Effektivität ist weit mehr als ein theoretischer Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre. Wenn wir uns Prinzipien der Effektivität zu eigen machen, können wir auch unseren Alltag stressfreier gestalten. Dabei kann beinahe jeder Lebensbereich durch effektives Handeln erleichtert werden. Vom Zeitmanagement über die Handhabung der Finanzen bis hin zu menschlichen Beziehungen. Beeinflusst man die ersten beiden Punkte direkt, kann das im Optimalfall zu mehr Zeit für zwischenmenschliche Kontakte führen. Am Ende ist „Effektivität“ kein theoretischer, sondern ein sehr pragmatischer Begriff.
In dem Buch „7 Wege zur Effektivität“ stellt der Autor Stephen Covey einen direkten Zusammenhang zwischen Effektivität und Erfolg her. Er nennt sieben Prinzipien, die wir erlernen dürfen, um Routinen auszubilden, die uns erfolgreich machen. Dieser Artikel kombiniert eine theoretische Einordnung mit konkreten Tipps und Tricks, wie Du Dein Leben für Dich erfolgreicher gestalten kannst. Du erfährst den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz und bekommst Eselsbrücken und Beispiele an die Hand. Weiterhin kannst Du nachlesen, welche Wege zum Erfolg Du nach Stephen Covej beschreiten kannst.
Was ist unter Effektivität zu verstehen?
Nach offizieller Definition bedeutet Effektivität den Abgleich zwischen einem Soll-Wert (Zielen) und einem Ist-Wert (aktueller Zustand). Effektivität soll also messen, ob wir die richtigen Maßnahmen ergreifen, um unser Ziel zu erfüllen. Unser Verhalten ist dann effektiv, wenn wir unserem Ziel näher zu kommen. Wir können also die Wirksamkeit einer Maßnahme beurteilen. Wir stellen uns die Frage, was getan werden muss, um unser Ziel zu erreichen.
Beispiel Effektivität:
Nehmen wir zur Veranschaulichung das Thema Sport und Muskelaufbau. Stell Dir vor, Du möchtest Deinen Körper formen und dafür mehr Muskeln aufbauen. Effektiv sind Deine Maßnahmen dann, wenn sie die Regeln der Trainingslehre beachten. Für Muskelaufbau musst Du beispielsweise in einem leichten Kalorienüberschuss essen, die Intensität deines (Kraft-)Trainings steigern, ebenso Pausen für Regeneration einlegen und proteinreich essen.
Ineffektiv wäre es, wenn Du dafür stundenlange Cardioeinheiten absolvierst, absolut jeden Tag trainierst, wenig schläfst und nicht auf den Protein- und Kaloriengehalt Deiner Nahrung achtest (beispielsweise im Kaloriendefizit isst).
Was ist der Unterschied zwischen effizient und effektiv?
Beide Begriffe werden oft miteinander vermischt und gehen in der Praxis oft auch zusammen einher. Dies hat auch seine Berechtigung, trotzdem ist es hilfreich, den Unterschied zu kennen. Erinnern wir uns: Effektivität sagt uns, ob wir die richtigen Dinge tun. Effizienz ergänzt, wie wir die richtigen Dinge tun. Effizient ist eine Handlung dann, wenn unser Ziel möglichst ressourcenschonend erreicht werden kann. Es geht darum, Zeit, Energie oder Geld einzusparen und deshalb die Alternative zu wählen, die den Weg des geringsten Widerstandes liefert.
Effektivität fragt „tun wir die richtigen Dinge?“. Die Effizienz hingegen fragt „tun wir die Dinge richtig? Es ist also hilfreich sich im ersten Schritt Gedanken um effektive Aufgabenbereiche zu machen, um einen generellen Aktionsplan zu erstellen. Die Aufgaben können dann im zweiten Schritt hinsichtlich der Effizienz verfeinert werden. Effektivität kann die Vorstufe von Effizienz sein!
Effizienz und Effektivität Beispiel
Stellen wir uns diesmal eine alltägliche Situation im Job vor. Wir haben ein neues Produkt, welches wir vermarkten wollen. Ein Weg dazu führt über die Kaltakquise potenzieller neuer Kunden. Nun stehen wir vor der Frage, wie wir dies am besten angehen.
Effektiv wäre es, wenn wir die passende Zielgruppe einzeln anrufen – denn so erfahren sie von unserem Produkt. Doch wäre dies auch effizient? Könnten wir nicht auch eine Emailvorlage vorbereiten, sie je nach Kontakt leicht anpassen und so weit mehr Leute in weit geringerer Zeit erreichen? Gerade die Effizienz beugt der Verschwendung von Arbeitszeit vor, denn sie schont Ressourcen.
Achtung: Das Beispiel ist vereinfacht. Wie sähe der Fall aus, wenn wir unsere Stammkunden reaktivieren möchten oder unser Produkt einen hohen Erklärungsbedarf hat? Dann könnte es effektiv und effizient sein, die Anrufe zu tätigen. Wir sehen, es gibt hier nicht nur schwarz und weiß. Wie wir unsere Arbeit am besten gestalten, ist immer von vielen Faktoren abhängig.
Was bedeutet Effektivität in der Wirtschaft?
Im Unternehmensalltag ist Effektivität gelebte Wirksamkeit und wird langfristig gesehen. Sie dient als Leitlinie für unternehmerisches Handeln. Nehmen wir an, wir möchten in unserem Unternehmen eine Marketingabteilung neu aufbauen. Effektiv wäre es, wenn wir die Themenfelder Social Media, Customer Service, Projektmanagement und Public Relations abdecken. Wenig sinnvoll wäre es hingegen, einen Buchhalter für Marketing einzustellen.
