dollar-Methode

Die 25.000-Dollar-Methode bekam ihren Namen in einer Zeit, in der dieser Geldbetrag ein fürstliches Honorar darstellte. Stahlunternehmer Charles Michael Schwab war ein Freund stetiger Verbesserung und war unglücklich mit etlichen Prozessen seines Unternehmens. Aus diesem sollte später einer der größten Stahlkonzerne der Welt werden, Bethlehem Steel. Um das zu schaffen engagierte er den Unternehmensberater Ivy Ledbetter Lee für die Optimierung der Arbeitsprozesse. Drei Monate später stellte dieser Schwab sein Ergebnis mit den Worten vor, er solle zahlen, was ihm die Arbeit wert sei. Schwab überreichte ihm einen Scheck in Höhe der 25.000 Dollar, die damals im Jahr 1918 ein Vermögen waren. In der heutigen Zeit entspricht dieser Betrag etwa einem Geldbetrag von 400.000 Dollar.

Doch was macht daraus nun die 25.000-Dollar-Methode?

Der Umstand, dass Lee nichts anderes gemacht hat, als er es bei jedem anderen Auftrag auch gemacht hätte. Seine Selbstorganisation bestand aus den 6 Schritten, die er auch bei jedem anderen Auftraggeber eingesetzt hätte, der weit schlechter bezahlt. Für dich bedeutet das: egal, was auf dem Spiels steht, das ändert an deiner Selbstorganisation nichts. Ob du nun ein Land wie die USA regierst oder lediglich den Praktikanten ihre Aufgaben erteilst, du gehst immer gleich vor.

Woraus bestehen diese 6 wesentlichen Schritte der 25.000-Dollar-Methode?
  • Planung: nimm dir einen Moment Zeit und notiere dir die Aufgabenstellung, was du zur Erledigung brauchst, was dir fehlt und welche weiteren Aufgaben du an diesem betreffenden Tag oder in diesem Projekt vor dir hast.
  • Priorisierung: welche Aufgaben deines Tages sind die A- und B-Aufgaben? Welche sind weniger wichtig und können morgen oder von jemand anderem erledigt werden, wenn du selbst nicht dazu kommst? In dieser Reihenfolge erledigst du sie oder delegierst sie an andere Personen. Auch Delegation kann Priorisierung bedeuten.
  • Umsetzung: Am folgenden Tag zur Priorisierung beginnst du mit der Umsetzung der ersten und wichtigsten Aufgabe. Der Vorteil ist, dass du die Planung am Vortag gemacht hast und somit hast du dir auch bereits Gedanken zur Aufgabe gemacht. Das nimmt dir schon einen Teil der Arbeit ab. Arbeite auf deiner Liste alles der Reihe nach ab, so wie du es geplant hast.
  • Überprüfung: alle Aufgaben auf deiner Liste wirst du vielleicht nicht erledigen können. Doch das ist ebenfalls bei der 25.000-Dollar-Methode eingeplant. Deswegen hast du die einzelnen Aufgaben priorisiert. Es kommt nur darauf an, dass die A- und B-Aufgaben erledigt werden. Alle anderen kannst und sollst du zugunsten der wichtigen Aufgaben verschieben.
  • Abarbeitung: wenn es so ist, dass du Aufgaben schieben musst, dann erledige das, sobald du die Notwendigkeit dazu erkennst. Danach machst du weiter mit der Arbeit, so wie du sie ursprünglich geplant hast. Erledigt wird alles, nur zu seiner Zeit.
  • Implementierung: wende nun die 25.000-Dollar-Methode jeden Tag an. Auf diese Weise implementierst du sie als zuverlässige Methode in deinen Arbeitsalltag.
Die 25.000-Dollar-Methode ist ist deswegen so beliebt, da sie zwar Struktur vorgibt, aber auch Fehler und Unvorhergesehenes berücksichtigt.

