Spätestens mit dem Aufkommen der weltweiten Corona-Pandemie, hat das Thema Digitalisierung nun vollständig in den Unternehmen Einzug gehalten. Während dieser Zeit, wurden von heute auf morgen neue digitale Systeme inklusive aller nötiger Strukturen eingeführt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Schnellverfahren darauf vorbereitet. Um in der HR Zukunft besser für die Einführung neuer digitaler Systeme gerüstet zu sein, gilt es Umsetzungspläne festzulegen und diese begleiten zu lassen.
Ein zentraler Treiber für die Umsetzung, Begleitung und Nachhaltigkeit der Digitalisierung, ist die Personalabteilung des Unternehmens. Hat sich die frühere Personalabteilung mit kleinteiligen Prozessen aufgehalten, tut sie dies heutzutage nicht mehr. Aufgrund der gewonnenen Zeitersparnis durch digitale Prozesse und Strukturen, ist mehr Raum für die Bearbeitung von HR-Projekten gegeben. Dabei stellt die Einführung digitaler Strukturen und Prozesse ein immenses Projekt dar. Bevor es in Richtung Implementierung geht, gilt es einige Punkte zu beachten:
- Bewusstsein schaffen & Führungskräfte an Bord holen
- Den digitalen Reifegrad des Unternehmens bestimmen
- Einen digitalen Change-Agenten ernennen
- Unternehmensübergreifende digitale Kompetenzen stärken
- Die richtigen Systeme auswählen
- New Work – Digitale Fördermaßnahmen in der Personalentwicklung
- Was nach der Digitalisierung folgt
- Automatisierung ist die Zukunft
1. Bewusstsein schaffen & Führungskräfte an Bord holen
Nur mit motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist es möglich, Projekte anzugehen und das Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Als Repräsentanten des Unternehmens, ist eine wichtige Aufgabe der Führungskräfte, noch skeptischen Kollegen, die Vorteile und den Nutzen der Digitalisierung aufzuzeigen. Die Digitalisierung bietet einen Rahmen zur Vernetzung über das gesamte Unternehmen hinweg. Entgegen der ersten Annahme, dass die Digitalisierung zu einer Entfremdung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen kann, kann diese bei weiterer Überlegung, aufgrund der immer stetig zunehmen Kommunikation über verschiedenste Kanäle, zu einem engeren Verhältnis der Kollegen führen. Der steigende Austausch motiviert und gibt die Möglichkeit des Mitgestaltens. Durch digitale und flexible Arbeitsmodelle wird eine optimale Work-Life-Balance sichergestellt und das Engagement der Mitarbeiter befeuert.
2. Den digitalen Reifegrad des Unternehmens bestimmen
Zur Ausarbeitung der optimalen digitalen Strategie ist es für Unternehmen wichtig zu wissen, an welchem Punkt der digitalen Reife diese im Moment stehen. Während mit der Erfassung des Ist-Zustandes begonnen wird, dient die aktualisierte, digitale Vision als Antreiber zur Erreichung des Soll-Status. Zur Erfassung der Reife sollten Punkte, wie z.B. das veränderte Kundenerlebnis, die Digitalisierung der Prozesse und der Geschäftsmodelle sowie die digitale Zusammenarbeit und die digitale Kultur des Unternehmens betrachtet werden.
Die Kultur des Unternehmens ist dabei besonders wichtig. Als übergreifendes Element sollte die Kultur, eine offene Haltung gegenüber digitalen Veränderungen transportieren, in welcher Mitarbeiter ohne Probleme und ohne Angst vor Fehlern, miteinander kollaborieren können. Darüber hinaus ist das Verständnis der Mitarbeiter für die vorliegenden bzw. kommenden digitalen Systeme und deren Vernetzung untereinander bedeutend. Mittels dieses Verständnisses fällt es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern leichter, die neuen Systeme einzuführen, zu akzeptieren und mit diesen umzugehen. Zu beachten ist, dass sich mit der internen digitalen Umstrukturierung auch externe Faktoren ändern. Durch die digitale Umgestaltung verändert sich die Beziehung zu den Kunden und zu weiteren Partnern des Unternehmens. Zudem haben die Kunden und Partner andere Anforderungen, hinsichtlich individueller Lösungen, an das Unternehmen.