Wie wird Effektivität gemessen?
Diese Frage können wir im privaten Kontext vielleicht leichter beantworten: Daran, ob wir unser Ziel erreicht haben oder nicht. Es ist immer sinnvoll, sich Zwischenziele zu setzen, um Maßnahmen flexibel anpassen zu können. Aus unternehmerischer Sicht werden oft Kennzahlen herangezogen. Qualitative Methoden wären beispielsweise die Mitarbeiterbefragung oder das Feedbackgespräch.
7 Wege zur Effektivität
Nun haben wir bereits ein sehr gutes Verständnis davon, was Effektivität grundsätzlich ist. Wie können wir diesen abstrakten Begriff jetzt in unseren Alltag überführen? Stephen Covey, Autor des Buches „the seven habits of highly effective people“ versucht sich daran. Er benennt sieben Verhaltensweisen, die wir meistern dürfen, um unsere Handlungen effektiv zu gestalten. Einer der Kernaussagen seines Buches ist, dass die Schulung unseres Charakters wesentlich für Erfolg ist. Er setzt Effektivität mit dienlichen Routinen gleich.
1. Die Initiative übernehmen
Man könnte hier noch „Verantwortung übernehmen“ ergänzen. Werden wir proaktiv! Der Grundstein für Erfolg liegt darin, sich selbst in der Verantwortung für das eigene Leben zu sehen. Oder anders: Manchmal ergibt sich eine Chance nur, weil wir den Mut haben aktiv Schritte zu gehen. Wenn Du etwas möchtest, dann frage danach. Selbst wenn die Antwort „Nein“ lautet, dann haben wir Klarheit gewonnen für den nächsten Schritt.
Die äußeren Umstände lassen sich nicht kontrollieren, trotzdem sind wir nie dauerhaft ein Opfer der Situation, sondern Schöpfer.
2. Fokussierung auf ein Ziel
Natürlich sind auch mehrere Ziele möglich, wir sollten aber nicht zu viele Baustellen auf einmal bearbeiten. One step after another! Unsere Zeit und Energie ist begrenzt, deshalb ist es wichtig, dass wir unseren Fokus auf das für uns wichtigste Ziel legen. Das dient zum einen dazu, dass wir unsere Kapazitäten bündeln und das Ziel schneller erreichen. Zum anderen überlasten wir uns nicht und behalten den Spaß an unserem Weg!
3. Prioritäten setzen
Dieser Punkt geht eng mit dem vorherigen einher. Prioritäten sind nicht nur auf die Auswahl von Zielen bezogen, sondern allgemein gehalten. Manchmal dürfen wir temporär unsere Zeit umschiften, bis wir ein Ziel erreicht haben. Fragen wir uns stets, ob unsere Handlung unserem Oberziel dienlich ist. Natürlich darf dabei der Spaß und der Genuss am Prozess nicht zu kurz kommen.
4. Andere auch gewinnen lassen
Dieser Punkt mag etwas aus der Reihe tanzen. Was jedoch damit einhergeht, ist auch wieder der Fokus auf sich selbst. Vergleichen wir uns nicht mit anderen auf unserem Weg und schätzen wir ihre Erfolge wert. Alles andere schürt nur Zweifel und kostet Energie. Am Ende gibt einen keinen Grund für Konkurrenzdenken.
5. Kommunizieren
Dabei gilt: Erst verstehen, dann verstanden werden. Praktizieren wir aktives Zuhören. Der Dank dafür wird kommen. Wer andere verstehen möchte und auch selbst aktiv kommuniziert, kann die eigene Effektivität wesentlich steigern. Sagen wir, was wir denken und erlauben wir anderen, das Gleiche zutun. Dadurch gewinnen wir Freude und kommen dem Erfolg ein ganzes Stück näher.
6. Kooperieren
Dieser Punkt kann auch in Kombination mit Punkt 4 und Punkt 5 gesehen werden. Schauen wir stets, wo sich Synergien bilden. Der Weg zum Ziel ist viel leichter, wenn wir ihn gemeinsam gehen. Es ist überraschend, wo sich Möglichkeiten ergeben, wenn wir Ohren, Augen und Herzen offen halten.
7. Die eigene Säge schärfen
Was genau soll das bedeuten? Stephen Covey meint damit die Arbeit am Selbst. Die Arbeit am Selbst und der eigene Charakter seien das einzige Instrument, mit dem wir unsere Reaktion auf Umwelteinflüsse steuern könnten. Noch mehr als das. Unser Mindset steuert, wie viel Erfolg wir uns zugestehen und wieviel wir am Ende auch bekommen. Wir setzen uns Grenzen oder sprengen sie damit. Es gibt verschiedenste Wege, an der Persönlichkeit zu arbeiten, beispielsweise Mediation oder Bücher lesen. Eine weitere Möglichkeit, die oft Zeit und Energie spart, stellt ein Coaching dar. Dabei werden wir auf unserem Weg zu mehr Wachstum und Resilienz begleitet.
Effektivität ist so viel mehr, als ein Buzzword oder eine Theorie. Sich danach auszurichten kann uns mehr Zeit verschaffen für die wirklich wichtigen Dinge und wir können mit klarem Fokus unsere Ziele verfolgen. Sei es privat oder beruflich.