Sie lässt dir den Raum, auf neu hinzukommende Aufgaben zu reagieren und auf den Fall einzugehen, dass du deinen Plan nicht einhalten kannst. Zudem planst du im Voraus, sodass du dir auch vorher Gedanken zur Erledigung deiner Arbeit machen kannst und keine Zeit mehr mit Grübeleien und Überlegungen verbringen musst. Wenn du in der Phase der 25.000-Dollar-Methode bist, in der es an die Arbeit geht, dann bist du schon so weit wie notwendig vorbereitet und hast dir alle Gedanken gemacht, die es braucht. Jetzt kannst du im Rahmen einer stillen Stunde oder eines Fokus-Tages produktiv abarbeiten.

Besser konzentrieren – effizienter und entspannter arbeiten

Konzentration ist der Fokus auf möglichst eine Aufgabenstellung, die du jetzt bewältigen willst. Deswegen ist sie einer deiner wichtgisten persönlichen Erfolgsfaktoren. Je konzentrierter du an einer Aufgabe arbeiten kannst, desto schneller und effizienter bist du darin und kannst schneller zur nächsten gehen.

Konzentration ist wie die Kreativität erlernbar und förderbar. Allerdings erfordert sie von dir auch einen hohen Einsatz an Energie. Der Mensch kann sich normalerweise nicht dauerhaft jeden Tag gleichermaßen konzentrieren, sondern es gibt Phasen, in denen mehr oder auch weniger Konzentration da ist. Unter besonderen Umständen kannst du es durchhalten, den kompletten Arbeitstag konzentriert zu verbringen, doch das wird eher der Ausnahmezustand sein. Deswegen ist es umso wichtiger, dass du lernst, wie du deine Konzentration gezielt einsetzt und bewusst steuerst.

Zunächst musst du verstehen, dass Konzentration sich nach einer Leistungskurve richtet und diese wiederum von deinem ganz individuellen Biorhythmus abhängt.

Wenn du erst spät aufstehst, dann brauchst du wie auch beim frühen Aufstehen erst einmal deine Zeit, um wach zu werden und anzukommen. Diese Zeit geht dir vom Tag verloren. Je strukturierter du deinen Tag angehst, desto schneller gelangst du in den notwendigen Prozess, wirst wach und schließlich auch leistungsfähig. Finde deine persönliche „Wohlfühlzone“. Hilft es dir eher, wenn du früh aufstehst und zügig in den Tag startest? Oder brauchst du die Zeit morgens, um etwas für dich zu machen: Sport, Yoga, ein ausgewogenes Frühstück und ein Spaziergang? Wie spät darfst du maximal schlafen gehen, damit du am nächsten Tag so leistungsfähig wie gewohnt bist?

Konzentration hat auch viel mit Ablenkung zu tun.

Du kannst nicht fokussiert an einer Aufgabe arbeiten, wenn du ständig gestört und mit weiteren Aufgaben konfrontiert wirst. Genauso kannst du dich aber selber davon ablenken, in die Konzentration zu kommen. Richte dir deinen Arbeitsplatz daher so ein, dass du es bequem hast, ergonomisch sitzt und dich nichts Physisches stören kann. Schmerzen im Sitzen, eine unbequeme Haltung oder auch Faktoren wie zu viel Lärm in deinem Büro können dich davon abhalten, Konzentration zu erfahren. Im nächsten Schritt beseitigst du alle Störquellen und Ablenkungen. Lege das Handy weg und außer Sichtreichweite. Schließe dein E-Mail-Programm. Monotasking ist das Beste, was du für gute Konzentration tun kannst. Fokussiere dich ausschließlich auf die aktuelle Aufgabe, so lange, bis sie erledigt ist. Am Anfang mag es dir schwer fallen, dich so bewusst zu fokussieren. Doch mit der Zeit gerätst du von alleine in den Modus, in dem du produktiv an der Aufgabe arbeitest. Das wiederum verschafft dir ein gutes Gefühl und unser Gehirn ist darauf ausgerichtet, weiterzumachen, wenn sich etwas gut und lohnend anfühlt.

Konzentration kann kein Dauerzustand sein.