3. Einen digitalen Change-Agenten ernennen
Sind die wichtigsten Punkte zur Bestimmung der digitalen Reife erfasst worden, wird schnell deutlich an welchem Punkt das Unternehmen steht. Die Personalabteilung kann dabei als Change-Agent fungieren und anhand der durch die Unternehmensleitung festgelegten digitalen Strategie, die identifizierten Handlungsfelder gezielt bearbeiten. Die Führungskräfte dienen begleitend als Multiplikatoren und ermöglichen deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, das Mitgestalten im digitalen Auf- und Ausbau des Unternehmens. Ein Change-Agent sollte dabei neugierig, offen für Veränderungen, strategieorientiert, agil, kommunikativ und ein vertrauensvolles Vorbild sein. Change-Agenten suggerieren durch diese Eigenschaften Motivation und Engagement, was sich wiederum auf die Kolleginnen und Kollegen übertragen kann.
4. Unternehmensübergreifende digitale Kompetenzen stärken
In Zeiten der Digitalisierung schaffen sich Unternehmen besonders dann engagierte und motivierte Mitarbeiter, wenn diesen die passenden Kompetenzen vermittelt werden. Digitale Kompetenzen befähigen Mitarbeiter dazu, mit den neuen technischen Gegebenheiten umgehen zu können und deren Arbeitsweise an diese anzupassen. Dafür sind besonders Aspekte wie das kreative Problemlösen und innovative bzw. interdisziplinäre Denkfähigkeiten wichtig. Doch sollten auch die sozialen Kompetenzen in der virtuellen Umgebung, die Fähigkeiten zur Selbstführung und Organisation sowie das adaptive Lernen Beachtung finden. Eine Implementierung dieser Kompetenzen in das bestehende Kompetenzmodell des Unternehmens, ist dabei selbstverständlich.
Als Vorreiter sollten die Führungskräfte sowie die Mitarbeiter der Personal- und IT-Abteilung in Vorleistung treten. Dabei sollte breit kommuniziert werden, dass die Führungkräfte an der digitalen Ausgestaltung mitwirken und sich mit den neuen digitalen Möglichkeiten befassen. Dabei kann ein Blog durch Führungskräfte für Mitarbeiter im Unternehmen dazu beitragen, die digitale Führung flächendeckend zu kommunizieren und die Führungsriege nahbarer zu machen. Werden die Kompetenzen durch diesen Vorbildcharakter und durch das proaktive Auseinandersetzen mit den digitalen Systemen wirklich gelebt, fällt es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern leichter, sich diese selbst anzueignen. Zur Förderung der Kompetenzen und zur Förderung des Umgangs mit technischen Systemen, bieten sich durchdachte Personalentwicklungsmaßnahmen an. Darüber hinaus sollte die digitale Ausrichtung Platz in der Unternehmens- und Personalstrategie finden.
5. Die richtigen Systeme auswählen
Sind der Reifegrad bestimmt, die Strategie festgelegt, die Führungskräfte mental vorbereitet und die Personalabteilung sowie die Mitarbeiter auf die Digitalisierung eingestimmt worden, ist der nächste Schritt die Auswahl der passenden digitalen Lösungen. Wichtig sollte sein, wenige, anwenderfreundliche Systeme auszuwählen, die untereinander interagieren können und die Datenschutz-Richtlinien einhalten. Denn zu viele Systeme sind nicht nur teuer, sondern bewirken auch Unübersichtlichkeit. Immer beliebter werden im Hintergrund laufende Cloud-basierte Systeme, die eine digitale, flexible Arbeit im gesamten Unternehmen ermöglichen und so auch den Ansprüchen der digitalen Generation Rechnung tragen.
Viel genutzte Tools, sind dabei beispielsweise die Apps im Paket von Microsoft Office 365. Die Apps stehen im wechselseitigen Austausch und ermöglichen so ein schnelles, automatisiertes und innovatives Arbeiten. Insbesondere für die Personalabteilung ermöglichen ganzheitliche Systeme, welche das Recruiting, die Personalentwicklung und das Personalmanagement miteinander vereinen, optimale Möglichkeiten, um die Prozesse und Strukturen effizient zu managen und diese Stück für Stück zu digitalisieren sowie zu automatisieren.
