Deine Technik für eine bessere Zeitplanung im Büro
Im Berufsleben haben wir häufig das Gefühl, dass der Tag mehr als 24 Stunden haben müsste, damit wir all die Arbeit schaffen können, die eigentlich in 8 Stunden erledigt sein sollte. Eine ständige Flut an neuen Emails, Anrufen, Terminen, Post, Anfragen von Kollegen und Aufgaben vom Chef reißen uns immer wieder aus der Konzentration raus und irgendwann arbeiten wir wenig produktiv und vor allem ohne Motivation.
Um diesem Umstand entgegenzuwirken lernst du heute eine einfache aber sehr effektive Technik kennen, um deine Aufgaben, Termine etc. besser zu planen und deine Zeit im Büro viel besser nutzen zu können. Diese Anleitung kannst du dann in alle Bereiche deines Lebens übertragen.
Die Zeitmanagement-Technik:
Was du nun kennenlernst ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Eine Zeitmanagement-Technik, bei der es darum geht deine Aufgaben in Kategorien einzuteilen und somit Prioritäten zu setzen.
Der Namensgeber
Die Eisenhower-Matrix stammt angeblich vom ehemaligen US Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der durch diese Technik all seine Termine und Aufgaben organisieren konnte.
Der Aufbau der Eisenhower-Matrix
Wie du siehst ist die Matrix in vier verschiedene Felder aufgeteilt. Diese werden zunächst in dringend oder nicht dringend und in wichtig oder unwichtig unterteilt.
In den Feldern selbst kannst du sehen, was mit den Aufgaben die im jeweiligen Feld landen, passieren soll.
- Die dringenden und wichtigen Aufgaben sollten direkt und persönlich erledigt werden.
- Die nicht dringenden aber wichtigen Aufgaben kannst du terminieren und planen.
- Die dringenden aber nicht wichtigen Aufgaben kannst du delegieren und zum Beispiel deine Kollegen oder Mitarbeiter erledigen lassen.
- Die nicht dringenden und auch nicht wichtigen Aufgaben sind meist Zeitverschwendung und können direkt gelöscht werden.
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Dein Nutzen für mehr Zeit
- Durch die Nutzung der Eisenhower-Matrix kannst du dir deine Aufgaben, Termine, Emails, Telefonate und alles was ansteht ganz leicht und schnell einteilen und priorisieren.
- Am besten schaust du dir dafür ein- oder zweimal am Tag an, welche Dinge erledigt werden müssen und schreibst sie dir auf eine Liste.
- Hast du alles aufgeschrieben, fängst du an die Dinge auf der Liste in die Kategorien der Matrix einzuteilen.
- Achte dabei aber bitte darauf ehrlich mit dir selbst zu sein und Dinge wie Whatsapp, Amazon oder Facebook nicht bei wichtig und dringend einzustufen.
- Hast du deine Aufgaben und Termine in die Kategorien eingeteilt geht es an die Planung.
- Alles was dringen und wichtig ist solltest du so schnell wie möglich selbst erledigen. Dieses Feld sollte im Idealfall am Ende des Tages leer sein.
- Dinge die wichtig aber nicht dringen sind kannst du planen. Falls Absprachen und Vorbereitungen getroffen werden müssen denk dran auch das in deine Planung mit einzubeziehen. Denke an Deadlines, Lieferzeiten, Kündigungsfristen und alles was für dein Projekt wichtig ist.
- Die Dinge die dringend aber nicht wichtig sind kannst du abgeben. Sprich mit deinen Mitarbeitern, Kollegen, Freunden und der Familie, ob sie dir einige Aufgaben abnehmen können. Vielleicht können sie dir sogar anschließend noch Bericht erstatten, sodass du, obwohl du es nicht selbst erledigt hast, auf dem neusten Stand bist.
- Zu guter Letzt kommen die Dinge die du für unwichtig und nicht dringend hältst. Das sind meist Dinge wie Werbemails, Telefonverkäufer und andere unangenehme, zeitraubende und vollkommen unwichtige Sachen, die dir schlechte Laune bereiten und dich von der Erledigung der eigentlich wichtigen Dinge abhalten.
- Alles was in diesem Feld steht solltest du so schnell wie möglich loswerden. Entweder du löschst es, wirfst es weg oder lässt dir davon gar nicht erst deine Zeit wegnehmen.
- Wimmle die Verkäufer direkt höflich aber bestimmt ab. Versuche Staus im Berufsverkehr zu umgehen und schmeiß alles was Werbung und Zeitverschwendung ist direkt in den Papierkorb.
- Durch dieses einfache aber effektive Tool zum Selbstmanagement hast du die Möglichkeit deine Tage strukturiert und klar zu planen, flexibel auf neue Dinge zu reagieren und deutliche Prioritäten zu setzen.