Du kannst dich nicht über Tage und Wochen hinweg jeden Tag 8 Stunden voll auf die Arbeit konzentrieren. Plane daher eine Pause zur Regeneration ein, wenn du deine Konzentrationsphase beendet hast. Das Stichwort lautet Regeneration. Setze dich nicht nur vor den Fernseher, sondern baue den Stress durch Bewegung und andere Arten von geistigem Input ab, die mit deiner erledigten Aufgabe nichts zu tun haben.

Konzentration existiert nicht nur am Arbeitsplatz. Auch im zwischenmenschlichen Bereich ist sie sehr wichtig. Stell dir einen Chef vor, an den du dich mit einem Problem wendest. Während du seine Hilfe erwartest, steckt er gedanklich in anderen Prozessen, schaut aufs Handy, beantwortet Mails. Wirkt das konzentriert und empathisch auf dich? Dann stell dir einen Chef vor, der das Handy weglegt und vielleicht sogar den Laptop zuklappt oder sich körperlich wegdreht vom Monitor, wenn du das Büro betrittst. Er hört dir zu, stellt Gegenfragen, macht Notizen, schaut dich an beim Gespräch. Das wirkt viel bewusster auf dich, denn dieser Vorgesetzte ist jetzt gerade auf dich konzentriert. Welchen Chef empfindest du als besser geeignet für die Rolle?

Aufschieberitis überwinden

Aufschieberitis ist eine Volkskrankheit. Sie bricht besonders dann aus, wenn der Stressfaktor hoch und die Motivation gering ist. Leidest du ebenfalls unter der Aufschieberitis, die sich besonders in Großraumbüros und Unternehmen mit veralteten Prozessen ausbreitet. So kannst du die Diagnose treffen:

  • Gelingt es dir nicht, mit Aufgaben fertig zu werden?
  • Liegt das vor allem daran, dass du zwar beginnst, aber dann genauso schnell keine Lust mehr hast und dich anderen Dingen widmest?
  • Findest du dich oft an dem Punkt, an dem dir Probleme auffallen, die dich von der Erledigung der Aufgabe abhalten?

Aufschieberitis ist ein Betrug unseres eigenen Gehirns an uns selbst. Warum? Weil eine wichtige Erkenntnis zur Behandlung lautet: fertig wirst du ohnehin nie. Du kommst bereits am nächsten Tag wieder ins Büro und dann liegen dort neue Aufgaben – oder die, die du heute nicht mehr geschafft hast. Brich deswegen gegen die Aufschieberitis das große Ziel in viele kleine herunter. Diese erledigst du nach und nach – denn mit ihnen kannst du fertig werden. Sie wirken nicht so abschreckend wie ein großer Schwall an Aufgaben oder ein Ziel, zu dessen Erledigung du noch viele Zwischenschritte leisten musst.

Weißt du überhaupt, warum du diese Aufgaben erledigst. Das „Warum?“ nicht zu kennen, ist einer der Hauptgründe für Aufschieberitis.

Wodurch äußert sie sich? Du hältst dich mit Teilaufgaben auf, die dich nicht weiterbringen. Du verbringst die Zeit lieber in den sozialen Netzwerken, anstatt zu arbeiten. Oder du machst im Homeoffice den Haushalt, während du eigentlich im Meeting sein solltest. Dir fehlt die Motivation, das ist der große gemeinsame Nenner. Sie kann dir fehlen, weil du den Grund nicht mehr siehst, aus dem du in diesem Meeting bist. Was bringt es dir? Was bringt dir die Erledigung deiner täglichen Arbeit?

Ein weiterer wichtiger Grund für Aufschieberitis ist simple Überforderung. Dir fehlen die Methoden und Ansätze, um fokussiert an die Aufgabe heranzugehen. Sei in diesem Punkt ehrlich mit dir selbst. Denn nur, weil du heute keinen Ansatz hast oder die Methoden nicht gut genug beherrschst, um fokussiert zu arbeiten, heißt das nicht, dass es immer so sein muss. Du kannst sie lernen. Allerdings ist das der erste Schritt heraus aus der Aufschieberitis.

