Wie kannst Du mit dem richtigen Kommunikationsstil deine Belange geschickt verkaufen? Schließlich wird nicht jede Idee im Rahmen eines Meetings durchgesetzt. Genauso gibt es Ideen, die zu komplex und wichtig sind, um das auf dem Wege einer E-Mail oder einen Anruf zu klären. Die Wahl der richtigen Kommunikation kann entscheidend für den Erfolg der Idee sein.
Dabei geht es zunächst darum, dass alle wichtigen Personen anwesend sind. Du kannst zwar deine Idee zunächst deinem Vorgesetzten präsentieren, doch wenn es eine Entscheidung für die Geschäftsführung ist, dann wird dieses Meeting lediglich die Vorbereitung sein. Das kann zwar ebenfalls wichtig sein, ist aber noch nicht die entscheidende Runde.
Auch entscheidet deine Kommunikation darüber, ob die Idee richtig verstanden wird. Bei einer E-Mail beispielsweise ist es schwierig, direkte Rückfragen zu stellen. Natürlich kann dir der Adressat antworten, doch dann musst du wiederum eine Antwort verfassen und es vergeht Zeit zwischen euren Kommunikationsansätzen. Es wäre leichter, diese Situation im direkten Gespräch zu klären.
Eine E-Mail verschafft dir allerdings auch die Gelegenheit, das Gespräch schriftlich festzuhalten oder weitere Argumente zu beschaffen und diese fundiert zu untermauern. Stellt beispielsweise der Entscheidungsträger eine Frage, auf die du selbst noch nicht gekommen bist, dann musst du darauf nicht sofort antworten. Dir bleibt bei einer E-Mail noch die Zeit, den Sachverhalt zu durchdenken.
Welche Kommunikationsform ist die Richtige?
Manche Meetings sind unnötig und manche E-Mails hätten leichter mit einem Anruf oder einem Meeting geklärt werden kann. Um solche Situationen zu vermeiden, solltest du dir vorher Gedanken dazu machen, welcher Kommunikationsweg für deine Idee am meisten Erfolg verspricht.
Eine E-Mail ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn es um eine Entscheidung geht, die weder komplex noch erklärungsbedürftig ist. In der Kommunikation musst Du hierbei lediglich den Sachverhalt schildern und kannst du davon ausgehen, dass der Adressat dein Anliegen versteht. Wenn diese Entscheidung schnell getroffen werden muss und der Entscheidungsträger womöglich auch nicht leicht zu erreichen ist, dann spricht alles für eine E-Mail. Diese kann er dann zu gegebener Zeit lesen und du kannst jederzeit einen Reminder schicken, wenn du früher ein Feedback benötigst.
Weitere Argumente für eine Vorstellung deiner Idee per E-Mail sind:
- Dein Anliegen benötigt keine umfangreiche Erklärung und es wird wahrscheinlich keine Rückfragen dazu geben.
- Du musst deine Idee lediglich vor einer Person verkaufen und diese trifft die Entscheidung. Es ist keine Diskussion in einem Gremium notwendig.
- Der Entscheidungsträger wird deine Idee zwar auf Anhieb verstehen, ist allerdings zeitlich so stark eingebunden, dass ein Meeting in absehbarer Zeit schwer realisierbar ist.
- Du benötigst zur Absicherung einen schriftlichen Verlauf des Gesprächs.
Eine E-Mail kann auch dann sinnvoll sein, wenn Zahlen und Analysen so komplex sind, dass die Teilnehmer des Gesprächs sie sich vorher ansehen müssen. Du kannst zur Vorbereitung eines Meetings deine Analysen per E-Mail vorab versenden. Dadurch kann sie sich jeder vorher ansehen, sich seine Fragen notieren und das Meeting verläuft viel strukturierter und effizienter.
Anruf
Manchmal ist auch ein kurzer Anruf die optimale Kommunikation. Wie wir gerade in der Corona-Krise gemerkt haben, ist ein Video-Call manchmal effizienter als jedes Meeting und jede E-Mail. Per Video kannst du beispielsweise deinen Bildschirm freigeben und komplexe Zusammenhänge einfach aufzeigen oder Aufgaben erklären, als würde die Person neben dir sitzen. Das kann sogar die ganze Präsentation ersetzen. Ein Anruf, ob mit Video oder ohne, ist dann sinnvoll, wenn zwar ein direktes Gespräch notwendig ist, aber auch nicht gleich ein Meeting einberufen werden muss. Wenn dein Vorgesetzter beispielsweise gerade in vielen anderen Terminen steckt, du aber die Entscheidung brauchst und sie immer klären musst, dann in den Hörer in die Hand. Du kommunizierst dabei allerdings genau so, als würdest du ihm deine Präsentation vorführen. Achte hierbei genau wie in einer E-Mail auf den argumentativen roten Faden. Halte dich an die Spalten- oder Stufenargumentation – je nachdem, welchen Weg du gewählt hast.
Meeting
Ein Meeting wiederum sorgt dafür, dass alle relevanten Personen im Raum sitzen und sich ungestört mit der Thematik befassen. In diesem Kontext kann auch die Entscheidung schon getroffen werden. Meetings sind sinnvoll, wenn mehrere Personen die Entscheidung treffen müssen. Außerdem bieten sie dir den Raum, komplexe Ideen umfassend zu präsentieren und in der großen Runde zu diskutieren. Offene Fragen lassen sich so effektiv klären, Zusammenhänge können allen verständlich und nachvollziehbar erklärt werden und ersetzen alle Verantwortlichen im Raum, die später auch ins Doing gehen müssen. Verantwortlichkeiten und Arbeitspakete können hier direkt verteilt werden.
Ideen präsentieren – aber wie?
Stell dir vor, du stehst in einem Buchgeschäft vor zwei inhaltlich gleichen Titeln. Das erste Cover stellt bildlich die Thematik dar und ein Schriftzug erklärt dir deinen Vorteil durch die Lektüre. Der zweite Titel ist neutral in weiß mit schwarzer Schrift gehalten. Für welches Buch entscheidest du dich?
Entscheidungsträger und Stakeholder müssen sich jeden Tag etliche Ideen ansehen. Zu ihrem Zeitmanagement gehört eine Grobsichtung dieser Ideen. Wenn sie nicht sofort absehen können, warum gerade deine Idee für sie relevant ist, dann verlierst du sehr schnell die wichtigste und begrenzteste Ressource: ihre Aufmerksamkeit. Egal, ob du per E-Mail, Video oder über eine Präsentation im Meetingraum deine Idee vorstellst – sie muss den Stakeholder überzeugen. Richte deswegen deine gesamte Präsentation und Kommunikation auf diesen einen Anspruch auf und es wird dir wesentlich leichter fallen, deine Idee erfolgreich durchzusetzen. Wenn du beispielsweise mit dem Entscheidungsträger mailst, dann erkläre ihm knapp, wie die Idee lautet und welchen Vorteil du in ihrer Umsetzung siehst. Dieser Einstieg wird seine Bereitschaft sichern, dir mehr seiner Aufmerksamkeit zu schenken. Genau das brauchst du für die erfolgreiche Durchsetzung.
Versuche, dich in den Entscheidungsträger hineinzuversetzen, wenn du deine fertige Argumentation noch einmal durchgehst. Du bist vielbeschäftigt und musst deine Aufmerksamkeit und Zeit geschickt verteilen.
Würdest du dieser Präsentation vor dir Aufmerksamkeit schenken? Verspricht sie dir dafür genug und ist deine Kommunikation klar?