6. New Work – Digitale Fördermaßnahmen in der Personalentwicklung
Nachdem nun die passenden Systeme ausgewählt wurden, gilt es die Belegschaft mit diesen vertraut zu machen und in diesem Zuge auch die digitalen Kompetenzen zu stärken. Vor der Einführung digitaler Lösungen, sollten die verantwortlichen Mitarbeiter, je nach Komplexität des Systems, eine Schulung (z.B. e-Training) konzipieren, damit die Mitarbeiter sofort damit starten können und wissen, welche Möglichkeiten das System besitzt.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen im Privatleben für verschiedene Themen des Alltags u.a. ein Smartphone oder Tablet. Daher ist es vor allem wichtig, das Durchführen der Schulungen über ortsungebundene Geräte zu ermöglichen, um der digitalen Generation Rechnung zu tragen. Zu Stärkung des digitalen Austausches und des digitalen „voneinander Lernens“, kann ein virtuelles Mentoring-Programm im Unternehmen eingeführt werden. Darüber hinaus bietet es sich an, die Mitarbeiter flächendeckend in digitale Projekte einzubinden und so die digitalen Kompetenzen passiv zu stärken. Das auszeichnen besonderer digitaler Ideen durch Mitarbeiter, welche umgesetzt und zum Erfolg geführt haben, vermittelt dabei Wertschätzung und erzeugt Motivation, die digitale Strategie weiter auszubauen.
Wie bereits erwähnt, sind die Führungskräfte ein zentraler Treiber im Unternehmen. Führung muss sich im digitalen Zeitalter neu erfinden und deutlich häufiger in den Austausch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern treten. Die Führungskräfte von heute legen Wert auf Mitarbeiterorientierung und sind Coach & Mentor. Schulungen rund um die Themen Digitale Mitarbeiterführung, New Work und Co. unterstützen die Führungskräfte des Unternehmens dabei, sich auf die neue Art der Führung einzustellen. Dabei gehört auch das klassische Performance Management der Vergangenheit an. Häufige Zwischenfeedbacks und regelmäßige Zielneuausrichtungen, sind nötig und bei den Mitarbeitern gewünscht.
7. Was nach der Digitalisierung folgt
Gehört die Digitalisierung, wie die Luft zum Atmen im Unternehmen dazu, kann auch die Flexibilisierung der Arbeitszeit Fahrt aufnehmen. Orts- und Zeitungebundene Arbeitszeitmodelle schaffen Zufriedenheit bei der Belegschaft und darüber hinaus mehr Motivation. Auch die Führungskräfte dürfen heutzutage von Flexibilisierung und Teilzeitarbeit profitieren. Dafür sind Regelungen und Richtlinien notwendig, die den Austausch und die Zusammenarbeit im Team aufrechterhalten. So ist es denkbar, einen Präsenztag die Woche für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Teams einzuführen und die anderen Wochentage zur freien Gestaltung in der Remote-Arbeit zu ermöglichen. Virtuelle Austauschrunden und virtuelle Teambuildings ermöglichen Transparenz und sichern dabei das Vertrauen zueinander.
Eine proaktive und dennoch durchdachte Arbeitsweise hilft enorm, mögliche Stolpersteine frühzeitig zu erkennen und die digitale Vision im Blick zu behalten. Auch im ersten Moment scheinbar unrelevante Informationen sollten im Team und im gesamten Unternehmen immer kommuniziert werden, um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Bord zu behalten.
8. Automatisierung ist die Zukunft
Die Mitarbeiterbindung wird jedoch nicht nur durch die flexibilisierte, digitale Zusammenarbeit erzielt, sondern auch durch die Vereinfachung von Arbeitsabläufen. Automatisierung ist hier das Stichwort. Die Automatisierung von Prozessen und Strukturen schafft den Raum, sich mit neuen Themen zu befassen, welche die Performance des Unternehmens stark verbessern können. Dabei ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Individualisierung und Standardisierung hilfreich, um flexibel bzw. agil zu bleiben. Es gilt sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, welche Prozesse und Strukturen vereinfacht werden können und was für das Unternehmen konkret leistbar ist. Die User Experience sowie ein Umsetzungsplan mit dem Ist- und Soll-Zustand sind zentrale Themen.
Die Automatisierung und die Nutzung von KI & Robotern ermöglicht es dem Unternehmen, digitale Analysen über alle Systeme hinweg zu generieren. Die digitalen Analysen sollten aufzeigen, was im Unternehmen vonstattengeht, warum dort etwas so geschehen ist, was in der Zukunft passieren wird und wie die Geschehnisse beeinflusst werden können. Die Auswertungen sollten auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, um das Management des Unternehmens zügig und genau mit Zahlen, Daten und Fakten zu versorgen.
Besonders die HR-Abteilung als wichtiges Standbein des Unternehmens, sollte sich mit dem Thema Automatisierung und der Generierung von Auswertungen beschäftigen. Denn für HR wird es immer wichtiger mit datengestützten Konzepten an den Start zu gehen, um passende Mitarbeiter anzulocken und bestehende Mitarbeiter zu halten.
Quellen
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