Es gibt auch Situationen, in denen eine gewisse Aufschieberitis erlaubt ist. Das ist dann der Fall, wenn es sich bei der Aufgabe um niedrig priorisierte Themen handelt, die niemanden weiterbringen. Diese darfst du nach hinten schieben oder delegieren, um Zeit für die wesentlichen Aufgaben freizubekommen. Widme dich ihnen jedoch im zweiten Schritt. Hinterfrage sie. Versuche, sie von deiner To-do-Liste zu streichen, damit sie keine Aufschieberitis mehr verursachen können.

Doch was hilft nun gegen akute Aufschieberitis? Versuche es mit den folgenden Punkten:
  • To-Do-Listen: lege dir Listen mit Aufgaben nach Priorität an und arbeite diese fokussiert ab. Du kannst dich dazu auch in einen Raum sperren oder um einen Tag Homeoffice bitten, wenn du das brauchst.
  • Arbeitsblöcke: ist ein Ziel so groß, dass dich die schiere Größe blockiert, dann unterteile es in einzelne Arbeitsschritte. Das kannst du tun, indem du viele kleine Meilensteine definierst und daraus eine Liste generierst, was wann gemacht werden muss.
  • Hierarchisches Abarbeiten: lege deine Listen hierarchisch an. Die wichtigen Aufgaben zuerst, dann der Rest. Lass dich von dieser Reihenfolge auch nicht abbringen.
  • Ablenkung beseitigen: was lenkt dich ab und verursacht Aufschieberitis? Mit welchen Ersatz-Beschäftigungen hältst du dich auf, wenn du aufschiebst? Beseitige diese bewusst aus deinem Umfeld und lass auch keine neuen mehr zu.

E-Mails schreiben

E-Mails sind für die meisten von uns aus der beruflichen und privaten Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Dennoch kommen viele unserer täglichen E-Mails beim Empfänger nicht richtig oder gar nicht an. Denke einmal an ein Paar, welches versucht, ihre Probleme in der Beziehung über einen Chat zu klären. Davon würdest du sicherlich abraten, da Mimik und Gestik fehlen, beide den anderen falsch verstehen könnten und das nur zu Problemen führt. Das mag bei einer geschäftlichen Mail weniger der Fall sein, doch hier geht es eher um das Problem, dass der Inhalt nicht verstanden wird, man aneinander vorbei kommuniziert und das Anliegen anders viel schneller als mit einer E-Mails klären könnte.

E-Mail oder keine E-Mail?

Bleiben wir beim Beispiel des Paares mit dem Beziehungsstreit über den Chat. Es gibt Situationen, da ist eine E-Mail eine gute Idee. Etwa dann, wenn Dokumente versendet oder Termine koordiniert werden müssen. Genauso gibt es Situationen, in denen ein Anruf oder der kurze Weg an den anderen Schreibtisch die bessere Wahl ist.

Wenn du jemandem etwas zeigen und erklären musst, dann lass die E-Mail lieber sein. Das kannst du danach immer noch tun, um die Erklärung schriftlich zu dokumentieren. Verstanden wirst du per E-Mail aber eher nicht – vor allem bei komplexen Vorgängen nicht. Auch emotionale Themen, zu denen der Empfänger eine Meinung hat, sind eher fürs persönliche Gespräch. So können alle Parteien aufeinander eingehen und das Anliegen direkt klären.

Frage dich vor jeder E-Mail am besten: was bezwecke ich damit? Kann ich in einer E-Mail den Sinn meines Anliegens kommunizieren? Ist es wahrscheinlich, dass der Empfänger daraufhin tut, was ich von ihm brauche? Wenn nicht, dann überlege dir einen anderen Weg der Kommunikation.

