Es ist eine wichtige Fähigkeit, Informationen aufzunehmen. Mindestens genauso wichtig ist es aber, Informationen zu senden. Jede zwischenmenschliche Situation, ob beruflich oder privat, ist ein Zusammenspiel aus verschiedenen Standpunkten. Das bedeutet, dass du nicht nur die Motivation der anderen verstehen musst. Sie müssen auch deine Informationslage bekommen, um ein besseres und tieferes Verständnis entwickeln zu können. Dazu gehört es auch, unangenehme Informationen zu kommunizieren.
Deswegen musst du nicht nur zuhören lernen, sondern auch die Vermittlung deiner Informationen.
Merke dir diesen wichtigen Grundsatz: je klarer und eindeutiger du deine Botschaften vermittelst, desto besser werden sie vom Empfänger auch aufgenommen.
Informationen, die vom Empfänger wahrscheinlich gut aufgenommen werden, kommunizieren wir offen und ohne Ängste. Wir haben schließlich nichts zu befürchten. Anders ist es bei Informationen, die uns kein positives Feedback einbringen könnten. Um uns selbst zu schützen, werden wir in unserer Kommunikation dieser Informationen schwammig und vorsichtig.
Das schützt uns allerdings nicht vor der Reaktion des Empfängers, da er sowieso langfristig an die Information kommen wird.
Schlimmstenfalls über andere Personen. Wir riskieren damit vielmehr, dass die kommunizierte Information nicht richtig verstanden wird. Typische Schutzmechanismen und Hemmnisse bei der Kommunikation von Informationen sind beispielsweise:
- Füllwörter, Schachtelsätze, lange Umschreibungen
- Abschwächung der Situation
- Rechtfertigung
Bestimmt hast du selbst bei der Kommunikation kritischer Informationen schon solche und ähnliche Sätze gesagt:
- „So schlimm ist es eigentlich auch wieder nicht, aber…“
- „Bevor ich das erzählen kann, muss ich die Situation erst erklären.“
- „Eigentlich war es ja so, dass die Deadline bereits abgestimmt war. Aber dann kam uns das andere Projekt dazwischen. Wir haben wirklich lang überlegt, wie wir das regeln. Leicht war die Entscheidung nicht. Aber…„
Alle diese Sätze haben gemeinsam, dass sie überhaupt keinen Informationsgehalt aufweisen.
Der Zuhörer ist also bereits genervt, bevor du überhaupt an den Punkt gekommen bist, die wesentlichen Inhalte deiner Botschaft zu senden. Vor allem, wenn du mit einem Vorgesetzten kommunizieren musst, dessen Zeit knapp messen ist, bringt dich das in eine ungute Lage. Denn wenn du dann deine Informationen kommunizierst, hört er dir bereits nicht mehr zu.
Umso wichtiger ist es, angenehme sowie auch unangenehme Informationen so kompakt und direkt wie möglich zu kommunizieren. Versuche, die Informationen in einen Satz zu bekommen. Nutze dabei keine Nebensätze.
Eine direkte Kommunikation von Informationen kann beispielsweise wie folgt aussehen:
- „Wir werden die Deadline nicht schaffen. Das hat folgende Gründe.“
- „Das Projekt ist gefährdet. Uns geht das Budget aus.„
Bereits im ersten Satz steckt hier die wesentliche Information. Begründungen, Erklärungen und Hintergründe wird der Empfänger dieser Botschaft schon selbst erfragen. Tut er das nicht, dann hast du im Anschluss die Möglichkeit, diese genauso kurz und bündig anzufügen. Auf diese Weise holst du das Maximum aus der Aufmerksamkeitsspanne des Empfängers heraus.