Wenn es eine E-Mail sein soll, dann gehe darin auf die W-Fragen ein. Du kennst sie aus dem Grundschulunterricht, als es darum ging, was du dem Rettungsdienst oder der Feuerwehr sagen sollst, wenn du sie rufen musst. Was ist das Anliegen? Wer ist betroffen? Warum brauchst du das? Wann muss es passieren? Wohin soll die Anforderung geliefert werden? Je vollständiger und informativer deine E-Mail, desto eher werden deine Anforderungen auch erfüllt.

Wer muss in den Verteiler?

Lange Verteiler sind ein Unding in Konzernen – und leider nicht nur dort. Viele Verantwortliche oder Personen, die sich verantwortlich fühlen, werden angesprochen. Dann wird noch der Vorgesetzte dazu geholt, wenn es brenzlig wird, damit dieser im Bilde ist. Wahrscheinlich liest er den E-Mail-Verkehr gar nicht. Schließlich möchten noch weitere Personen dazu genommen werden, die eine fachliche Meinung abgeben können sollen. Der Verteiler wird endlos lang und niemand außer einigen wenigen Personen, die wirklich kommunizieren, lesen die Mails überhaupt noch.

Das macht so keinen Sinn.

Es bräuchte dabei nur eine Person, die den Verteiler verkleinert. Das muss kein Vorgesetzter sein. Das kannst auch du entscheiden. Wenn dich der E-Mail-Verkehr nicht mehr betrifft, dann kannst du darum bitten, dich aus dem Verteiler nehmen zu lassen. Bestimmt werden noch manche andere dankbar deinem Beispiel folgen. Wenn er dich thematisch betrifft, dann antwortest du in deiner nächsten Reaktion nur denen, die die Antwort auch lesen müssen. Die anderen werden durch den Klick auf „antworten“ wiederum ebenfalls nur dir antworten – und wer weiter im Verteiler sein will, kann euch direkt ansprechen.

Wenn E-Mails Kreise ziehen

Häufig bringen gerade diese breiten Verteiler nichts, da die E-Mails ihre Kreise ziehen und der Ball nur von einem zum nächsten Verantwortlichen geschoben wird. Das kann natürlich auch ganz ohne Verteiler passieren. E-Mail-Kreise sind ein häufiges Problem in größeren Unternehmen, in denen sich die Personen nicht direkt gegenüber sitzen und dann den Kommunikationsweg des geringsten Widerstandes gehen. In einem kleinen Start-Up, in dem sich womöglich noch alle das Büro teilen, könntet ihr direkt miteinander sprechen und niemand käme auf die Idee, eine Mail zu schreiben.

Wenn du feststellst, dass E-Mails ihre Kreise ziehen, ohne dass der eigentliche Auslöser behoben wird, dann solltest du diesen Kreislauf durchbrechen, so schnell du kannst. Es kann sein, dass gar keine böse Absicht dahinter steckt. Wahrscheinlich ging die E-Mail lediglich unter und die Person, die du brauchst, hat sie nicht wissentlich ignoriert. Du hast folgende Optionen, wenn E-Mails kreisen.

  • Berufe ein Meeting, einen Videocall oder ein Telefonat ein. Lege klar das Thema fest und lade alle Verantwortlichen mit ausreichend zeitlichem Vorlauf ein, damit jeder zum Termin mitbringen kann, was gebraucht wird.
  • Nimm die Sache in die Hand und erledige die Aufgabe, um die es in den E-Mails geht.
  • Bestimme eine Person, die die Aufgabe zu erledigen hat.

Wichtig ist, dass die kreisenden Mails unterbrochen werden. Befindest du dich als Vorgesetzter im Verteiler, kannst du den verantwortlichen Personen das Meeting auch als Aufgabe auftragen, ohne dass du zwingend dabei sein musst, wenn deine Zeit das nicht zulässt.

Die Tonalität einer E-Mail

Menschen stehen bei neuen Wegen der Kommunikation immer wieder vor der Frage: welche Tonalität ist hier richtig und angemessen? So geht es uns oft auch heute noch bei der E-Mail. Vor allem Berufsanfänger kennen das Dilemma. Sie bekommen eine Mail von ihrem Chef und überlegen stundenlang, wie sie darauf antworten sollen. Duzen oder siezen? Sind Smileys erlaubt? Wie förmlich muss die E-Mail formuliert werden – oder wäre das auch wieder falsch?

Die Tonalität einer E-Mail richtet sich nach dem Umgang der beiden Personen miteinander. Enge Kollegen schreiben sich oft wenig förmliche Mails, duzen sich und kommunizieren mit Smileys und Emojis. Solange sie ihr Anliegen gegenseitig verstehen, ist das auch vollkommen in Ordnung. Bei einer dir noch fremden Person solltest du es lieber formell halten. Genauso auch mit dem Vorgesetzten, wenn ihr ein förmliches oder noch gar kein Verhältnis zueinander habt. Überlasse der hierarchisch über dir stehenden Person, die Tonalität zu ändern. Wenn sie eher locker mit dir mailt, dann darfst du das aber natürlich erwidern.

Entscheidungen treffen

Die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen, ist eine der wichtigsten Life Skills, die du dir aneignen kannst. Die wenigsten Menschen treffen gerne und bereitwillig Entscheidungen. Sie schieben dies vor sich her, überlassen Entscheidungen anderen Personen und folgen diesen lieber. In alltäglichen Dingen wie der Frage nach dem heutigen Abendessen schaffen wir es zwar, eine Entscheidung zu treffen, doch wenn unser Beschluss Konsequenzen haben kann oder wegweisend ist, andere Personen betrifft oder Veränderungen und Konsequenzen nach sich zieht, dann fällt es uns schwer. Kannst du Entscheidungen treffen oder bist bereit, dir diese Fähigkeit anzueignen? Dann stichst du sicher aus der Masse hervor.

Entscheidungen treffen oder treffen lassen?

Weißt du, wie Menschen zu Entscheidungen stehen? Wage dazu einmal in deinem Team ein kleines Experiment. Dazu wartest du die nächste Situation ab, in der die Gruppe eine Entscheidung braucht. Das kann etwas Banales sein wie die Frage, bei welchem Pizzadienst das Mittagessen heute bestellt wird. Du stellst dich in die Gruppe und sagst: „Wir bestellen jetzt bei diesem Lieferdienst.“ Das tust du nicht bestimmend, sondern du triffst lediglich die Entscheidung und gehst dann den Weg, den du beschlossen hast. Reiche die Karte des Lieferdienstes herum, nimm die Bestellungen an und rufe den Lieferdienst an.

Du wirst merken, dass die meisten deiner Teammitglieder dir gefolgt sind, ohne dich in Frage zu stellen.

Das liegt daran, dass Menschen wie bereits gesagt ungern entscheiden. Eine geringfügige Entscheidung nur für dich allein triffst du noch relativ einfach. Diese hätte wenn, dann nur für dich Konsequenzen. Doch spätestens, wenn es um große, wichtige Themen geht oder andere betroffen sind, zögern wir. Warum? Weil das Verantwortung bedeutet. Die meisten Menschen geben Verantwortung lieber ab, anstatt sie anzunehmen. Genauso verhält es sich dementsprechend auch mit Entscheidungen.

Das bedeutet allerdings auch, dass du nicht über deine Belange entscheidest, wenn du diese Verantwortung abgibst. Dann entscheiden Kollegen, dein Vorgesetzter, Zufälle und wie es sich eben ergibt. Willst du das? Denn das könnte zu Konsequenzen führen, die du eben nicht willst. Triff daher lieber selbst deine Entscheidungen, auch wenn sie bedeuten, dass du für andere Verantwortung übernimmst oder sich Veränderungen ergeben, dass es nicht jedem recht sein könnte, was du tust. Lieber so, als dass dir die Kontrolle genommen wird und du am Ende unzufrieden bist.

Was nützen bessere Entscheidungen?

Entscheidungen haben es an sich, zu fallen, ob du es willst oder nicht. Wenn du sie nicht bewusst triffst, dann werden sich die jeweiligen Situationen ergeben. Das Ergebnis wird aber wahrscheinlich nicht sehr gut ausfallen. Aber was macht eine bessere, da bewusst getroffene Entscheidung so viel besser?

  • Du kannst den zeitlichen Bedarf einschätzen, den dieser Weg kosten wird.
  • Die Wichtigkeit der Sache kann einschätzen und sie ggf. nach vorne oder hinten priorisiert werden.
  • Du kannst notwendige Informationen für eine gute Entscheidung besorgen, bevor du sie triffst oder sie sich ergibt.
  • Alle Beteiligten können bewusst ausgewählt werden und Du kannst sie aktiv ansprechen.
  • Du kannst Entscheidungen Bestand verleihen und so dafür sorgen, dass sie sich verlaufen oder nicht umgesetzt werden.

Diese Schritte sind gleichzeitig der Leitfaden für dich, wie du bessere Entscheidungen bewusst triffst. Aus dem Bauch heraus triffst du sie nicht. Stattdessen nimmst du dir Zeit und beschaffst dir alle notwendigen Informationen, sprichst mit allen Beteiligten und entscheidest dann basierend auf Fakten und zeitlicher Machbarkeit. Einer der häufigsten Tipps für neue Führungskräfte lautet: „Triff keine Entscheidungen jetzt, hier und sofort, nur weil du danach gefragt wirst. Informiere dich und lass dir Zeit, damit es die richtige Entscheidung ist.“

Entscheidungen treffen lernen

Dieser kleine Leitfaden ist gleichzeitig deine Anleitung, um zu lernen, Entscheidungen überhaupt zu treffen. Wer schon einmal eine depressive Phase im Leben durchlebt hat, weiß, dass selbst kleinste alltägliche Entscheidungen eine riesige Last sein können. Obst oder Cornflakes zum Frühstück? Einen Menschen, der gerade nicht entscheidungsfähig ist, kann das bis zum Punkt der Verzweiflung überfordern.

Genauso ist es aber auch anders herum. Hast du einmal gelernt, Entscheidungen zu treffen, dann fallen sie dir selbst dann nicht mehr so schwer, wenn es gewichtige Entscheidungen sind.

Beginne mit kleinen Entscheidungen und gehe nach genau diesem Schema vor. Wer ist beteiligt? Wen und was brauchst du? Wie sind die zeitlichen Vorgaben und welche Informationen hast du, welche fehlen dir? Der wichtigste Schritt besteht dann darin, die Entscheidung auch zu treffen. Du kennst deine Optionen, kennst alle Fakten und Hintergründe und hast die Konsequenzen durchdacht. Die Entscheidung an sich besteht darin, den einen oder den anderen Weg zu gehen.

Entscheidungen treffen ist eine Frage der Gewohnheit. Je öfter du es bewusst tust, desto mehr Berührungsängste davor werden dir genommen. Übe mit kleinen Entscheidungen und die großen werden dir leicht fallen.

Arbeitsmethodik für Fach- und Führungskräfte

Fach- und Führungskräfte haben oft mehr Arbeit, als an einem Tag zu schaffen ist. Eine gute Selbstorganisation ist daher der Knackpunkt, an dem viele bereits scheitern. Tagtäglich prasseln E-Mails, Termine, Meetings und Anrufe auf sie ein, Entscheidungen müssen getroffen werden und auch das eigene Team hat Anliegen. Ganz gleich, ob du gerade erst Führungskraft geworden bist oder schon lang in dieser Rolle arbeitest – an der Selbstorganisation lässt sich immer ansetzen, um deine Effizienz zu verbessern und insgesamt glücklicher mit deiner Fach- und Führungsrolle zu werden.

Deine Herausforderung in einer verantwortungsvollen Rolle ist die Frage: Wie wirst du den hohen Anforderungen gerecht, ohne dass deine Anforderungen dich vor sich her treiben? Wie kannst du dafür sorgen, dass dir die Arbeit auch weiterhin Spaß macht und du nicht irgendwann die Lust daran verlierst vor lauter Herausforderungen und Stress?

Die vier Bälle der Arbeitsmethodik

Neben den bereits vorgestellten Methoden der Selbstorganisation solltest du die vier Bälle kennen. Wichtig ist, dass du all diese Methoden und auch weitere aktiv ausprobierst. Wer nach seiner Methode aktiv sucht, der wird sie auch finden. Wer lediglich so weitermacht wie bisher, wird auch so wie bisher zu seinem Job stehen und sich kaum weiter entwickeln können. Die vier Spielbälle sind:

  • Haushalten mit deiner Zeit und deinen Prio-Themen
  • Umgang mit deinen Aufgaben
  • Verarbeitung von Informationen
  • Umgang mit deinen Mitarbeitern

Du hast als Fach- oder Führungskraft mehr zu tun, als du schaffen kannst. Wie gehst du mit deiner verfügbaren Zeit um? Ermittle für alle anstehenden Aufgaben den realen Zeitverbrauch. Sicherlich bist du geneigt, dich selbst fordern zu wollen, indem du die erforderliche Zeit bewusst niedriger ansetzt. Machst es jedoch genau anders herum und setzt etwas mehr Zeit an, dann schaffst du dir damit einen Puffer. Wenn du ihn nicht brauchst, umso besser – dann kannst du ihn für ein Prio-Thema einsetzen, der den Puffer gut brauchen kann. Nutze deine verfügbare Zeit zudem, um konzentriert zu arbeiten, zu priorisieren und unwichtige Aufgaben von dir fernzuhalten.

Apropos Aufgaben: der zweite Spielball stellt die Frage, ob du priorisieren kannst.

Setze dir erst das Ziel und brich dieses dann in Aufgaben herunter, die du wiederum in Teilaufgaben segmentierst. Je systematischer deine Vorgehensweise, desto effektiver arbeitest du auch.

Der dritte Spielball fordert deinen Umgang mit Informationen heraus.

Fach- und Führungskräfte sind die beliebtesten Teilnehmer an sinnlosen E-Mail-Kriegen und finden sich zuhauf in den Verteilern von E-Mail-Ketten, die keiner mehr liest. Wie gehst du mit dieser Problematik um? Beschaffst du dir dennoch die Informationen, die du wirklich brauchst? Schaffst du es, diese Ketten zu durchbrechen? Steckst du wiederum in den richtigen Netzwerken, die dir wertvolle Informationen zukommen lassen?

Letztendlich kommt es auf den Umgang mit deinen Mitarbeitern an. Sie bilden ein in sich geschlossenes System mit eigenen zwischenmeschlichen Dynamiken. Erkennst du die jeweiligen Stärken und Schwächen deiner Teammitglieder? Förderst du ihre Stärken und hilfst ihnen, die Schwächen durch eigene Schritte und Aktivität auszugleichen? Viele Führungskräfte werden eher durch ihr Team gemanagt, anstatt das aktiv zu übernehmen. Das bedeutet, dass sie keine Ziele vorgeben, da sie selbst zu beschäftigt damit sind, den Kopf über Wasser zu halten und nicht in der Last der Teamleitung unterzugehen. Das weckt schnell den Anschein, keine gute Führungskraft zu sein. Schlussendlich ist gute Führung auch eine Frage der Kommunikation. Es gibt kein simpleres und effektiveres Mittel als die Wahl des richtigen Tons, um als Chef Ansehen zu gewinnen und ein Team aufzubauen, welches im Ernstfall hinter dir steht – auch bei schwierigen Entscheidungen. Lasse den falschen Ton in der Kommunikation mit deinem Team weg und du kannst dich auf deine Mitarbeiter verlassen, wenn es darauf ankommt.

Hinterfrage diese vier Spielbälle in deinem eigenen Arbeits- und Führungsstil. Sie werden dir die Schritte aufzeigen, die es braucht, um ein selbstorganisierter Chef zu werden und zugleich für die Belange deiner Mitarbeiter da zu sein.